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ERP des sociétés de services : vers plus de performance

ERP et sociétés de services : comment améliorer votre performance ?

Posté(e) par  Cyprien CORP

La technologie s’est imposée en toile de fond dans les activités des sociétés de services. Si elle fait naturellement partie du cœur de métier des ESN (Entreprise de Services du Numérique), elle s’est largement infiltrée dans les sociétés de conseil, d’ingénierie, les cabinets d’audit, etc., et ce, quelle que soit leur expertise : de la finance à la construction en passant par le recrutement et la communication...

L’utilisation d’une solution ERP adaptée aux services professionnels s’est en particulier fortement démocratisée. Ce qui constituait il y a une dizaine d’années un « Nice to have » est aujourd’hui un pilier de la compétitivité. L’automatisation est désormais la norme, et les entreprises les plus avancées optimisent en continu l’utilisation de leur ERP pour en maximiser les bénéfices.

L’étude Professional Services Maturity Benchmark (PSMB) 2018 offre d’ailleurs un éclairage intéressant sur les priorités des sociétés de services et les bonnes pratiques de celles qui surperforment sur le marché. Ces dernières ont notamment en commun le fait d’avoir déployé des suites applicatives intégrées sur l’ensemble de leurs activités, ce qui leur donne plusieurs coups d’avance. Décryptage sur les bonnes pratiques mises en place par ces bons élèves et relevées dans cette étude…

 

Back to basics pour les sociétés de services : assurer une bonne gestion financière grâce à l’ERP

L’étude 2018 PS Maturity™ benchmark montre d’abord un vrai retour « aux fondamentaux » : assurer une saine gestion financière fait partie des priorités des entreprises de services professionnels. Sur 436 sociétés analysées, les 5% les plus performantes enregistrent en moyenne de meilleurs résultats financiers à tous les niveaux, notamment un EBITDA (pour Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, ou en français, le résultat avant impôts, intérêts financiers, dépréciations et amortissements) plus élevé que les autres (26% contre 16%).

Ces entreprises sont notamment plus attentives à l’optimisation de leur trésorerie et suivent de manière continue les postes de dépenses afin d’identifier les économies potentielles à réaliser. Elles sont particulièrement vigilantes à ne pas « laisser déraper » des dépenses non essentielles, et privilégient aussi d’investir dans la formation et le développement des compétences de leurs équipes, signe d’anticipation des bouleversements liés à la « guerre des talents ».

Passer à la vitesse supérieure grâce à l’ERP…

Force est de constater que les meilleures sociétés de services automatisent davantage leurs processus financiers que les autres. En bénéficiant des nouvelles possibilités offertes par les fonctionnalités d’intelligence artificielle et de Machine Learning (apprentissage automatique en français), elles peuvent mieux suivre l’efficacité des processus et mieux analyser les données financières et non financières relatives aux projets (planning, taux d’utilisation des ressources, frais, achats et sous-traitance, etc.). Avec des processus automatisés et une plus grande maîtrise de toutes ces données, elles bénéficient d’une visibilité plus fine sur les éléments de coûts et de rentabilité.

En matière d’ERP, la tendance des top performers est également d’aller vers plus de prédictif en utilisant notamment les capacités de business intelligence, d’analyse et de visualisation offertes par les solutions les plus à la pointe pour faciliter la prise de décision concernant les investissements stratégiques à réaliser pour leur développement.

 

Faire la différence : l’ERP au service de l’exécution des projets

Selon l’étude 2018 PS Maturity™ benchmark, la capacité d’exécution est le point d’orgue qui différencie avant tout les sociétés de services les plus performantes des autres. Lorsqu’elles sont mieux organisées et plus efficaces en matière d’exécution des projets, elles peuvent ensuite consacrer davantage d’énergie à améliorer la dimension commerciale et mesurer la satisfaction client sur toute la chaîne. La plupart de ces organisations réalisent notamment leurs devis et propositions commerciales sur la base d’une analyse des risques et des marges prévisionnelles, ce qui leur permet d’affiner le taux d’utilisation des ressources internes et d’optimiser (en le diminuant) le recours à la sous-traitance.

L’étude 2018 PS Maturity™ benchmark met également en avant les bénéfices de l’utilisation de méthodologies standardisées et pleinement intégrées au module PSA (Professional Services Automation) de l’ERP qui aide les sociétés de services à passer d’approches projets historiquement opportunistes à plus de « répétabilité », à piloter les projets par la qualité et à optimiser toutes les facettes de leur productivité.

Sur les 436 sociétés de services analysées, les 20 sociétés les plus performantes enregistrent des résultats supérieurs dans plusieurs domaines :

  • Elles dégagent en moyenne 14% de revenu supplémentaire par projet
  • Elles enregistrent moins de dépassement projet : 5,1% en moyenne contre 8,4% pour les autres entreprises interrogées
  • Elles ont une marge opérationnelle bien plus importante, en moyenne 2 à 3 fois plus élevée en fonction du type de projet
  • Tout ceci en optimisant les variables associées à la gestion de projets, c’est-à-dire en attribuant moins de consultants par projet, pour des projets moins nombreux et moins longs en moyenne.

Dernier point relevé parmi les bonnes pratiques : l’approche « quote to cash » grâce à l’intégration d’un CRM (Customer Relationship Management) dans l’ERP, qui permet de suivre l’ensemble du cycle de vie de l’opportunité commerciale à la facturation... Les bénéfices d’une telle approche rayonnent sur l’ensemble de l’organisation. Elle permet notamment d’assurer une compréhension commune du processus de création de valeur depuis la détection d’un projet par les ventes/marketing jusqu’à sa transformation en revenu financier. Elle aide aussi à mieux appréhender la contribution des consultants aux résultats de l’entreprise grâce au suivi d’indicateurs de référence, à l’image du Bid-to-Win ratio qui mesure l’évolution de l’efficacité commerciale et encourage un plus grand alignement entre les ventes et les services.

 

Dynamiser la gestion du capital humain et le confort de travail des équipes grâce à un ERP intégré

La gestion des talents est un autre enjeu dominant dans les sociétés de services dont l’humain, par essence, constitue la première ressource stratégique. Les applications logicielles de gestion du capital humain viennent donc compléter l’ERP pour soutenir cette stratégie d’attraction et de fidélisation des nouveaux talents. Elles permettent notamment aux entreprises de capitaliser sur l’utilisation des nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle pour se différencier en offrant une expérience employé supérieure.

L’étude 2018 Maturity Benchmark révèle en effet que les entreprises qui font la différence dans ce domaine sont celles qui combinent l’utilisation de technologies disruptives et la mise en place de nouvelles pratiques de management dédiées à l’engagement des collaborateurs. La technologie est alors utilisée pour répondre à différentes problématiques : dynamiser les méthodes de travail (messagerie instantanées, outils de gestion des tâches collaboratifs, assistants numériques intuitifs, etc.), faciliter la vie des collaborateurs (saisie des notes de frais ou gestion des absences automatisée) ou encore favoriser l’accès à la formation (modules d’e-learning pour l’onboarding et l’acquisition de compétences). Un pan particulièrement important pour les sociétés de services : plus que dans d’autres secteurs d’activité, les consultants sont rompus à utiliser la technologie comme outil de travail au quotidien.

L’ERP au service de la collaboration et la productivité

Les top performers investissent donc davantage dans la formation et le développement des compétences. L’utilisation d’un ERP intégré y contribue largement : il favorise la collaboration entre les équipes, standardise les méthodes de travail et améliore l’efficacité opérationnelle.

Les consultants peuvent travailler plus efficacement grâce aux fonctionnalités intégrées dans leurs solutions de suivi des projets, en passant moins de temps sur les activités perçues comme rébarbatives. L’utilisation d’un ERP leur permet par exemple de limiter les temps de transports et passés chez le client grâce à la possibilité d’effectuer davantage de travail à distance et d’automatiser les tâches administratives (saisie des temps, production des rapports projets, etc.). C’est alors plus de temps disponible pour se consacrer à leur cœur de métier.

Améliorer la performance de son ERP nécessite d’investir du temps et des efforts là où se situent les principales sources de création de valeur des sociétés de services. Une solution ERP permet justement de mettre à disposition les fonctionnalités métiers adaptées aux différents profils de l’entreprise (contrôleurs de gestion, assistants de gestions, consultants, directeurs de projets, acheteurs, directeur des opérations etc.). Un ERP de nouvelle génération sera aussi conçu pour soutenir la collaboration entre les équipes et ainsi en atténuer des effets de silo en gérant un scope fonctionnel complet enrichi par des outils transverses (workflows, GED...).

Notre longue expérience auprès des sociétés de services nous a permis de capitaliser sur ces fondamentaux de la performance pour vous vous aider à mieux vous organiser :

Cyprien Corp, Unit4

Cyprien CORP

As Account Manager for Professional Services Organizations, Cyprien has always been passionate about building lasting relationships and putting his customer’s needs and their return on investment first. He strongly believes that change allows companies and individuals to improve themselves by setting higher expectations.

Cyprien helps Professional Services Organizations to handle their digital transformation. Unit4 is a global ERP provider specialized in people and project centered organizations. Unit4 has over 3,000 employees and annual revenues of more than €500 million.

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