Unit4
Blog

Bescherm de koning, bescherm uw cash

Door:  Marnix van der Steen

Als cash koning is, dan is de financieel manager zijn adviseur. Een slechte adviseur impliceert een slechte koning en dat leidt tot een slecht koninkrijk.

Bedrijven overleven bij de gratie van hun cashflow. Dus wanneer er in die cashflow een bottleneck ontstaat of wanneer deze eenvoudigweg niet goed wordt beheerd, zal uw bedrijf daaronder lijden. Dat kan van alles betekenen: van een verminderde omzet, weigering van financiering, tot uiteindelijk faillissement. In het kader van de serie 'Ask an Advisor' van de Amerikaanse website NerdWallet, beweert adviseur Jeremy Office dat het beheer van de cashflow de doorslaggevende factor is voor het succes van een bedrijf.

Neem dan ook de volgende punten in overweging.

Krijg inzicht in uw cashflow

Schilders kunnen niet in het donker schilderen; skiërs kunnen niet op gras skiën; en een financieel manager kan niet managen als hij niet weet wat hij moet managen. De vragen zijn dan ook voor de hand liggend:

  • Waar komt het geld vandaan?
  • Hoeveel komt er binnen?
  • Waar gaat het naartoe zodra het binnen is?
  • Hoeveel komt er nog meer binnen en wanneer?

Het is van essentieel belang uw geldstromen nauwkeurig in kaart te brengen om inzicht te krijgen in de prestaties van uw bedrijf. Geven bepaalde afdelingen extreem veel geld uit? Liggen de bedrijfskosten binnen aanvaardbare grenzen? Kan uw bedrijf het zich veroorloven om uit te breiden, of moet het juist inkrimpen? Een duidelijk beeld van de bedragen die uw bedrijf binnenkomen en uitgaan, zal antwoord geven op deze vragen. Door deze geldstromen verder te projecteren naar het volgende jaar, het volgende kwartaal of de volgende week, worden financieel managers pseudo-helderziend en worden besluitvormers bovendien beter geïnformeerd.

"Hoe moeilijk het ook is voor de eigenaar van een bedrijf om projecties op te stellen, het is toch één van de belangrijkste dingen die moeten worden gedaan", vertelde accountant Steve Mayer aan de website Entrepreneur. "Projecties behoren naast het ondernemingsplan en missie-statement tot de dingen die een bedrijf moet doen om plannen te kunnen maken voor de toekomst."

Denk even niet aan winst

Is het bedrijf rendabel? De financieel manager moet dit weten.

Uw bedrijf moet duidelijk inzicht hebben in haar break even punt, het punt waarop het voldoende inkomsten ontvangt om winst te genereren. Dit is iets dat u al in een vroeg stadium bepaalt. Een punt waarnaar uw bedrijf moet streven, want zonder winst sterft het bedrijf en stort het koninkrijk in.

Wanneer uw bedrijf zijn break even punt bereikt, dient de financieel manager zich niet langer te richten op winst, maar moet hij zijn aandacht verleggen naar het beheer van de cashflow.

"Volgens de statistieken haalt meer dan 50 procent van de bedrijven het niet", aldus Office. "In veel gevallen zijn dit winstgevende bedrijven. Ze moeten echter hun deuren sluiten als gevolg van een slecht beheer van hun cashflow."

Inzicht behouden in de cashflow is zo belangrijk, omdat daarin veel veranderingen kunnen optreden — goede, slechte en alles daartussenin. Deze veranderingen moeten in de gaten worden gehouden en er moet inzicht zijn in de mogelijke gevolgen daarvan. Zo kan de financieel manager de noodzakelijke aanpassingen maken op basis van de nieuwe hoeveelheid cash. Dit is dubbel zo belangrijk wanneer de cashflow afneemt. Minder cash is een indicatie van talloze mogelijke problemen die zelfs tot de ondergang kunnen leiden.

Stelt u zich eens voor: Een uitgeverij heeft een afdeling grafische vormgeving en het jaarlijkse budget daarvan is €500.000. Hiervan worden de salarissen en apparatuur betaald en alles wat de afdeling nodig heeft. Die €500.000 is 15 procent van de inkomsten van het bedrijf. De overige 85 procent gaat elders naartoe - andere afdelingen, salarissen van andere mensen, enzovoort. Wanneer de totale inkomsten van het bedrijf zelfs maar met één procent afnemen en niemand zou dat merken, dan geeft dat bedrijf nu meer uit dan het eerder mogelijk achtte. Het bedrijf geeft in feite geld uit dat het niet heeft.

Maak gebruik van technologie

Gelukkig werkt de financieel manager niet meer analoog; hij werkt digitaal. Hij kan de cashflow bijhouden en projecteren in Excel of gebruikmaken van accounting-software die is voorgeprogrammeerd om het grootste deel van de lastige berekeningen uit te voeren.

Technologie is geen vervanging voor een financieel manager, maar werkt als een soort omheining om de financiën te beschermen.

Marnix van der Steen

Ik ben Product Marketing Manager binnen Unit4 Benelux SME. In deze functie ben ik verantwoordelijk voor de Product Marketing van alle oplossingen die vallen in de Line of Business SME binnen de Unit4 Benelux organisatie.