Unit4
Blog

Bewaartermijnen, een spagaat tussen bestaande en nieuwe wetgeving

Door:  Leo Overvoorde

Bewaartermijnen binnen de HR- en salarisadministratie bestaan al heel lang. Zo noemt de Algemene wet inzake Rijksbelastingen een termijn van 7 jaar voor de salarisadministratie. En ook de Wet Bescherming Persoonsgegevens noemt al diverse termijnen voor de verschillende onderdelen van de HR- en salarisadministratie. Met de invoering van De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 komen de bewaartermijnen in een nieuw daglicht te staan. Deze wet gaat onder andere over het beschermen van de persoonsgegevens van medewerkers. Twee belangrijke onderdelen van de AVG zijn Doelbeperking en Bewaarbeperking. Naast de wettelijke termijnen moet u nu dus ook rekening houden met het doel waarvoor u de gegevens bewaart.

Doelbeperking

Met Doelbeperking wordt bedoeld dat gegevens die voor een wettelijk doel zijn geregistreerd, niet voor andere doelen mogen worden gebruikt. Zo mogen de gegevens vanuit een personeels- en salarisadministratie niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden. Dit geldt ook voor documenten die u opslaat voor medewerkers. Zo mag u een kopie van het paspoort opslaan omdat de medewerkers zich op de eerste werkdag moet identificeren, maar u mag deze kopie niet verstrekken aan een reisagent voor het boeken van een personeelsreis.

Bewaarbeperking

Met Bewaarbeperking wordt bedoeld dat u de gegevens van de medewerkers niet langer mag bewaren dan wettelijk is toegestaan. Sollicitatiebrieven van kandidaten bijvoorbeeld, mag u zonder toestemming niet langer dan vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren.

Spagaat tussen AVG en bestaande wetgeving

De AVG zelf zegt niets over bewaartermijnen. Dit in tegenstelling tot wat veel mensen denken. De AVG stelt slechts dat gegevens alleen mogen worden gebruikt waarvoor ze zijn bedoeld en dat deze gegevens niet langer mogen worden bewaard dan wettelijk is toegestaan. Dit lijkt helder, maar de AVG geeft hiermee slechts een kader en zitten er ogenschijnlijke tegenstrijdigheden in de nodige wet- en regelgeving. Zo gaat de fiscale wetgeving uit van een minimale bewaartermijn, terwijl de privacywetgeving uitgaat van een maximale termijn. Vanuit de privacywetgeving mag u de salaris- en personeelsadministratie van een oud-medewerker maximaal 2 jaar bewaren. De fiscale wetgeving, die in de basis een bewaartermijn kent van tenminste 7 jaren, stelt dat bepaalde documenten van oud werknemers tenminste 5 jaar bewaard moet worden. Denk hierbij aan een kopie van het identiteitsbewijs en het Burgerservicenummer, gegevens die juist onder de AVG onder een vergrootglas liggen. De AVG leunt dus op bestaande wetgeving rondom bewaartermijnen zoals de Algemene wet inzake Rijksbelastingen, Uitvoeringsregeling Loonbelasting en dergelijke, maar scherpt deze ook verder aan.

Bewaartermijnen binnen Unit4 Personeel & Salaris

Onze visie is dat het verwijderen van gegevens altijd de verantwoordelijkheid blijft van de verantwoordelijke van deze gegevens. Daarom verwijderen wij in Unit4 Personeel & Salaris deze gegevens niet automatisch, maar gaan wij de applicatie verrijken met een aantal instrumenten waarmee u eenvoudig gegevens en bewaartermijnen kunt beheren. Zo wordt het documentenarchief uitgebreid met een optie om een bewaartermijn per type document in te stellen. Op basis van deze termijn en de datum van het document, bent u in staat om deze gegevens te verwijderen na de wettelijke termijnen.

Voor het verwijderen van de medewerkersdata zijn al mogelijkheden opgenomen zoals ‘Opschonen boekjaar’ en verwijderen werknemers uit dienst bij ‘Initiëren Boekjaar’. Het is raadzaam om voor uw organisatie de termijnen voor de verschillende onderdelen van de HR- en salarisadministratie in kaart te brengen en deze inzichtelijk te maken voor de betrokkenen. Zo voldoet u aan de richtlijnen van de AVG en weten uw medewerkers hoelang gegevens worden bewaard.

Leo Overvoorde

Leo Overvoorde is zijn loopbaan begonnen bij OCC Software, leverancier van het salarispakket Lopac. Bij deze organisatie heeft hij in diverse functies ervaring opgedaan onder andere bij Customer Support en Product Management. Na de overname door Unit4 ging Leo als pre-sales aan de slag om in 2015 de overstap te maken naar Product Management. Hij is nu verantwoordelijk voor de productontwikkeling van Unit4 Personeel & Salaris.