Blog

Hoe veilig verstuurt u persoonlijke documenten voor dossier hypotheekaanvraag?

Door:  Erik Geels

Scans van het paspoort, de loonstrook, de werkgeversverklaring – ze worden met het grootste gemak even op de mail gezet om het dossier voor de hypotheekaanvraag te completeren. Niemand staat stil bij de risico’s die hiermee gemoeid zijn of wat de gevolgen kunnen zijn als dit soort privé-gegevens onverhoopt bij de verkeerde persoon terecht komen of volledig ‘op straat komen te liggen’. Of toch wel?

Is er leven na 25 mei 2018?

Zoals u ongetwijfeld niet is ontgaan, wordt de nieuwe Europese privacyregelgeving (de Algemene verordening gegevensbescherming, oftewel de AVG) per 25 mei 2018 van kracht. Een van de gevolgen hiervan is dat persoonlijke gegevens en documenten zoals eerder vermeld niet meer per e-mail mogen worden verstuurd. Heeft u al nagedacht over hoe u zich hierop voor gaat bereiden? Weet u aan welke voorwaarden uitwisseling van persoonlijke data na 25 mei moet voldoen? Heeft u de opties al vergeleken? Enig idee hoeveel tijd u kwijt gaat zijn aan het realiseren van de benodigde aanpassingen?

Wat moet u doen

Een Financieel Intermediair maakt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden veelvuldig gebruik van de gegevens van zijn klanten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld fiscale gegevens, maar ook meer ‘algemene gegevens’ zoals verslagen van besprekingen, correspondentie, e-mailverkeer en post op sociale media. Bijna elke vorm van dienstverlening die uw kantoor verleent, heeft verwerking van persoonsgegevens tot gevolg en bij elke vorm van verwerking kan inbreuk op de privacy optreden:

  • (financiële) adviezen op het gebied van assurantiën, hypotheken, pensioenen, vastgoed, financiële planning en verzekeringen.
  • fiscale en juridische dienstverlening.

Op grond van de AVG krijgen betrokkenen meer en uitgebreidere privacyrechten. Door uw gegevensverwerking te documenteren kunt u aantonen dat u voldoet aan de AVG. U beschrijft welke persoonsgegevens u verwerkt en voor welk doel, waar deze informatie vandaan komt, waar deze is opgeslagen en met wie u deze deelt. Uw gegevensverwerking kan nu al gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkenen. De AVG stelt echter strengere eisen aan de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens dan tot nu toe het geval was. Dus alle reden om het proces hiervoor nog een keer goed onder de loep te nemen.

De wijze waarop uw kantoor invulling geeft aan de aangescherpte wettelijke verplichtingen is onder meer afhankelijk van de omvang, de organisatie en de aard van de dienstverlening. Bent u een zelfstandige zonder personeel (ZZP’er), een eenmanspraktijk (adviseur plus een aantal medewerkers), of een meermanspraktijk (meerdere adviseurs plus medewerkers).

Met deze 5 checks voor de financieel intermediair ter voorbereiding op de AVG kunt u nog een keer checken of u alle benodigde maatregelen heeft getroffen.

Cloud - meer dan AVG-compliancy alleen

Is de invoering van de AVG een goede aanleiding om een cloudoplossing te overwegen? U beschikt dan namelijk over een optimaal presterende en beveiligde dienstverlening waarbij complexe beveiligingsmaatregelen en certificeringen de veiligheid van uw data en applicaties garanderen. Een grote stap in het kader van uw AVG-compliancy.

Dat geldt ook voor Unit4 Scenario Advies Cloud, moderne en uitgebreide adviessoftware in de cloud voor financieel adviseurs. Hiermee adviseert u uw klanten met reproduceerbare scenario’s en nauwkeurige berekeningen die worden gepresenteerd in aantrekkelijke rapporten. Kiezen voor Unit4 Scenario Advies Cloud betekent volledige ontzorging, eenvoudige installatie, altijd up-to-date en veilig opgeslagen data volgens de strengste veiligheidsvoorschriften. 

Woonpakket.nl

Met Scenario Advies Cloud kunt u tevens gratis gebruikmaken van Woonpakket.nl waardoor u veilig en volgens de laatste wet- en regelgeving documenten van uw klanten kunt ontvangen. Via Woonpakket.nl kan een klant de voor de financiering benodigde documenten beschikbaar stellen aan zijn adviseur. Het is helaas niet mogelijk om via deze portal ook documenten door de adviseur beschikbaar te stellen aan zijn klant.

Wilt u zelf aan de slag met Scenario Advies Cloud? Maak dan nu gebruik van onze gratis 30 dagen proeflicentie.

Erik Geels

Erik Geels heeft een jarenlange managementervaring binnen de verzekeringsbranche met als focus Operaties, Financiën en ICT. Deze ervaring zet hij als Productmanager Financiële Intermediairs nu in bij Unit4 Business Software.