Blog

Bewaren of niet bewaren – ook bij verzuimgegevens een relevante vraag

Door:  Nando Schuurkamp

Met de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 kwamen de bewaartermijnen in een nieuw daglicht te staan. In tegenstelling tot wat wordt gedacht, zegt de AVG zelf niets over bewaartermijnen. Het stelt slechts dat gegevens alleen mogen worden gebruikt waarvoor ze zijn bedoeld en dat deze gegevens niet langer mogen worden bewaard dan wettelijk is toegestaan. Dit lijkt helder, maar de AVG geeft hiermee slechts een kader en er zitten ogenschijnlijke tegenstrijdigheden in de nodige wet- en regelgeving. Zo gaat de fiscale wetgeving uit van een minimale bewaartermijn, terwijl de privacywetgeving uitgaat van een maximale termijn. Belangrijk dus dat u voor uw eigen werkterrein de regels goed interpreteert.

Voor we verder gaan, eerst de definitie. Wat is een bewaartermijn? Een bewaartermijn is een gedefinieerde periode waarin bepaalde persoonsgegevens om gegronde redenen bewaard mogen worden. Op basis van de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Richtlijnen voor bewaartermijnen bij verzuimregistratie

Bewaartermijnen gelden vanzelfsprekend ook voor persoonsgegevens die worden bewaard in software voor verzuimmanagement. Onderstaand voorbeelden van te hanteren bewaartermijnen voor verzuimgegevens.

  • Re-integratie dossiers (2 jaar na einddatum dienstverband)

In het geval de werkgever geen eigen risicodrager Ziektewet is en/of de werknemer geen WGA- of medisch dossier heeft, is het redelijk om een re-integratiedossier niet langer dan twee jaar na einddatum dienstverband te bewaren. Er bestaat geen wettelijk gestelde termijn voor het bewaren van een re-integratiedossier.

  • Dossiers van Eigen Risicodragers Ziektewet (5 jaar na hersteldatum verzuim)

In het geval de werkgever Eigen risicodrager Ziektewet is, moeten de verzuimgegevens voor een periode van 5 jaar bewaard blijven na de hersteldatum van het dossier.

  • WGA-dossiers (10 jaar na startdatum WGA-dossier)

In het geval de werknemer een WGA-dossier heeft, moet dit dossier voor een periode van maximaal 10 jaar na start van het dossier bewaard blijven. Voorgaand verzuimdossier kan informatie bevatten die van belang was bij het opstarten van het WGA-dossier en dient bewaard te worden. Overige verzuimgegevens en re-integratiedossiers kunnen worden verwijderd.

  • Medische dossiers (15 jaar na hersteldatum)

Wanneer een werknemer een medisch dossier heeft, dient de bedrijfsarts het dossier minimaal 15 jaar te bewaren.

Welke oplossing biedt Unit4 VerzuimSignaal voor bewaartermijnen?

In Unit4 VerzuimSignaal krijg je met de functie Bewaartermijnen eenvoudig inzicht in alle dossiers die de bewaartermijn hebben bereikt op basis van bovengenoemde richtlijnen. Je kunt vervolgens per dossier nog bepalen of je een dossier wilt verwijderen of om een bepaalde gegronde reden toch nog wilt bewaren. Zo blijf je altijd up-to-date en voldoe je op een eenvoudige manier aan de wettelijke richtlijnen. Kijk voor meer informatie op onze Unit4 VerzuimSignaal-pagina.

Nando Schuurkamp

Nando Schuurkamp is Product Manager van Unit4 VerzuimSignaal. In deze rol is hij verantwoordelijk voor de productontwikkeling en positionering van VerzuimSignaal.