Blog

Remote consultancy helpt bij optimale inzet softwareapplicaties

Door:  Maurice Beemster

Het bestaansrecht van softwareapplicaties wordt voor een belangrijk deel bepaald door hoe intuïtief ze zijn in gebruik. Maar hoe zeer softwareproducenten ook hun best doen om gebruiksgemak en performance van hun oplossingen te waarborgen, het blijft voor de gebruikers een uitdaging om de voor hen relevante mogelijkheden van de applicaties goed te benutten. Daarmee laten softwaregebruikers niet alleen kansen liggen om uitdagingen waar ze voor staan (vaak eenvoudig) het hoofd te kunnen bieden, maar is de software ook lang niet zo prettig in gebruik als deze zou kunnen zijn.

Waarom is het zo moeilijk om optimaal gebruik te maken van de beschikbare mogelijkheden? Naar mijn idee zou het bijvoorbeeld kunnen liggen aan het feit dat:

  • nieuwe medewerkers meestal slechts een ‘aangepaste’ en/of ‘verkorte’ uitleg van de applicatie krijgen voor ze ermee aan de slag gaan;
  • bepaalde acties alleen op een bepaald moment in het jaar nodig zijn, waardoor de kennis hierover wegzakt;
  • nieuwe functionaliteit of wijzigingen van bestaande functionaliteit niet goed wordt verwerkt (lees: benut) in de processen.

Nieuwe medewerkers

Bij de installatie en/of ingebruikname van een nieuwe applicatie wordt er - over het algemeen - tijd gereserveerd om de medewerkers die ermee gaan werken goed op de hoogte te brengen van de mogelijkheden. Na de ingebruikname lijkt dit vreemd genoeg niet meer te gebeuren. De kennis bij de bestaande (wel goed opgeleide) medewerkers zakt langzaam weg en daarnaast gebruikt men de software in de loop van de tijd zoals men dat zelf handig vindt en/of noodzakelijk acht. Dit is echter niet altijd de meest efficiënte manier. Als bestaande gebruikers van de software worden ingezet om nieuwe collega’s wegwijs te maken in de applicatie, is er dus geen sprake van een degelijke kennisoverdracht.

Geen dagelijks werkzaamheden

Als een medewerker functies moet gebruiken zonder dat er sprake is van regelmatige herhaling, is het lastig om de noodzakelijk kennis van deze functie(s) up-to-date te houden. Een voorbeeld hiervan is de aanvraag van de Uitstelregeling. Een jaarlijks terugkerende actie die men, nadat alle uitstelaanvragen zijn afgehandeld, niet meer ‘nodig’ heeft. Sommige kantoren hebben een stappenplan geschreven die gebruikt wordt als referentie; de praktijk leert ons echter dat dit eerder uitzondering dan regel is.

Ontwikkelingen bijhouden

Wat u van een goede leverancier kan en mag verwachten is een continue ontwikkeling van de betreffende applicatie. Voor programma’s die onderhavig zijn aan wet- en regelgeving is dit natuurlijk een noodzaak, maar ook kan de mate van uitvragen van externe partijen, bijvoorbeeld de Belastingdienst en Kamer van Koophandel, nieuwe procedures op het kantoor en functies in de programmatuur afdwingen. Tenslotte moet de applicatie ook ‘mee bewegen’ met de continue veranderingen in techniek, infrastructuur en wensen van de gebruikers. Deze aanpassingen worden normaliter goed beschreven in wijzigingsdocumentatie en/of uitgelegd tijdens webinars, maar dat is geen garantie dat gebruikers van de software deze kennis goed gebruiken.

Vraag het de specialist?

Een consultant en zeker een businessconsultant die zijn werk goed wil doen, zal zichzelf regelmatig bijscholen, zowel in algemene kennis als specifiek met betrekking tot de applicatie. Daarnaast werken zij continu aan het materiaal dat dient als referentie om de dienstverlening door consultants te optimaliseren. Waarom dan niet gebruikmaken van een consultant om de inzet van de applicatie binnen het bedrijf te optimaliseren? Veel gehoorde tegenargumenten zijn dan dat een consultant veel te duur is, medewerkers (te lang) improductief zijn tijdens training door een consultant, het eenvoudigweg niet voldoende oplevert.

Vraag het de ‘remote specialist’!

Het raadplegen van een ‘remote specialist’, of te wel een consultant op afstand, lijkt hier de gulden middenweg. Dit betekent dat de consultant niet fysiek op het kantoor aanwezig is, maar inlogt op het systeem van de klant of een live webinar opzet waar alle medewerkers, desgewenst vanuit verschillende vestigingen, op in kunnen loggen om kennis te vergaren. Door het verhoogde kennisniveau dat direct kan worden toegepast op de eigen situatie, kan op deze manier zonder een grote investering in tijd en geld de productiviteit van het kantoor substantieel worden verhoogd. Door meerdere medewerkers bij de opleiding te betrekken, zal het algemene kennisniveau achteraf niet alleen veel hoger zijn, maar blijft deze bovendien langer aanwezig omdat men elkaar achteraf scherp kan houden.

Gebruikers van Unit4 Fiscaal Gemak kunnen ook gebruikmaken van remote consultancy. Meer informatie hierover kunnen zij vinden op het klantportaal.

Maurice Beemster

Maurice is zijn carrière gestart als administratief medewerker bij een administratiekantoor te Wormerveer en daar geïnfecteerd door het automatiseringsvirus. Vervolgens is hij 15 jaar actief geweest als ontwikkelaar van administratieve software bij een aantal kleine softwarebedrijven. In dienst gekomen bij Unit4 (toentertijd Omegon), eerst als consultant en de laatste 15 jaar als Productmanager van de fiscale aangiftesoftware van Unit4.