Blog

Hoe houdt u de kosten van uw opdrachten onder budget?

Door:  Mamad Mardani

Het is ongetwijfeld de nachtmerrie van velen: de opdracht gaat over budget… Iedereen wijst naar iemand anders om de hete aardappel van ‘de schuld’ vooral niet op het eigen bord te krijgen. Er moet op allerlei niveaus binnen de eigen organisatie en die van de klant uitleg worden gegeven en voor je het weet bereik je het punt dat de hele opdracht in gevaar is. Terwijl dit eigenlijk helemaal niet nodig is, want er is altijd het punt vóór dit punt. Het moment waarop je kunt zien dat de kosten ten opzichte van het budget uit de hand gaan lopen als je niet op tijd bij gaat sturen. In dit blog worden de voordelen van het werken met budgetten en signaleren besproken.

Geboekte versus gebudgetteerde uren
Declaranten & cliëntverantwoordelijken beschikken vaak tegelijkertijd over te veel en te weinig informatie over de opdracht. Vanuit alle hoeken en gaten komt een grote hoeveelheid gegevens op hen af, maar juist die hoeveelheid aan data kan ervoor zorgen dat belangrijke KPI’s over het hoofd worden gezien. Bijvoorbeeld dat het aantal geboekte uren sneller toeneemt dan was voorzien in het oorspronkelijke budget. Om te voorkomen dat u dit soort belangrijke ontwikkelingen niet tijdig signaleert, kunt u werken met een dashboard dat onbelangrijke gegevens uit informatiestromen filtert en ontwikkelingen die impact hebben op het budget direct zichtbaar maakt. Elk onderdeel van de dienstverlening waarop kan worden begroot, dient hiervoor een directe link te hebben met de boekingen, bijvoorbeeld uren of kosten. Op die manier kunt u een signalering instellen op het moment dat deze onderdelen te ver uit budgetten lopen.  

Slim instellen van signaleringen
Binnen de meeste grote opdrachten wordt gewerkt met een totaalbudget dat is opgebouwd uit sub-budgetten die zijn toegewezen aan afdelingen of medewerkers. Als u echter gaat werken met signaleringen die op een te laag detailniveau zijn ingesteld, is de kans groot dat u daarmee cruciale inzichten op hoger niveau te laat ziet. Stel de signaleringen daarom slim in om dit te voorkomen. Deel en toon te allen tijde de budgetten ten opzichte van de werkelijke besteding om opdrachten winstgevend te houden.

Bereik meer met strakkere budgetten
Voorkomen dat uw opdracht over budget gaat, is niet alleen goed omdat u op die manier onnodige paniek voorkomt. Maar het kost ook nog eens veel minder geld en tijd dan wanneer u achteraf de schade moet herstellen. Elke opdracht heeft beren op de weg, maar met slimme technologie wordt dit op tijd en correct in kaart gebracht.


Wilt u meer praktische tips over hoe u uw voordeel kunt doen met een goede opdrachtmanagementoplossing? Bekijk dan hier een videoclip waarbij wij kort budgetten en signalering van de Unit4 PSA Suite voor Accountancy demonstreren.

 

Mamad Mardani

Mamad is na zijn studie zijn carrière gestart bij Assistance Software, waar PSA Suite ontwikkeld is. Na de acquisitie van Unit4 is hij begonnen in het Global sales team en al snel naar het Benelux sales team overgestapt om de Practice management software voor de accountants binnen de Benelux markt te verkopen.