Unit4
Blogg
Foto av to rader kontorarbeidere

4 punkter for å optimalisere ressursstyringen i globale prosjekter

Skrevet av  Terje Angeltveit

Slik håndter du globale prosjekter effektivt, med leveranser av høy kvalitet, til avtalt tid og innenfor budsjett.

Å ha de rette menneskene på rett sted og til rett tid er nøkkelen til suksess for tjenesteorienterte virksomheter. Som leder er du under konstant press for å få lagt dette puslespillet, og for å sikre at konsulentenes verdifulle  tid ikke kastes bort på feil tildeling, planleggingsfloker eller andre feil. Målet er å levere høy kvalitet og samtidig optimalisere kapasiteten og ressursbruken for best resultat.

Hvis du ikke legger puslespillet riktig, vil det få negative konsekvenser for kunderelasjoner, lønnsomhet og ansattes prestasjoner, samt for kompetanseutvikling og trivsel. Hvordan kan du sikre at ressusplanleggingen blir håndtert på best mulig måte?

Med 360-graders oversikt over prosjektene blir planleggingen mye enklere. Dette lar deg også holde alle som er involvert i prosjektet oppdatert med relevant og oppdatert informasjon til enhver tid. 

Hvordan kan du oppnå dette?

1. Velg verktøy som tåler endring

Å bruke regneark til å planlegge prosjekter, identifisere hull i kunnskap og ferdigheter, samt til planlegging av konsulenters fakturerbare tid kan gå. Men bare hvis du har tid til å manuelt holde dokumentet oppdatert til enhver tid, og at ingen større endringer skjer i prosjektene. Hvis du i stedet bruker et nettbasert verktøy der alle (konsulenter, leverandører, HR, prosjektledere, etc.) kan dele informasjon og kommunisere,  vil all informasjon være relevant, og alle er holdt oppdatert.

2. Tilby verktøy som folk ønsker å bruke

På ferie bruker vi mobiltelefoner, nettbrett og andre mobile enheter for å få tilgang til applikasjoner og sosiale medier med et praktisk og intuitivt grensesnitt i skyen. Vi forventer samme tekniske brukeropplevelsen på jobben. Følgelig oppstår det et gap mellom de arbeidsplassene som tilbyr digitale verktøy som de ansatte ønsker å bruke, og de som ikke gjør det. Dette sier noe om hvor attraktiv arbeidsplassen er.

3. Forstå betydningen av endring

Kan du reagere og respondere på endringer raskt nok hvis du ikke har full oversikt og all informasjon om prosessene, strukturer, kompetanse, avdelinger og potensielle konflikter? Prosjektledelse bør integreres med HRM-systemet , slik at arbeidstrukturer og organisasjonens begrensninger automatisk gjøres synlige. Dette gjør det enkelt for deg å forutse og forstå hvordan ulike endringer kan påvirke driften og skape konflikter. Dermed kan du alltid velge den beste veien videre.

4. Fokus på kostnader når du bemanner prosjekter

Prosjektmedlemmers kompetanse, erfaring og ferdigheter påvirker lønnsomheten i prosjektene. Noen ganger kan det være lurt å bruke ansatte fra en spesiell kostnadskategori. Hvis du ønsker å forbedre alle ansattes kapasitet og ressurser (uten å brenne dem ut), samt godtgjørelsesnivåene, må du bemanne prosjekter basert på grundige analyser og ansattes kompetanse og erfaring. For å kunne planlegge og forvalte ressursene på en kostnadseffektiv og bærekraftig måte, må du ha et system som enkelt og tydelig visualiserer alle dine ressurskostnader.

Ønsker du å få mer støtte? Les mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å bli en ekspert på ressursplanlegging 

 

Terje Angeltveit, Sales Manager, Unit4 AS

Terje Angeltveit

Terje Angeltveit fokuserer på hvordan virksomheter kan vokse og realisere sine mål gjennom å kombinere endringsledelse og moderne teknologi. Terje mener alt for mange selskaper ikke benytter mulighetene i moderne forretningssystemer til å understøtte selskapets strategi. 

Følg meg på linkedin