Unit4
Blogg
Foto av en gruppe som står med hodene tett sammen og snakker.

Åtte ting å huske på når du definerer prosjektmål

Skrevet av  Henk Jan Onstwedder

Prosjektmålene er selve kjernen i prosjektet ditt. Hvis målene er dårlig formulert, er det mulig at teamet ditt begynner å tenke i helt feil baner. Før du vet ord av det har prosjektet gått over tidsfristen, over budsjettet eller dere er i ferd med å levere noe annet enn det som var bestilt. Den eneste måten å unngå dette på, er å ha et tydelig formulert, skriftlig sett med mål som holder teamet fokusert på en felles målstrek.  

Her er min liste på åtte ting det er lurt å ta med i beregningen når du vurderer målsettingen for et prosjekt. 

1. Definer interessentenes forventninger

Begrepet «interessent» omfatter ikke bare kunden som ansatte deg - det omfatter også teammedlemmene som er ansvarlig for å levere prosjektet og alle som er påvirket av resultatet, inkludert investorene og dine egne ledere.

Å identifisere alle interessentene og drøfte deres forventninger er et avgjørende første trinn når du skal designe prosjektmålene. Hvis alle har samme forståelse for hva som skal utrettes, reduserer det sjansen for feilkommunikasjon underveis, og du unngår misfornøyde interessenter som klager over at deres behov ikke ble møtt.

2. Gjør en risikoanalyse

Et nøkkelmål i ethvert prosjekt er å overholde tidsplanen. Likevel er tidsbruk en av de vanskeligste faktorene å styre fordi kravene ofte endrer seg underveis. Dette fører til avvik fra den opprinnelige planen.

For å sette realistiske tidsmål er det viktig å unngå unødvendige endringer i planen. Spør deg selv: hvilke problemer kan du forutse som kan påvirke prosjektet negativt? Kan det hende at en viktig medarbeider tar ferie eller at et annet prosjekt overlapper så du får færre ressurser? Kanskje det er vinter og influensa-sesong, eller det dukker opp et nødstilfelle som krever umiddelbar oppmerksomhet fra dine kjerneressurser? Vurder hvilke forhåndsregler du kan ta allerede nå, og vurder nøye hvordan du kan sikre riktige ressurser til rett tid for å unngå at dere blir påvirket av uheldige omstendigheter.

3. Beregn budsjettet

Overoptimistiske budsjettestimater fører til uforutsette kostnader. Derfor er det viktig at du ikke stoler på magefølelsen og gjør omtrentlige beregninger når du plotter inn tallene. Fokuser heller på å utarbeide et nøyaktig, pålitelig budsjett. Ta med alle kostnadene som kommer til å påløpe innen de ulike ressursgruppene dine, som arbeidskraft, leverandører, utstyr eller materialer. Deretter regner du på hvor mye det kommer til å koste å gjennomføre hver leveranse i prosjektet før du fikser eventuelle avvik.

4. Sett prosjektmålene i sammenheng med forretningsstrategien

Det høres selvsagt ut, men altfor ofte er det ikke tydelig hvordan prosjektmålene bidrar til forretningsstrategien og -planen. Hvert prosjektteam og hvert enkelt teammedlem må forstå hvordan deres innsats passer inn i det store bildet, da de ikke alltid vil ha tillitt til mål som tilsynelatende kommer fra investorer eller ledelsen.

Med en god forklaring på hvorfor det er viktig å oppnå prosjektmålene, vil det bli plutselig være i alles interesse å sikte på samme mål.

5. Betydningen av SMART

All motivasjon forsvinner fra teamet med én gang du formidler mål som åpenbart er uoppnåelige. Enda verre, motivasjonen erstattes av stress når teammedlemmene forsøker å oppfylle målene uansett. Profesjonelle prosjektledere unngår dette ved å bruke SMART-testen for å sikre at målene er Specific (spesifikke), Measurable (målbare), Action-oriented (handlingsorientert), Realistic (realistisk) og Time Bound (tidsorientert). Når du bruker SMARTe mål forhindrer du at teamet blir overveldet og gir dem en enkel måte å måle fremdriften på.

6. Forventningsstyring

Det er mulig å fullføre prosjektet før tidsfristen, under budsjettet og møte alle krav, men fremdeles ha misfornøyde interessenter. Når dette skjer er det vanligvis fordi du har mislykket i å styre forventningene deres. Før du setter prosjektmålene må du sørge for at du har en solid kommunikasjonsplan for å holde interessentene informert om fremdriften. Etabler et forum hvor de kan dele ideer eller bekymringer, og lag protokoller for hvordan dere skal håndtere endringer i krav, omfang og tidsfrister. Ærlighet er den beste fremgangsmåten, så vær derfor tydelig og transparent i kommunikasjonen.

7. Utfordre dine egne antagelser

Du kan ha gjort deg noen tanker og ideer om de mulige ressurspersoner basert på deres jobbtittel, ferdigheter og erfaringsnivå. Så har du kanskje antatt at de er tilgjengelige, og uten å ha vurdert alternativene, gått ut fra at de er de beste ressursene for jobben.

Hvis noen av disse antagelsene viser seg å være feil, kan prosjektet ditt bli forsinket eller forhindret fra å oppfylle avtalte leveranser. Dette kan du unngå ved å hente inn informasjon for å verifisere og validere antagelsene dine både under planleggingsprosessen og i løpet av selve prosjektet.

8. Prosjektstyringsverktøy

Hvis det å sette mål høres komplisert ut, er det fordi det er komplisert. Professional Services Automation kan støtte deg gjennom hele prosjektets livssyklus. Du trenger verktøy for å budsjettere effektivt, optimalisere ressursutnyttelsen, samarbeide med prosjektmedlemmene og måle lønnsomhet mot måltallene.

Når du jobber med å utforme prosjektmålene dine, husk at formålet er å gi en klar og overbevisende visjon for prosjektet som alle i teamet kan støtte opp om. Samtidig skal de speile interessentenes behov og gi et klart sett av KPI-er. Å sette mål er ikke lett, men med god dialog på tvers av teamet går det an å etablere mål som bygger opp under prosjektets suksess.


Din guide til lønnsomme prosjekter
I et stadig mer konkurranseutsatt tjenestemarked er gode prosjekter nøkkelen for å drive virksomheten med en sunn margin. Les mer om hvordan dere kan oppnå bedre lønnsomhet i prosjektene.

Foto av Henk Jan Onstwedder

Henk Jan Onstwedder

Henk Jan Onstwedder er Global Sales Manager med fokus på Professional Services Organizations og leder the PSO Center of Excellence i Unit4. Med mer enn 15 års erfaring som rådgiver for ulike PS-virksomheter, inkludert AEC, Marcom, IT Consulting and Scientific Research, har han utviklet en dyp kunnskap om disse bransjene og hvordan ERP kan brukes til å forbedre resultatene. 

Følg meg på linkedin Twitter