Blogg

Når passer det med Shared Services?

Skrevet av  Trygve Lønn

Stadig flere selskaper vurderer å innføre Shared Services. Det er det mange gode grunner til. Vi ser på noen av dem.

Noen grunner til at bedrifter velger Shared Services:

  • Globalisering og konkurranse stiller strenge krav til kostnads- og kvalitetsutvikling.
  • Bedriften mangler standardiserte systemer, noe som kompliserer forretningsprosesser ved integrering og digitalisering.
  • Selskapet er avhengig av backoffice-funksjonalitet organisert i siloer.
  • Ledelsen mangler styringsinformasjon fordi analyseverktøyene ikke er gode nok.
  • Backoffice og støttefunksjoner har økt i omfang og kostnad uten synlig effekt på resultatet.
  • Selskapet har konsolidert og/eller kjøpt opp andre selskaper.

Shared Services egner seg når én funksjon eller prosess kan erstatte flere andre identiske prosesser eller funksjoner. Det betyr at denne måten å organisere tjenestene på passer best i litt større og komplekse organisasjoner. Disse organisasjonene har ofte store mengder arbeid knyttet til for eksempel lønn og regnskap. Jo mer standardiserte og generelle krav som stilles til oppgaven som skal gjøres, desto større er sannsynligheten for at det er hensiktsmessig å implementere oppgaven i et Shared Service-senter.
Økonomifunksjonen er ofte i fokus når man vurderer Shared Services, men også oppgaver som HR og IT er typisk noe man løser med Shared Services. Økonomioppgaver som egner seg på et Shared Services-senter kan være regnskap, fakturering og bokføring. Fra HR snakker vi for eksempel om lønn, rekruttering og forsikring.

Fordeler for store selskaper med volumdrevne tjenester:

  • Oppgavene utføres likt på tvers av bedriftens enheter
  • Kundenes krav er stort sett de samme for alle enheter
  • Oppgavene er repeterbare og rutinepregede
  • Det er enkelt å implementere beste praksis fra ulike bedriftsenheter til et Shared Service-senter
  • Det er mulig å automatisere store deler av prosessene gjennom bruk av felles teknologi, noe som gir stordriftsfordeler ved høyt transaksjonsvolum
  • Det finnes ingen relevante restriksjoner med hensyn til lovgivning, arbeidsmiljø, ansettelsesavtaler eller kollektive avtaler
  • Virksomheten har et stort antall ansatte og/eller avdelinger
  • Den økonomiske risikoen er lav.

Vil du vite mer? Les rapporten «Spar penger med delt økonomifunksjon» der Radar fordyper seg i emnet.

Trygve Lønn

Trygve er leder for løsningsarkitektene i Unit4 og er en selvutnevnt nerd. Denne kombinasjonen kommer ofte til uttrykk i hverdagen hvor ingen problemstilling er for stor eller for liten, så lenge det har en effekt i andre enden. Trygve trives best i skjæringspunktet mellom teknologi og forretning.