Blogg

Elektronisk faktura - fristen for EHF 3.0 nærmer seg

Skrevet av  Dan André Nylænder

I forbindelse med innføring av en standard for elektronisk faktura til offentlige aktører i Europa kommer det nå en ny versjon av EHF. Denne nye standarden er basert på PEPPOL BIS 3.0, og i Norge er denne standarden navngitt EHF Fakturering 3.0, med dette menes at norske regler er inkludert i PEPPOL BIS 3.0 slik at det er samme format som benyttes om man fakturerer innenfor eller utenfor Norge.
Standarden blir som nevnt obligatorisk for offentlige virksomheter, men basert på erfaringen fra EHF 2.0 så vil nok formatet bli vel så utbredt i privat sektor.
I dette blogginnlegget ønsker jeg å informere om migreringsplan for den nye EHF-versjonen og si litt om hvilke grep du som utsteder eller mottaker av EHF bør gjør.
Til slutt så ønsker jeg å gi noen tips til hvilke effektiviseringsgevinster man kan få ved å omfavne det nye formatet.

Relevante tidsfrister:Difi utsatte fristen for implementeringen av EHF 3.0 i desember 2018.
Ny frist er nå satt til 1.4.2019 for norske virksomheter til å registrere seg som mottaker av EHF faktura 3.0. I tillegg så vil PEPPOL BIS 3.0 bli obligatorisk fra 18.4.2019 gjennom et EU-direktiv. Sistnevnte betyr at dersom din virksomhet har utenlandske leverandører så bør dere kunne forvente å kunne motta PEPPOL BIS 3.0 fakturaer fra disse.
Du finner mer informasjon om formatet og migreringsplan her: https://vefa.difi.no/ehf/standard/ehf-billing-3.0/.

For deg som mottar EHF
I første rekke vil fristen fra Difi påvirke deg som mottar EHF faktura og det innebærer at du må registrere deg som mottaker av EHF 3.0 faktura i ELMA. 2019 vil være et overgangsår mellom EHF 2.0 og EHF 3.0 slik at vi anbefaler å ikke avregistrere deg som mottaker av EHF 2.0 i ELMA. Ved å være registrert som mottaker av begge formater vil du kunne fortsette å motta elektroniske faktura fra fakturautstedere som ennå ikke støtter EHF 3.0.
Etter 31.12.2019 vil EHF 2.0 bli fjernet i ELMA og det vil da kun være mulig å registrere seg som mottaker av EHF 3.0.

For deg som sender EHF
EHF 3.0 er obligatorisk å ta i bruk også for utstedere av faktura, men 2019 vil være et overgangsår slik at det vil fortsatt være mulig å sende EHF 2.0 i hele 2019.
Vi anbefaler imidlertid at man adopterer EHF 3.0 så raskt som mulig slik at man kan dra nytte av de forbedringene som er gjort. Fra 1.1.2020 så vil det kun være mulig å levere EHF 3.0.

Hva bør du som kunde av Unit4 Business World (UBW) gjøre?
Du bør oppgradere din løsning for EN53 Elektronisk faktura - Inngående (EHF) til versjon 18.4 for å kunne ta imot det nye formatet fra 1.4.2019. Denne løsningen ble releaset 14. desember 2018.
Når du har tilrettelagt for støtte for EHF 3.0 i UBW så må du informere support hos Unit4 Aksesspunkt (leveranse@evry.com) slik at vi kan oppdatere din registrering i ELMA.

Unit4 arbeider nå med å implementere støtte for å utstede EHF 3.0 i EN54 Elektronisk faktura – Utgående (EHF) Denne løsningen er planlagt klar i Q1 2019, slik at man bør allerede nå planlegge oppgradering, spesielt om man kjører en on-premise løsning.
I forbindelse med innføringen av EHF 3.0 så er landkoden/Identifikatoren for Norge endret fra 9908 til 0192. Det betyr at fakturamottakere som kan motta EHF 2.0 ligger registrert med gammel 9808-identifikator i ELMA, mens mottakere av EHF 3.0 ligger registrert med ny 0192-identifikator. Dette betyr at UBW-kunder må konfigurere EIN06 Importer EHF-mottakere fra ELMA til å gjøre to oppslag mot ELMA, et oppslag mot 9908 og et mot 0192.

Hvilke gevinster ser vi med introduksjonen av EHF 3.0?
Mange av våre UBW-kunder har jobbet målrettet og profesjonelt med å øke andelen EHF-faktura fra sine leverandører. Det er ikke unormalt at våre kunder ligger på 65-75% andel EHF-faktura. De aller beste har oppnådd en EHF-andel på over 90%, noe som er svært bra.
I og med at EHF 3.0 = PEPPOL BIS 3.0 så vil dette lette utveksling av fakturaer over landegrensene ytterligere. At PEPPOL BIS 3.0 blir obligatorisk gjennom et EU-direktiv fra 18.4.2019 bør også akselerere utbredelsen av formatet utenfor Norge.
Norske fakturamottakere bør etter hvert kreve å motta PEPPOL BIS faktura fra sine utenlandske leverandører ved å oppgi sin elektroniske fakturaadresse. På grunn av endring i identifikator for Norge, så betyr det at man i overgangsåret 2019 må operere med to ulike elektroniske adresser, avhengig av hvilke format man ønsker å motta.
Dersom man er registrert for mottak av EHF 2.0 så må man oppgi den elektroniske fakturaadressen 9808:nnnnnnnnn og når man er registrert som mottaker av EHF 3.0 så skal man oppgi 0192:nnnnnnnnn (hvor nnnnnnnnn = organisasjonens org.nummer).
En konsekvens av økt andel elektroniske faktura vil jo være at datakvaliteten bedres og fakturaene er merket med korrekte referanser slik at behandlingen av fakturaene kan automatiseres. Skifte fokus i måten man jobber med inngående faktura på; fra å være transaksjonsbasert og bruke mye tid på å kontere fakturaer så bør man gå over til å kun fokusere på å håndtere avvikene.
I Unit4 Business World jobber vi mye med å forbedre og effektivisere inngående fakturaflyt og vi tror de fleste av våre kunder ville ha stor nytte av vårt nye dashboard for å overvåke inngående fakturaprosess.
Et slikt dashboard for inngående faktura vil gi deg oversikt over hvor i prosessen de ulike fakturaene befinner seg, hvor flaskehalsene i godkjenningsrutinene er, og hvor i prosessen det har oppstått avvik.
I tillegg gir et slikt dashboard deg svaret på hvor stor andel av dine inngående faktura som er EHF, noe som er et viktig måleparameter mange av våre kunder styrer etter.
 

Dashboard for inngående fakturaprosess

Så for å avrunde dette blogginnlegget så vil jeg oppfordre alle til å implementere EHF 3.0 så raskt som mulig, jobbe målrettet med å øke andelen EHF ytterligere, og implementere dashboard for inngående faktura for å få det totale overblikket over prosessen for inngående faktura.

Dan André Nylænder

Dan er sjefskonsulent i Konsulentavdelingen i Unit4, samt fagteamsjef for Rapportering og Produkteier for Unit4 Aksesspunkt.
Han har tidligere sittet i Difi sin referansegruppe for EHF og bistår mange kunder med implementering av EHF.
Dan trives best i skjæringspunktet mellom teknologi og funksjonalitet og er opptatt av hvordan vi kan bruke teknologi til å understøtte og effektivisere kundenes prosesser.