Unit4
Blogg
Digital sykemelding

Digital sykemelding – Fallgruver og ansvar

Skrevet av  Trang Vo Pham

 

I 2018 kunne fastlegekontrorene starte med å registrere sykemeldinger digitalt. Nå, over ett år senere, viser det seg at de fleste benytter denne metoden. Sykemeldingene fra sykehusene er foreløpig ikke digitale.

Visste du at du er pålagt å kommunisere med det offentlige elektronisk dersom selskapet ditt er registrert i Enhetsregisteret? Vet du hvilke oppgaver du som arbeidsgiver har i behandlingen av digitale sykemeldinger? Dette innlegget gir deg svaret samt en oversikt over vanlige fallgruver.

 

Sykemeldingen og sykepengesøknaden.

Når den ansatte blir sykemeldt av en fastlege og får en digital sykemelding på nav.no, logger vedkommende seg inn og sender sykemeldingen (tidligere del C) til arbeidsgiveren. Når sykemeldingsperioden er over, vil den ansatte få en melding fra NAV og en lenke til den digitale søknaden om sykepenger (tidligere del D). Det er viktig at den sykemeldte sender inn sykepengesøknaden, da det er denne som gir den ansatte rett til sykepenger (og refusjon for arbeidsgivere som forskutterer). Med andre ord: Ingen søknad, ingen sykepenger refundert.

Utfordring: Det er ikke uvanlig at noe oppstår slik at arbeidstaker ikke sender inn sykepengesøknaden. Her er det en foreldelsesfrist på tre måneder. Hvordan kan arbeidsgiveren følge opp disse? I UBW kan det settes opp spørringer som gir denne oversikten. 

Ansatte med flere arbeidsforhold

Det er verdt å merke seg at selve sykemeldingsformatet har virksomhetsnummer som identifikator. Derfor er det viktig å påse at det alltid blir utstedt en sykemelding pr. virksomhet (bedriftsnummer) dersom den ansatte har arbeidsforhold i flere virksomheter og er sykemeldt i alle.

For ansatte med flere arbeidsforhold innen samme virksomhet og samme sykemeldingsgrad i alle arbeidsforholdene innen virksomheten, vil det holde med en sykmelding for hele virksomheten.

Beregning av sykepenger

I tilfeller hvor det skal sendes inn digital inntektsmelding, er hovedregelen for beregning av sykepenger gjennomsnittet av den innrapporterte inntekten de tre siste månedene før uføretidspunkt. Inntektene som skal være med i grunnlaget er: lønnsinntekt, bonus, provisjonsavlønning, naturalytelser som bortfaller ved sykdom, tillegg for ubekveme arbeidstid og spesielle forhold: Nattillegg og helligdagstillegg for eksempel. 

Vær oppmerksom på lønnsartene som ikke skal være med i beregningen: overtid etter arbeidsmiljøloven, inntekt over 6 G, feriepenger, utgiftsgodtgjørelser og naturalytelser som ikke bortfaller skal ikke være med i grunnlaget.

Tilganger til Altinn og NAV – hvem og hva?

Alle lederne i et selskap trenger ikke å ha tilgang til Altinn. Som oftest er det HR-/lønnsfunksjonen som tar i mot sykemeldinger og søknader i Altinn. De oppgir her hvem som er den ansattes nærmeste leder. Leder trenger i disse tilfellene kun å forholde seg til nav.no, hvor de vil finne nødvendig informasjon på den sykemeldte.

I enkelte tilfeller kan det være hensiktsmessig for leder å ha tilgang til Altinn. Dette gjelder små selskaper med få ansatte. 

Hvem har tilgang til hvilken informasjon?

HR/lønn vil ha tilgang til alle sykmeldinger og sykepengesøknader som er importert i UBW. Dersom det er satt opp arbeidsflyt vil leder få tilsendt sykemeldingene og sykepengesøknadene på flyt, og ta stilling til de etterhvert som de kommer inn.

I utgangspunktet vil ikke leder i etterkant ha tilgang til sykmeldingene/sykepengesøknadene i UBW. Disse er forbeholdt HR. Det vil derimot være mulig å definere spørringer i information browser som tilgjengeliggjøres for lederne. Disse spørringene kan inneholde relevant informasjon fra importerte sykemeldinger og sykepengesøknader.

Roller og oppgaver

Forskjellig tilgang gir forskjellige oppgaver og ansvar. Under har vi listet opp hvilke oppgaver hver rolle har.

Hva skjer i våre løsninger når arbeidsgiver sender inn sykemelding og sykepengersøknaden?

UBW importerer sykemeldinger og sykepengersøknader fra Altinn og inn i HR systemet, deretter sendes denne til nærmeste leder for godkjenning. NAV vil også få informasjon om hvem som er nærmeste leder for videre oppfølging. Løsningen oppretter fravær automatisk i fraværsregisteret på bakgrunn av informasjonen som har blitt oppgitt i sykemeldingen og sykepengersøknaden. Refusjonsmodulen vår, HN40, beregner refusjonskravet med hensyn til arbeidsgiverperioden og rapporterer digital inntektsmelding. Videre vil A-meldingsfunksjonen, HN60, foreta en gjennomsnittberegning av satser som brukes i rapporteringen av inntektgrunnlaget etter hovedregelen. Dette vil frigi både leder og lønnsmedarbeider/HR for tid og hodebry. Et tips er å bruke dokumentarkivet aktivt til å lagre referater fra samtaler med NAV, diverse skriv og oppfølgingsplaner.

Prosesskart:

Oppsummering

Det er viktig å påse at både sykemelding og sykepengersøknaden mottas. Husk at du som arbeidsgiver skal ha en sykemelding pr. virksomhet og sørg for riktig beregning av sykepenger. Det kan gjerne avklares internt i egen organisasjon hvem som har ansvar for hva. Et godt hjelpemiddel for å sikre oversikt og hindre fallgruver er rapporter. Bruk disse aktivt som en kontrollfunksjon. 

Trang Vo Pham

Trang har en master i Økonomi og Administrasjon og er konsulent i Unit4. Hun jobber med implementering av selskapets lønn- og HR systemer.

Hun har tidligere jobbet som rådgiver i den offentlige sektoren og er opptatt av å effektivisere prosesser gjennom teknologi. Trang er løsningsorientert og motiveres av fornøyde kunder.