Unit4

News

Tidstyvene robber bedrifter for millioner

Tunggrodde systemer for reiseregninger og timeregistrering stjeler tid verd millioner av kroner i norske bedrifter

 

Det sier Øistein Nordhagen, direktør i IT-bedriften Unit4. Han leder en avdeling som har utviklet et skybasert program for behandling av timeregistrering og reiseregninger. Systemet Unit4 Time and Expenses er basert på kunstig intelligens og maskinlæring. Det utfører den kjedelige og tidkrevende jobben lynraskt og sparer ansatte for tid og frustrasjon.

– Ingen syns det er artig å fylle ut og behandle reiseregninger, timelister og utlegg. Likevel har forbausende mange bedrifter fortsatt gammeldagse og lite brukervennlige systemer.  Det stresser både ansatte og økonomiavdelingene i bedriftene. Dessuten er slike systemer en stor tidstyv, sier Nordhagen.

Tid er mye penger

En undersøkelse utført blant norske og svenske bedrifter viser at det er mye penger å spare på å ta i bruk ny teknologi. Mens de tregeste bedriftene i «klassen» bruker opptil 55 minutter på å  behandle hver reiseregning, løser de kjappeste jobben på åtte minutter. Verktøyet  er smarte systemer som gjør mesteparten av utfyllingen og behandlingen sømløst og automatisk.

– For en bedrift som behandler 10 000 reiseregninger i året betyr denne forskjellen  opp til 8000 arbeidstimer spart. Dette er tid som i stedet kan brukes på inntektsbringende arbeid, sier Nordhagen.

I mange bedrifter er det så tungvint å fylle ut skjema for reise og utlegg at ansatte utsetter jobben i det lengste, slik at bunken av kvitteringer vokser på pulten. Mange reiseregninger blir ifølge Nordhagen ført feil, slik at de kommer i retur. Det skaper merarbeid og stress både i økonomiavdelingene og blant de ansatte.

Slik fungerer det

Systemet til Unit4 er utviklet i Norge og ligger på en skybasert plattform. En egen mobilapp gir brukeren lynrask tilgang til tjenesten. Via mobilen kan ansatte på reise avfotografere papirkvitteringer og videresende flyreisekvitteringen de har fått på mail. Med google maps beregner systemet antall kilometer som er kjørt med egen bil. Noen tastetrykk er alt som kreves før reiseregningen er sendt.

Programmet til Unit4 systematiserer informasjonen, tolker kvitteringene og kopler dem sammen med tilhørende reiseregning. Det er til enhver tid oppdatert med gjeldende kilometersatser, diettsatser i inn- og utland, hva som er skattepliktig og hva som er bedriftens interne reglement for tjenestereiser.

Systemet oppdateres automatisk og får med seg alle endringer i satser og offentlig regelverk. Ansatte i økonomiavdelinger slipper å oppdaterte dette manuelt i sine systemer. De sparer tid, og ansatte får oppgjøret sitt raskere.

Lærer av seg selv

Unit4 har finslipt dataverktøyet gjennom mange år. De siste årene har de tatt kunstig intelligens og maskinlæring i bruk. Det gjør at systemet lærer av egne feil og blir bedre for hver eneste kvittering og hver eneste reiseregning og timeliste som behandles. Og det er etter hvert blitt ganske mange av dem. Unit4 har over 350 norske bedrifter med til sammen 250 000 brukere  på kundelisten. Ukentlig behandler systemet 20 000 kvitteringer.

Ifølge Nordhagen jobber utviklerne kontinuerlig med å oppgradere og forbedre rapporteringssystemet. Avdekking av urettmessige krav og fakturaer er et område det jobbes mye med.

– De fleste bedrifter har opplevd svindel med fakturaer, utleggskvitteringer og reiseregninger. Vi vil at systemet skal lære seg å oppdage slike forsøk og vinke med det røde flagget når det oppdager mistenkelige innrapporteringer. Det blir en forbedring bedriftene vil sette stor pris på, sier Nordhagen.

De største fordelene

•    Du samler reiseoppgjør, utlegg og timefangst på ett sted.
•    Mobilbasert app gir ansatte rask tilgang
•    Skybasert system som automatisk oppdaterer satser og regelverk
•    Kunstig intelligens forbedrer verktøyet og reduserer feilrapportering
•    Kommuniserer med bedriftenes egne økonomisystemer
•    Norskutviklet system med support fra norsktalende eksperter

 

Er du interessert i å høre mer?

Mediebibliotek

Sosiale medier

Pressekontakter

Bjørn Røsten

Managing Director

bjorn.rosten@unit4.com
  • +47 90 96 86 10
  • +47 22 58 85 00

Cecilia Axlinder

Communication Manager Continental Europe

cecilia.axlinder@unit4.com
  • Mob. +46 766487685