1.0 INTRODUÇÃO

1.1 Esta política descreve a abordagem da Unit4 dentro do grupo para a recolha, armazenamento, processamento e eliminação de todos os dados relacionados com os clientes da Unit4 ("Informação do Cliente"), quer sejam ou não, clientes antigos, atuais ou futuros e sejam indivíduais, parceiros, empresas ou comerciantes independentes ("Clientes")

1.2  Esta política foi desenhada para:

(a) reduzir os riscos para a Unit4 em gerir e processar as informações do cliente (i.e. reduzir o risco de perda de dados, incluindo o caso de um roubo);

(b) estabelecer controlos auditáveis e demonstráveis sobre a Informação do Cliente

(c) garantir a conformidade com os príncipios legais, incluindo que a Informação do Cliente:

(i) não é mantida além do considerado necessário para cumprir com o objetivo pelo qual foi recolhida, e

(ii) não é processada para nenhum objetivo para além daquele para o qual foi recolhida; e  

(d) estabelecer uma abordagem comum em todas as empresas do grupo Unit4, dando, naturalmente, prioridade à legislação local em direntes países.

2.0 A QUEM SE APLICA ESTA POLÍTICA?

2.1 Esta política aplica-se a todos os colaboradores da Unit4, consultores, trabalhadores e colaboradores temporários que estão envolvidos na recolha, processamento e utilização da Informação do Cliente.

2.2 É importante que todos as pessoas sigam e ajam de acordo com esta política de modo a garantir aos Clientes que a Unit4 dá os passos apropriados na gestão dos seus dados.

2.3 Os registos da Informação do Cliente devem ser revistos. Se tiver em sua posse alguma Informação do Cliente deverá discuti-la imediatamente com o seu gestor de modo a determinar se esta deverá ser removida dos sistemas da Unit4.

2.4 Se tiver quaisquer preocupações ou questões relacionadas com esta política, deverá falar com o seu gestor de qualidade local (quando aplicável) ou com o Departamento Jurídico em  Sliedrecht, Holanda.

3.0 QUANDO É QUE A INFORMAÇÃO DO CLIENTE PODE SER RECOLHIDA?

3.1 Faz parte da política da Unit4 que a obtenção da Informação de Cliente, especialmente os "dados reais", deverá acontecer apenas em último recurso e que a Unit4 não deverá obter Informação do Cliente a não ser que seja essencial na resolução de problemas técnicos e de suporte ou na execução de um acordo com o cliente ou se for necessário para o desenvolvimento de produto, verificação e/ou validação.

3.2 Faz parte da política da Unit4 que os dados pessoais de caráter sensível (que se relacionam com a origem étnica ou racial do indivíduo, opiniões políticas, crenças religiosas ou outras da mesma natureza, pertença a sindicatos, estado de saúde física e mental, vida sexual ou a prática ou alegada prática de qualquer ofensa ou procedimentos de qualquer ofensa alegada ou real, a eliminação de tais processos ou a sentença de qualquer tribunal no âmbito desses processos) devem ser evitados. Onde este tipo de dados são recolhidos, deve ser claramente marcado como "sensível".

 

4.0 PRECISO DE RECOLHER DADOS DO CLIENTE - COMO DEVEREI FAZÊ-LO?

4.1 Se precisa de recolher Informação do Cliente para auxiliar a resolução de um problema de suporte ou técnico ou executar um acordo de suporte, deverá recolher tal Informação diretamente do Cliente e não de terceiros (a menos que possua autorização deste). Os pontos práticos que deverá cumprir nesta área são os seguintes:  

(a) quando possível, deverá solicitar ao Cliente a submissão de apenas "dados teste" (isto é, os dados que não sejam "dados reais"). O tipo de dados fornecido deverá ser claramente indicado como "dados teste" ou "dados reais". Deverá obter um e-mail ou qualquer outro tipo de confirmação por escrito da parte do Cliente de como os dados são "dados teste". Se tal confirmação escrita não puder ser obtida, deverá assumir que tais dados são  "dados teste". Nunca deverá aceitar - quando assim for possível - dados com a conta pessoal bancária ativa incluída ou com detalhes do cartão de crédito e deverá - quando assim for possível - solicitar aos Clientes que alterem ou removam tais dados antes de os cederem. 

(b) deverá informar o cliente acerca:

(i) do propóstio (s) pelo qual a Unit4 está a recolher e utilizará os seus dados; 

(ii) da identificação da sua empresa Unit4 como " analista de dados" para propósitos legais e como deverão contactar a sua empresa Unit4;

(iii) de como os seus dados serão armazenados pela Unit4;

(iv) do seu direito de acesso a cópias dos seus dados e a poder corrigi-los se necessário;

(v) do seu direito de solicitar a qualquer momento que a Unit4 não utilize mais os seus dados.

(c) de que onde o Cliente fornece os seus dados eletronicamente, deverá assegurar que este submete tais dados via:

(i) método ftp (file transfer protocol) seguro  – suporte técnico e 

os Serviços Técnicos têm meios apropriados de fornecimento quando requeridos;

(ii) meios de armazenamento removíveis como CD/DVD/hard drive/cassetes, enviados por correio seguro ou registado; e/ou

(iii) email encriptado quando os métodos anteriores não estão disponíveis, ou em situações urgentes em nome do cliente; 

(d) deverá procurar permissão tanto por parte do gestor de qualidade local (quando aplicável), do gestor da sua empresa, como do Departamento Jurídico em Slidrecht, Holanda previamente para aceitarem os "dados reais" conhecidos; e 

(e) deverá considerar se precisará de transferir a "Informação de Cliente" para outras empresas dentro do grupo Unit4 (por exemplo, de forma a cumprir os seus pedidos de encomendas ou serviços).  Quer precise de transferir dados dentro do grupo Unit4 ou fora do Espaço Económico Europeu, deverá explicá-lo ao Cliente na altura da recolha de dados e obter o seu consentimento  para tal transferência. A Informação pessoal de caráter sensível (como descrito no Parágrafo 3.2) nunca deverá ser transferida para fora do Espaço Económico Europeu. Quando surgirem novos requisitos de transferência de dados, uma nova autorização deverá ser obtida pelo Cliente.

4.2 É importante relembrar que, uma vez recolhida a "Informação de Cliente", deverá ser retida apenas pela Unit4 enquanto houver a necessidade de negócio para a reter ou, como requerido, sob quaisquer períodos de retenção aplicáveis.  Se tiver quaisquer questões relacionadas com estes períodos de retenção de dados, por favor contacte o seu gestor de qualidade local (quando aplicável) ou o Departamento Jurídico em Sliedrecht, Holanda. 

5.0  RECOLHI "INFORMAÇÃO DE CLIENTE". HÁ RESTRIÇÕES ACERCA DE COMO PODEREI UTILIZÁ-LA?

5.1 Sim. A "Informação de Cliente" deve:

(a) ser acedida e utilizada apenas quando tiver uma necessidade de negócio autorizada e consequentemente:

(b) não ser:

(i) utilizada através de marketing eletrónico direto (por exemplo, via e-mail, fax, telefone e/ou SMS) sem ter obtido previamente o consentimento do Cliente para tal utilização.

(ii) utilizada apenas para propóstios pessoais; ou

(iii) partilhada com terceiros (a menos que tal tenha sido aprovado pelo Cliente).

5.2 Quando tem uma necessidade de negócio para aceder e utilizar a "Informação de Cliente", deverá:

(a) utilizar a mesma apenas para o propósito pelo qual foi recolhida; e 

(b) procurar obter o consentimento do Cliente se precisar de utilizar a "Informação de Cliente" para um novo propóstio.

6.0 PRECISO DE UTILIZAR A "INFORMAÇÃO DE CLIENTE" FORA DO ESCRITÓRIO. PODEREI FAZÊ-LO?

6.1 Faz parte da política da Unit4 que a "Informação de Cliente" (quer sejam "dados reais" ou "dados teste")  não deverá ser utilizada fora do escritório em laptops, discos de memória, pen drives, CD's ou outro tipo de armazenamento sem a permissão prévia por escrito tanto por parte do Cliente como do seu gestor. Este consentimento deverá ser obtido em acréscimo às suas obrigações descritas no parágrafo 3. 

6.2 Assim que obtiver o consentimento, deverá garantir que:

(a) a "Informação de Cliente" e os meios de armzenamento onde esta se encontra não é deixada num carro destrancado ou num sítio sem vigilância onde poderá ser vista ou removida por qualquer pessoa;  

(b) todos os sistemas de segurança dos meios de armazenamento onde está guardada a "Informação de Cliente" (como a password de proteção) estão ativados.

 

7.0 NÃO PRECISO MAIS DE RETER A "INFORMAÇÃO DE CLIENTE". O QUE DEVEREI FAZER?

7.1 Toda a "Informação de Cliente" é para ser apagada ou devolvida imediatamente ao Cliente assim que concluido o propósito pelo qual foi recolhida, a menos que a Unit4 seja:   

(a) expressamente solicitada pelo Cliente a mantê-la; ou 

(b) solicitada a mantê-la de acordo com quaisquer períodos de renteção de dados. Se tiver quaisquer questões relacionadas com estes períodos de retenção de dados, por favor contacte o seu gestor de qualidade local (quando aplicável) ou o Departamento Legal em Sliedrecht, Holanda. 

7.2 Qualquer "Informação de Cliente" retida pela Unit4 deverá ser armazenada apenas em salas com servidores de acesso limitado (preferencialmente em cofres) e não deverá - quando assim for possível, ser armazenada em computadores portáteis da Unit4 ou outro meio móvel de armazenamento.  

8.0 TENHO RECEBIDO UMA MENSAGEM DE UM CLIENTE SOLICITANDO UMA CÓPIA DOS SEUS DADOS MANTIDOS PELA UNIT4. O QUE DEVEREI FAZER?

8.1 Quando um Cliente solicita a cópia dos seus dados, deverá escalar tal pedido imediatamente, reportando ao seu gestor de qualidade local (quando aplicável) ou ao Departamento Jurídico em Sliedrecht, Holanda.