Unit4
Blogg

Vägen från rapportsmed till affärsutvecklare går via IT strategin

Publicerat av  Monica Sears

När CFOn kliver fram i rampljuset

En modern CFO måste förstå och utnyttja IT-strategin för att framgångsrikt kunna gå från rapportskapare till affärsutvecklare. Få andra positioner har lika goda förutsättningar genom denna unika översikt och insikt i verksamheten. Utan enhetlighet och automatisering av processer och system begränsas dock möjligheterna till att transformera denna roll. 

När en ny CFO tillträder ligger fokus på att titta på nyckeltal, få ett grepp om verksamheten och dess processer för att sedan hitta effektiviseringsvinster, öka konkurrenskraften och reducera risk. Men enligt Monica Sears, Global Solution Specialist på Unit4 i Stockholm, händer det ofta att arbetet försvåras av att nödvändig information inte finns enkelt tillgänglig.

– Uppgifterna är ofta spridda över flera plattformar, i olika datakällor, och inte sällan krävs ett antal kalkylark för att ta fram informationen. I stället för att kunna arbeta strategiskt och framåtriktat blir man tvungen att ägna sig åt manuella handgrepp och kontakter med IT-avdelningen eller konsulter, säger Monica Sears.

Efter några år av tillväxt och sammanslagningar har många företag en splittrad infrastruktur där informationen från olika delar är utspridd i olika system och i olika format. Komplexa kalkylark och svårhanterliga beslutsstödsystem är tidskrävande flaskhalsar. Dessa svaga länkar ser man enligt Monica Sears bäst som nytillträdd innan man blir hemmablind.

Digitaliseringen ändrar allt

Framtiden går mot digitalisering och i slutändan en robotisering av alla administrativa funktioner som kan göras bättre av ett system än av mänskliga resurser. CIOer och IT-chefer följer denna utveckling mycket noga, men när det gäller CFOer har de sällan samma kunskaper och förståelse kring vad denna utveckling kommer att innebära.

Detta blev mycket tydligt när till exempel tidningen Dagens Industri, efter en undersökning från Fujitsu, förvånat utbrast att svenska ledningsgrupper ligger efter många andra länder när det gäller förståelsen av vad digitaliseringen innebär och hur den kommer att påverka deras verksamhet. Givetvis utan att nämna att Dagens Industri själva i praktiken aktivt ignorerat digitaliseringen fram till 2016.

– Problemet är att en modern CFO, som vill gå från att ägna mycket av sin tid till att producera rapporter och arbeta med nyckeltal till att fokusera på strategisk affärsutveckling, inte kan sova på digitaliseringslektionen. Det finns så mycket man kan göra idag som eliminerar flaskhalsar och manuella rutiner, men om man inte känner till den tekniska utvecklkingen och nya teknologier som gör det möjligt, riskerar man att fokusera på att lösa dagens problem med gårdagens teknik.

Ta exempelvis ett projekt inom ”Working Capital”: Ett lyckosamt arbete som ökar kassaflödet och frigör rörelsekapital påverkar bolagets hela värdering och kan göra en CFO till en hjälte. Detta påverkar dock hela organisationsens arbete - från försäljning, inköp och lagerhantering, hela vägen till betalningsrutiner och likviditetsstyrning. CFOers förmåga att förstå och bemästra organisationens system och IT-strategi i ett sådant projekt har en enorm betydelse för både hur väl man lyckas och hur fort det kan gå.

Inse att ingen kommer att ge dig som CFO mer resurser för att bli en trovärdig rådgivare. Dessa måste skapas genom effektivisering. Tag hjälp av rätt systemleverantör för att bygga det ”business case” som behövs för att lyfta administrativ processen och rapporteringen till en ny nivå.

Utvecklingen går allt snabbare och nya lösningar och tekniker tas fram i snabb takt. Om man inte är uppdaterad på vad digitaliseringen möjliggör och nya innovativa koncept, går man kanske miste om substantiella effektiviseringar.

Det finns flera åtgärder som ger stora effekter på verksamheten, både när det gäller att reducera kostnader samt att öka produktivitet och kvalitet. Genom att börja ersätta floran av lokala speciallösningar med homogena, integrerade lösningar kan man i lugn och ro släppa de ofta hemsnickrade nödlösningar som tillkommit när de centrala systemen inte kunnat leverera funktionalitet som behövts ute i organisationen.

Enligt Monica Sears är det fortfarande många som inte infört någon form av central ”shared services”-funktion där man samlar organisationens kompetens i en central funktion. Men även innan man etablerar en sådan funktion finns det mycket tid och pengar att vinna på en lösning som är gemensam och global, men som används lokalt.

Ingen magisk lösning

Det finns enligt Monica Sears ingen magic bullet som i ett slag löser detta, även om många leverantörer av IT-system gärna säger att de erbjuder lösningen på alla problem. Det finns också en gammal uppfattning om att IT sköts av IT-avdelningen.

– Men en CFO får inte skygga för IT-frågorna på en strategisk nivå. Med sin unika förståelse för vilken information som krävs för att stödja affärsbesluten måste CFO jobba för en enhetlighet i informations- och styrmodeller - från affärshändelse till årsredovisning och beslutsunderlag.

Monica Sears rekommendation är att sätta sig in i informations- och dataflödet, och samarbeta med rätt leverantör. De system som ligger närmast CFO är givetvis de administrativa systemen för HR,  inköp, fakturering och huvudbok till koncernrapportering med planering och styrning.

– Hitta en leverantör som kan leverera helheten, är global och täcker de geografiska områden du opererar i samt har en skalbar och kostnadseffektiv lösning.

Monica Sears

Monica Sears

Monica Sears har en bakgrund som revisor på PwC och har därefter arbetat över 15 år med affärssystem, koncernrapportering och likviditetsplanering. Hon är idag lösningsansvarig för UNIT4 Financial Performance Management.