Unit4
Blogg

Avtal på papper - snart ett minne blott

Publicerat av  Agneta Sääf

Elektroniska avtal spar tid och pengar i fastighetsbranschen

Utvecklingen mot elektroniska avtal går i snabb takt, även i en normalt så konservativ bransch som fastighet och bostäder. Inte så konstigt kanske, med tanke på att hanteringen av ett enda avtal i pappersform kostar från 300 kronor och uppåt, med alla manuella insatser som krävs!

Drivkrafterna och fördelarna är flera:
- Tekniken är idag väl utvecklad, med digitala underskrifter, färdiga avtalsmallar och säker arkivering
- Juridiskt är elektroniska avtal (minst) lika säkra och rättsligt hållbara som avtal på papper
- Färdiga mallar för alla slags hyresavtal finns att köpa online, både för lokal nedladdning och för elektronisk användning
- Användarna är mogna – hyresgäster, butiksägare och andra avtalsparter är numera vana att godkänna avtal på nätet och har lätt att se fördelarna
- Fördelar som i korthet är att man spar rejält med både manuella arbetsinsatser, tid och pengar

Samarbete med e-legitimationsutfärdare
Inom fastighets- och bostadsbranschen tog användningen av elektroniska hyresavtal fart på allvar efter att tjänsten Fastighetsägarna Dokument lanserats, och efter det smarta tjänster inom elektronisk signering och avtal online, genom specialistföretag som samarbetar med olika e-legitimationsutfärdare.
Ett av de här e-avtalsföretagen är svenska Egreement som erbjuder en molnbaserad plattform för signering och hantering av elektroniska avtal. Företaget samarbetar med Fastighetsägarna, så kunderna kan välja fritt mellan alla Fastighetsägarna Dokuments många standardavtal och bilagor, för elektronisk användning och signering.
Några av de vanligaste frågorna kring elektroniska avtal gäller hur arkiveringen går till och om avtalen är lika legalt hållbara som traditionella avtal på papper.

Minst lika juridiskt hållbara som pappersavtal
– När det gäller det juridiska är elektroniska avtal minst lika hållbara som pappersavtal, säger Andrés Küchler, kundansvarig på Egreement De digitala dokumenten är ju svårare att förfalska, med tidsstämplar, IP-nummer och verifierbar lagring i system och arkiv.
Lagringen sker i molnet, med säker backup. Hela signerings- och avtalslösningen kan också användas ”indirekt” i form av en sömlös integration i Property Management- och ERP-system. Då sker lagringen dubbelt, både i signerings- och avtalsföretagets och i programleverantörens molnmiljöer.
Oavsett om Egreements plattform används av direktkunder eller indirekt som del i ett större system, ingår funktioner och arbetsflöden för signering, utskick av bekräftelser och påminnelser till avtalspartners, identitetskontroll och verifiering av firmatecknare, samt naturligtvis arkivering.

Sammanhållet gränssnitt
– Med vår avtalstjänst integrerad i Property Management-systemet kan fastighetsföretag och deras hyreskunder jobba och kommunicera genom ett enda sammanhållet gränssnitt. Där har de tillgång till både fastighetshanteringen, Egreements e-avtalstjänster och Fastighetsägarna alla dokumentmallar. Smidigare och smartare än så blir det knappast för ett fastighetsföretag att arbeta med elektroniska hyresavtal.

Länkar:
Fastighetsägarna dokument: http://www.fastdok.se/
Om elektronisk avtalsjuridik: http://www.xn--avtalsrtt-12a.com/images/stories/017318_001_ELEKTRONISK_CH_01.pdf

Agneta Sääf

Agneta Sääf

Agneta Sääf är utbildad civilekonom och arbetar på Unit4 sedan 2002. Agneta har arbetat i ett antal fastighetsbolag i olika ekonomiroller och har en gedigen erfarenhet av Unit4  lösningar för fastighetsbranschen.