Unit4
Blogg

Ny teknik höjer ribban för fastighetsägarna

Publicerat av  Agneta Sääf

Om digitalisering, automatisering och kundnära interaktion med kommersiella hyresgäster

Den digitala transformationen rullar på allt snabbare i hela samhället och näringslivet. En del branschkännare menar dock att fastighetsbranschen är på väg att halka efter i utvecklingen.  

Varför är fastighetsbranschen sen i sin digitalisering?
För fastighetsägare med många kommersiella hyresgäster känns fördelarna kanske inte
lika självklara som då man har direkt kommunikation och interaktion med privata hyresgäster. Frågorna är många, och osäkerheten är ofta stor:

- Vill företag verkligen ha appar att logga in på?
- Vill man som hyresvärd visa all information för den kommersiella hyresgästen, till exempel i avtalen?
- Är de kommersiella hyresgästerna rädda för att lagra känslig affärsinformation digitalt i molntjänster?

​Dessutom än fastighetsvärlden av tradition konservativ, kanske delvis för att besluten är tunga och de finansiella tidsperspektiven är längre än i andra branscher. Samtidigt har dessa företag minst lika mycket att vinna på att hänga med i den digitala utvecklingen.
En firmatecknare som ska skriva under ett avtal kan till exempel vara på resa, eller till och med vara stationerad i ett annat land, och signera hyresavtalet digitalt. Många lokala hyresgäster föredrar också att få sina fakturor elektroniskt inlästa i sina leverantörsreskontror. Och varför skulle inte företag kunna ha nytta av att snabbt skapa och följa upp sina ärenden med hyresvärden i ett mobilt, digitalt format?

Kommersiella lokaler ställer speciella krav
Bolag som hyr ut kontors- och butiksytor måste dessutom kunna anpassa, hantera, förlänga och ibland omförhandla olika typer av hyresavtal så smidigt och effektivt som möjligt. Utmaningen är då att kunna kombinera överblick och enkel hantering med ständig anpassning.

Det handlar även om att optimera framtida hyresintäkter i samband med att ett kontrakt sägs upp. Ett uppsagt kontrakt genererar lediga ytor som kan hyras ut i sin helhet eller i mindre delar. Kanske omdisponeras för att passa den nya hyresgästen. Att historiskt kunna följa vem som hyrt vad är nödvändigt, inte minst ur ett momsperspektiv. Och att förenkla hanteringen av allt detta, samtidigt som man behåller kontrollen, ställer höga krav på det administrativa systemet.
Många fastighetsägare och förvaltare med inriktning på kommersiella lokaler använder generiska affärssystem, med eller utan tillval för fastighetsbolag. Andra har investerat i dedikerade fastighetssystem. Och en del står just nu i valet och kvalet, vilken väg de ska gå.  

Flera faktorer styr valet av system
Lösningarna kan se väldigt olika ut beroende på fastighetsbeståndets storlek och vilken typ av hyresgäster man har. Faktorer som talar för ett relativt omfattande ERP-system, kombinerat med effektiv hantering av hyresdebitering, är bland annat:

- En avancerad budgetprocess som involverar många olika medarbetare
- Många hyresgäster med komplicerade hyresavtal
- Ett stort antal legala enheter
- Fastigheter i flera länder med olika valutor
- Komplexa avskrivningsmetoder
- Fastighetsbestånd med stor variation ur värderingssynpunkt
- Stora transaktionsflöden, många intag och försäljningar.

"Det nya normala"
En hållbar lösning ska inte bara klara av alla relevanta områden – från ekonomi och hyresadministration till fastighetsskatt och moms, teknisk förvaltning och ärendehantering. Den ska också kunna simulera uthyrning av eventuella vakanser och olika typer av investeringsprojekt.

Tre specifika frågeställningar som i digitaliseringens och transformationens tidevarv  sysselsätter allt fler fastighetsbolag är dock mobiltet, automation och social interaktion.

Mobilitet handlar, liksom inom andra verksamhetsområden, i hög grad om självservice och flexibilitet. Det kan i detta fall till exempel handla om smidigare kontraktsförändringar via en lättillgänglig portal.

Snabb och flexibel service via nätet är idag ”det nya normala” inom alla tänkbara områden. Många ser även ärendehantering via mobila gränssnitt som en självklarhet. Det gäller att hålla ordning på bokade möten, dokumentation över överenskommelser, fånga upp önskemål och behov av att hyra mer och att i största allmänhet ge kunderna en unik service så de stannar kvar som hyresgäster.

Steg för steg kommer allt fler funktioner dessutom att kunna automatiseras. Det gäller även hanteringen av ritningar och omfattande eller komplexa dokument. Den är ofta både tidskrävande och kostsam, och den manuella hanteringen ökar risken för fel.

Ytterligare en faktor att räkna med är den successiva internationalisering som bland annat innebär att företag med fastigheter i flera länder måste anpassa sig till lagstiftning och andra regelverk i flera länder. Där finns det mycket att vinna med ett gemensamt, genomtänkt fastighetssystem där man redan från början har tagit hänsyn till detta.

Läs mer om Property Management >>

Agneta Sääf

Agneta Sääf

Agneta Sääf är utbildad civilekonom och arbetar på Unit4 sedan 2002. Agneta har arbetat i ett antal fastighetsbolag i olika ekonomiroller och har en gedigen erfarenhet av Unit4  lösningar för fastighetsbranschen.