Unit4
Blogg

Tydligt arbetssätt och lägre risk med MAP på Arcona

Publicerat av  Agneta Sääf

Byggsektorn har sedan många år haft en mycket hög kostnadsutveckling jämfört med ekonomin i helhet. Arcona, ett byggföretag som startade 1985 under namnet Philipson Construction och idag ägs av Veidekke. Med ett tidigt engagemang från alla inblandade, ett öppet och lyhört ledarskap, och ett tydligt strukturerat arbetssätt inspirerat av Lean minskar man risker, sänker kostnader och ökar kvaliteten. Sedan 2010 använder Arcona MAP från Unit4.

– Vi har cirka 100 personer som på ett eller annat sätt är inne i systemet och registrerar, uppdaterar och hämtar information. Precis som på många andra företag hade vi tidigare olika Excel-ark där vi försökte styra projekten och kostnaderna men det var helt enkelt för komplext och riskabelt, säger Fredrik Viklund, projektchef på Arcona. 

Vi möter Fredrik i Huddinge utanför Stockholm där Arcona bygger en skola. Han ansvarar för hela projektet; att på uppdrag av det kommunala fastighetsbolaget bygga en toppmodern skola anpassad för nya typer av pedagogik. Fredrik tillbringar också den mesta tiden ute på de byggen han ansvarar för eftersom han anser att kommunikationen blir bäst ansikte mot ansikte.

– Byggprojekt är enormt komplexa. Som totalentreprenör ansvarar vi för att allt ska fungera, från projektering till överlämning. Under arbetets gång kan det handla om ett mycket stort antal entreprenörer och leverantörer, med hundratals miljoner i materiel, som ska upphandlas till rätt pris och planeras in på ett optimalt sätt för att vi ska gå i mål på exakt den kostnad vi räknat på i offerten.

På Arcona utgår arbetet från den anbudskalkyl som tas fram i systemet vid projektets start. Därigenom minskar man också risken för avvikelser från den ursprungliga budgeten. Resultatet är att Arcona levererar i tid, på budget och exakt enligt den kvalitét som kunden har beställt. 

Som alla projektledare vet går det inte att eliminera risken för problem som kommer att påverka arbete, tidsplanen och kostnaderna. Däremot går det enligt Fredrik att minimera riskerna och att se till att man har utrymme för att hantera problemen. Även här hjälper Arconas sätt att arbeta genom att den täta dialogen och öppna kommunikationen med alla inblandade gör att potentiella problem kan identifieras i god tid, samtidigt som man tillsammans kan arbeta fram lösningar innan det hinner drabba tidplan eller budget.

– För att det ska fungera att arbeta så som vi gör måste alla ha tillgång till uppdaterad och enhetlig information kring allt som rör deras ansvarsområden. När något händer som kan påverka planen ser vi det direkt och kan börja räkna på olika lösningar och hur de ändrar förutsättningarna och ta upp det med kunden, leverantörer och entreprenörer som är inblandade. 

Utmaning: Hur få bättre kontroll, minskad risk och stöd för LEAN?
Det kan vara över 100 personer på Arcona och hos partners som går in och arbetar i MAP på olika sätt. Med hemmasnickrade Excel-kalkyler som användes tidigare var informationen spridd på olika platser och små fel i kalkylerna fick enligt Fredrik stora effekter. 

Det var helt enkelt ineffektivt och kostade företaget både mantimmar och pengar när projekten fördyrades. Lean är ett synsätt som bygger på biltillverkaren Toyotas arbetsmodell som bygger på bland annat ständig förbättring och kommunikation. Eftersom Lean ska genomsyra hela företaget tittade man också på hur man skulle kunna arbeta med ett IT-system som stöttade arbetssättet. En upphandlingskonsult engagerades och efter en utvärdering valdes MAP från Unit4.

Professionaliserad projektstyrning med ett integrerat system 
– Det fanns flera skäl till att MAP passade oss bäst. Dels kör vi hela systemet med kalkyl, kostnad och inköp. Det ger oss samordningsvinster, garanterar att man alltid arbetar med uppdaterad och korrekt information, och gör vårt arbete mycket enklare. Dels har vi Unit4 Business World (tidigare Agresso) som affärssystem vilket ytterligare förenklar processerna kring affärsstyrningen. 

Enligt Fredrik Viklund räknar Arcona på allt, hela tiden. Varenda resurs, leverans och annat som påverkar projektets utgång. Och MAP gör det enkelt. En sak som han också återkommer till är att MAP stöder hur Arcona vill arbeta. Men det är inte så att Arcona enbart anpassat sig till MAP – det handlar även om anpassningar av systemet som Unit4 på uppdrag av Arcona tagit fram och implementerat. Men Fredrik efterfrågar ännu större flexibilitet.

– När man andas och lever MAP som vi gör dyker det hela tiden upp saker man skulle vilja göra annorlunda. Det ligger ju även i Lean-filosofin – att ständigt sträva efter förbättringar. Därför har vi en lista med nya och ändrade funktioner som vi vill att Unit4 tar tag i inför nästa uppdatering men samtidigt inser vi att vi inte är den största kunden så vi får kanske ge oss till tåls ett tag till. 

Bland de funktioner som Fredrik Viklund efterfrågar finns bättre valmöjligheter för prognoser och starkare presentationsmöjligheter – funktioner som enligt Unit4 kommer att finnas i MAP Analys som är under utveckling. 
- Ett integrerat system för kostnadskontroll, planering och inköp är en förutsättning för att kunna arbeta så effektivt som Arcona gör, säger Fredrik Viklund, projektchef på Arcona.

Läs mer om MAP >>
 

Agneta Sääf

Agneta Sääf

Agneta Sääf är utbildad civilekonom och arbetar på Unit4 sedan 2002. Agneta har arbetat i ett antal fastighetsbolag i olika ekonomiroller och har en gedigen erfarenhet av Unit4  lösningar för fastighetsbranschen.