Blogg

Shared Services tar inte ifrån dig kontrollen

Publicerat av  Stefan Löfgren

Även om de finansiella funktionerna flyttas ut ur lokalerna där du arbetar, betyder det inte att du som ekonomichef förlorar kontroll av ekonomistyrningen. De operativa verksamheterna behöver ledning lika mycket som tidigare. Skillnaden är att de ekonomiska processerna utvinns från de enskilda enheterna i verksamheten. Den nya övergripande ekonomiavdelningen är förstås helt beroende av direktiv från dig för att kunna fungera så lönsamt som möjligt.

Mer tid för analys och rapportering

Syftet med shared services är att skapa mer effektiva och rationella processer och att uppnå lägre kostnader. En förväntad vinst med en sådan specialiserad enhet är dessutom att man kan flytta större delen av fokus från löpande transaktioner till analys och rapportering, både för din enhet och för företaget som helhet.

Dessutom kan transaktioner utföras mycket effektivare. Låt oss säga att du är ansvarig för 15 företag, som alla kommer att driva rutinaktiviteter som reseräkningar, lön och fakturering. Det finns minst 45 aktiviteter som företagen måste följa. I ett Shared Service-center kommer alla dessa transaktioner istället att göras en gång för alla företag. Det ger dig enklare överblick och inte minst är det mer kostnadseffektivt.

All transaktionsdata samlas på ett ställe och du har lättare tillgång till informationen för hantering och analys av de finansiella förutsättningarna - både inom den del av verksamheten som du är ansvarig för och av företaget som helhet.

Ny teknik för siffrorna närmre

Om vi går 15 år tillbaka i tiden upplevdes en centralisering av ekonomifunktionerna lätt som ett misslyckande. Ledningen kände att de förlorade viktig insikt och kontroll av verksamheten. De kunde inte längre få ”hands on” information direkt från dotterbolagen utan statiska månadsrapporter som skulle kommenteras.

Idag har vi genom digitaliseringen fått en helt annan närhet till siffrorna. Här får du inte månatliga översikter, utan analyser och information i realtid om den ekonomiska utvecklingen i företaget. Det gör det möjligt att omedelbart upptäcka dyra och andra speciella skillnader.

Digitalt work-flow

Du kanske kommer ihåg den analoga starten på det så kallade work-flow. Då allt var i pappersformat och insatta i pärmar som skulle transporteras mellan enheterna. Då rätt personer skulle gå igenom och underteckna rätt papper. Inte särskilt effektivt.

Idag talar vi om digital självbetjäning i arbetsflödet. Medan den första webbklienten öppnas för att godkänna fakturor och reseräkningar, kan du även skapa kunder, registrera leverantörer och distribuera rapporter utan geografiskt nära kontakt med finansiella kolleger. I praktiken finner vi att centraliseringen av de finansiella funktionerna ger en decentralisering av tjänsterna. Det underlättar användarnas tillgång till var de befinner sig.

Skit in – skit ut

Centraliseringen av ekonomiavdelningen ställer inte bara krav på att Shared Service-centret levererar korrekt och snabb information tillbaka till företaget. Om inte användarna i verksamheten rapporterar in rätt siffror, kunddata och reseräkningar blir det svårt för centret att uppfylla detta krav.

Med ett Shared Service-center får du tjänster av högre kvalitet, information i realtid, och bättre åtkomst. Det ger ett säkrare grepp om ekonomisk förvaltning och därmed grunden för lägre stressnivåer och bättre resultat.

Vill du veta mer? Läs rapporten "Delad ekonomifunktion sparar pengar" där Radar fördjupar sig ännu mer i ämnet.

Stefan Löfgren

Stefan Löfgren är Försäljningschef på Unit4 där han har arbetat i olika ledande befattningar sedan 2006 bl.a. som ansvarig för Customer Services. Dessförinnan har han erfarenheter från flera internationella koncerner som Saab, Philips, ABB, och Bravida. Stefan är utbildad Civilingenjör kompletterad med en Ekonomiutbildning.