Blogg

När blir det lönsamt med Shared Services?

Publicerat av  Stefan Löfgren

Shared Services används mest av stora företag samt av mindre företag med flera juridiska enheter som har nytta av ett gemensamt affärssystem. Det finns inget självklart svar på när det kommer att löna sig med Shared Services, men företag som har en gruppstruktur kan relativt snabbt tjäna på en sådan omstrukturering.

Innan du överväger att börja använda Shared Services kan det vara lämpligt att först titta på ditt företags struktur. För att det ska vara lönsamt ser man att det finns en koncernstruktur som består av flera olika företag. Typiska aktörer är entreprenörer, media och fastighetsbolag med flera juridiska enheter.

En koncern med ett mindre antal företag men många självständiga divisioner kan också dra nytta av att samla företagsuppgifter i ett gemensamt servicecenter. Ett exempel är Telenor, som jobbar med både bredband, mobil och fast telefoni. Här talar vi om helt olika tjänster samtidigt som alla enheter har behov av en mängd olika administrativa tjänster som koncernen valt att samordna.

För bolag med en koncernstruktur

Om du tycker att det är en liten överdrift att jämföra din verksamhet med Telenors så finns det flera goda exempel för mindre bolag. Till exempel ett börsnoterat bolag med 200 anställda. Där har det visat sig vara både nyttigt och lönsamt att samla ekonomi, löner och redovisning i ett enda center. Bolaget hade 15 olika företag runt om i landet med olika affärssystem och praxis. Man hade kvar huvudkontoret i Stockholm, medan  företagstjänsterna förlades till ett Shared Services-center i annan ort, där det var lättare att hitta stabil expertis till rimligare kostnad än i huvudstaden. Det upprättades en professionell miljö, enhetlig praxis och förenklade procedurer. Snart visade man upp vinster i form av högre kvalitet och ökad lönsamhet.

Utan att kunna ge några exakta definitiva svar, så kan vi dra slutsatsen att det krävs en viss storlek och komplexitet för att Shared Services ska löna sig. Men verksamheten behöver inte ha 1000-tals personer på lönelistan.

Tänk kompetens och kvalitet

Det går inte att förneka att lönsamhet handlar om framåt sänka kostnaderna och då i många fall fråga om att minska såväl antalet anställda som antalet leverantörer, effektivisera support- och underhållsavtal samt sanera system. Naturligtvis måste företaget ta itu med de mänskliga konsekvenserna av en konsolidering utan att för den skull sätta övertalighet i fokus för processen. Det är bättre att lägga upp en bra plan för hur övertalighet ska hanteras på ett ordnat och rättvist sätt och att lägga tyngdpunkten på dokumentation av de fördelar som följer med högre kompetens och tjänster av bättre kvalitet. När en bättre ekonomisk styrning förbättrar lönsamheten bidrar detta också till att säkra arbetsplatser.

Förberedelser

Bra förberedelser är en grundläggande förutsättning för att lyckas med införandet av Shared Services. Det handlar inte bara om att dokumentera ekonomiska vinster, utan lika mycket om att förbereda och motivera organisationen för de förändringar som blir följden - som att erbjuda korrekt information och utbildning till alla inblandade parter.

Kvalitetsmedvetenhet

Genom att införa skärpta affärsprocesser, beskriva tydliga gemensamma metoder, lämna bra rapporter och ge enklare tillgång till användbar information kan Shared-Services bidra till högre kvalitet i hela företaget och även ge en pedagogisk och uppstramande effekt på verksamheten som helhet. 
Genom att inrätta ett Shared Services-center blir ökad kvalitetmedvetenhet både en förutsättning för framgång och en betydande vinst av bra genomförande.

Vill du veta mer? Läs rapporten "Delad ekonomifunktion sparar pengar" där Radar fördjupar sig ännu mer i ämnet.

Stefan Löfgren

Stefan Löfgren är Försäljningschef på Unit4 där han har arbetat i olika ledande befattningar sedan 2006 bl.a. som ansvarig för Customer Services. Dessförinnan har han erfarenheter från flera internationella koncerner som Saab, Philips, ABB, och Bravida. Stefan är utbildad Civilingenjör kompletterad med en Ekonomiutbildning.