Blogg

När passar det med Shared Services?

Publicerat av  Urban Danielsson

Fler och fler företag överväger att införa shared services. Skälen är många, och här tittar vi på några av dem.

Några faktorer som får företag att välja shared services:
  • Globalisering och konkurrens ställer högre krav på kostnads- och kvalitetsutveckling.
  • Verksamheten saknar standardiserade system, vilket komplicerar nödvändiga integreringar och digitalisering av affärsprocesser.
  • Företaget är för beroende av silo-tänkande BackOffice-funktioner.
  • Toppadministrationen saknar styrinformation på grund av otillräckliga analysverktyg.
  • BackOffice- och stödfunktioner har ökat i storlek och kostnad utan en synlig inverkan på resultatet.
  • Verksamheten har konsoliderat och/eller förvärvat andra företag.

Shared services passar där funktionen kan ersätta flera olika existerande delar, vilket innebär att det passar bäst för lite större och mer komplexa organisationer. Dessa organisationer har ofta stora volymer av till exempel lön och bokföring. Ju mer standardiserade och generella servicekrav, desto större är sannolikheten för att tjänsten är lämplig att implementera i ett shared service-center.

Ekonomifunktionen hamnar ofta i fokus när det kommer till shared services, men funktioner som personal (HR) och IT är även typiska kandidater. Några vanliga områden inom ekonomi är till exempel redovisning, fakturering och bokföring. Exempel på områden inom HR som är lämpliga för shared services är lön, rekrytering och försäkringar.

Fördelar för storskaliga verksamheter med volymdrivna tjänster:
  • Arbetet utförs på samma sätt över affärsenheterna.
  • Kundernas krav är i stort sett vanliga för alla enheter.
  • Uppgifterna är repeterbara och rutinmässiga.
  • Det är enkelt att genomföra bästa praxis från olika affärsenheter till ett shared service-center.
  • Det är möjligt att automatisera stora delar av processen genom användning av gemensam teknik vilket ger stordriftsfördelar vid hög transaktionsvolym.
  • Det inte finns relevanta restriktioner avseende lagstiftning, arbetsmiljö, anställningsavtal eller kollektivavtal.
  • Kandidaten har ett betydande antal anställda och/eller avdelningar.
  • Den ekonomiska risken är låg.
     

Vill du veta mer? Läs rapporten "Delad ekonomifunktion sparar pengar" där Radar fördjupar sig ännu mer i ämnet.

Urban Danielsson

Urban Danielsson är lösningsarkitekt på Unit4 och arbetar med Unit4s produkter, främst Unit4 Business World, för att säkerställa att kundernas och marknadens behov kan uppfyllas på bästa sätt. Han har arbetat inom detta område under många år och har tidigare varit konsult och projektledare för implementeringar av affärssystem. Utbildad ekonom och har erfarenheter från de flesta branscher från offentlig sektor till projektorienterade verksamheter