Unit4
Blogg

Digitala överenskommelser med dina hyresgäster

Publicerat av  Agneta Sääf

Digitalisering är i ropet idag,  i alla sammanhang och vem vill inte vara digital?

Men man måste även ställa sig frågan varför, vad finns det för vinning i att digitalisera, att lagra dokument i en molntjänst - kanske de viktigaste dokumenten man har i sin affärsverksamhet?
Kan allt digitaliseras och kan man i så fall tjäna pengar på det eller något annat som tid och säkerhet, eller är det bara så att man är med och är "modern" – digital?

Som systemleverantör stöter jag på detta dagligen – kunderna vill bli mer och mer digitala och vill i möjligaste mån digitalisera så mycket som möjligt. Samtidigt  kommer det nya regelverk kring t. ex. GDPR som får kunderna att inte bara vilja vara modernt digitala utan också ”compliant” dvs. det måste vara säkert.
I fastighetsbranschen finns det mängder av möjligheter att digitalisera i verksamheten bl.a. genom att digitalt signera hyreskontrakten.
Det tidigare arbetssättet var krångligt och tog tid;  Efter omförhandlingen skulle man hitta rätt tillfälle att träffa "rätt" person för att då få en underskrift på kontrakten samt på alla bilagor - av både hyresgästens firmatecknare och av hyresvärdens. Det var inte ens säkert att hyresgästens firmatecknare satt i Sverige, utan avtalet och alla bilagorna skickades då per post till världens alla hörn och därefter inväntade man på att det signerade avtalet skulle returneras. När det signerade dokumentet väl kom i retur, scannade man det till sitt fastighetssystem och länkade till avtalet. Det är klart att det tog tid!

Idag finns som tur är möjligheten att skicka ett mail med avtalet inklusive bilagor i en länk till ett digitalt arkiv som är lätt att nå och som kan signeras på en sekund med exempelvist mobiltbank-ID, SMS eller med en digitalt skriven signatur. Så fort avtalet är signerat finns det lagrat som en pdf. i ditt fastighetssystem med en länk till det digitala arkivet - automatiskt!
Det är klart att det går fortare på detta sätt!

Men säkerheten då, tänk om nån hackar sig in och stjäl alla avtal?
Ja, trots att alla vill vara digitala nu förtiden – för det är framtiden – så finns det en rädsla för säkerheten. Det är mänskligt att vara rädd för det som är nytt och säkerhet är något som den digitala världen tar på mycket stort allvar. Allt kan hända, men även pappersoriginal kan stjälas och bli förstörda.

Jag tror att om vi med nyfikenhet omfamnar nya digitala lösningar,  vad än det må vara, så ser vi vilka fantastiska fördelar det är att ha allt samlat på ett och samma ställe. Det går att göra så mycket med ”ett klick” att vi inte kan låta vår rädsla hindra oss från att vara – modernt digitala.

Vill du också bli digital och få veta mer om våra systemlösningar för fastighetsbolag? Läs mer >>

Agneta Sääf

Agneta Sääf

Agneta Sääf är utbildad civilekonom och arbetar på Unit4 sedan 2002. Agneta har arbetat i ett antal fastighetsbolag i olika ekonomiroller och har en gedigen erfarenhet av Unit4  lösningar för fastighetsbranschen.