Unit4 privacy policy

  • English

    Unit4 N.V. and its affiliated companies (“Unit4”), collect personal data of (the employees of) our customers and visitors of our websites whilst providing our services.

    Unit4 processes your data with due care, in accordance with all applicable laws and regulations. Our privacy policy explains what data we process, how we do that and how you may object to the processing of your personal data. This privacy policy may be updated from time to time. You can find the current version on our website www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy.

    1. WHEN DOES THIS PRIVACY POLICY APPLY?

    1.1 This privacy policy applies to all personal data that Unit4 processes during the execution of our services, including the personal data of visitors of the Unit4 websites.

    2. WHO IS THE CONTROLLER OF THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA?

    2.1 The controller of the processing of the personal information is Unit4 N.V., Stationspark 1000, Sliedrecht ( contact address: P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Netherlands).

    3. WHAT PERSONAL DATA DO WE PROCESS?

    3.1 We may collect and process information in several ways:

    i) Information you give to us, such as name, home address, phone number, date of birth and email address (or those of your employees or customers); and

    ii) Information we get from your use of our services and your visit of our websites, such as name, date of birth, home address, , e-mail address, IP-address banking account and social security number of your employees. We also process your preferences for certain products and services.

    3.2 Cookies

    We use various technologies to collect and store information when you visit a Unit4 website, including cookies. Cookies allow us to calculate the aggregate number of people visiting our websites and monitor the use of the websites. This helps us to improve our websites and better serve our users. We also use cookies that make the use of the website easier for you, for example by remembering usernames, passwords and (language) preferences. Cookies do not allow us to gather any personal data about you and we do not intentionally store any personal data that your browser provides to us by your cookies. We also use tracking and analytics cookies to see how well our services are being received by our users. For more information about cookies and how to manage them, we refer to our Cookie Policy.

    4. USING YOUR PERSONAL INFORMATION – PURPOSES AND USE

    Unit4 uses the data we collect for:

    4.1 Services

    Unit4 processes your personal data in the first place to be able to deliver our services to you. We use the data for example to send an invoice or maintain our relationship with you. We also use the data to answer any of your requests for information or to judge your application.

    4.2 Engagement of third parties

    Unit4 may engage other parties to perform (part of) our services to you. To the extent that these third parties need access to personal data to perform such services, Unit4 has taken the appropriate contractual and organisational measures to ensure that your data are processed exclusively for the purposes specified in this privacy policy and in accordance with all applicable laws and regulations.

    4.3 Marketing and sales activities

    As a customer of Unit4, we are happy to make offers for our products and services (including after termination of the contract with you). We do this by phone, email or mail, unless you object to this.

    4.4 Processing of your data on Unit4 websites

    We collect and use your personal data on our websites in the first place to deliver our (web) services and communicate with you. Your data are also used for research and analysis to improve our services and our websites. We may also use your data entered on our websites in certain cases to send information by e-mail about other services of Unit4 to you, provided that you have given us consent for that.

    5. SHARING

    We do not share your personal data with third parties outside of Unit4 unless one of the following circumstances applies:

    5.1 With your explicit consent

    We may share your personal data with third parties outside Unit4 when we have your explicit consent to do so. You have the right to withdraw this consent at all times.

    5.2 For external processing by third parties engaged by Unit4

    We may provide your personal data to our affiliates or other trusted businesses or persons to process it for us, based on our instructions and in accordance with our privacy policy and any other appropriate obligations of confidentiality and security measures.

    5.3 For legal reasons

    We may share your personal data with third parties outside Unit4 if we have a good-faith belief that access to and use of the personal data is reasonably necessary to:

    i) meet any applicable law, regulation, and/or court order;

    ii) detect, prevent, or otherwise address fraud, security or technical is-sues; and/or

    iii) protect the interests, properties or safety of Unit4, our users or the public as far as in accordance with the law.

    5.4 We may share aggregated, non-personally identifiable data with our partners, like advertisers, or the public. For example, we may share information publicly to show trends about the general use of our services.

    5.5 If Unit4 is involved in a merger, acquisition or asset sale, we will continue to ensure the confidentiality of all personal data. We will give notice to all customers concerned be-fore the personal data are transferred or become subject to a different privacy policy.

    6. STORAGE PERIOD

    6.1 Unit4 does not store your personal data longer than is legally permitted and necessary for the purposes for which the data were collected. The storage period depends on the nature of the information and the purposes of processing. The maximum period may therefore vary per use.

    7. ACCESS, RECTIFICATION AND DELETING OF PERSONAL DATA

    7.1 Unit4 offers you access to the personal data we process. This means you can contact us asking us to inform you about your personal data that we have collected and processed and the purposes such data are used for. You may request such access by sending a letter or e-mail, including your name, address, phone number and a copy of a valid ID to Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Netherlands or privacy@unit4.com. If request access to personal data in a cookie, you have to enclose a copy of the said cookie.

    7.2 If you believe we are holding inaccurate personal data, please contact us so we can correct the data. You can contact us by sending a letter or e-mail , including your name, address, phone number and a copy of a valid ID to Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Netherlands or privacy@unit4.com. You will receive a response in writing within 4 weeks.

    7.3 You may also ask us to delete your personal data from our systems. We will comply with such request unless we have a legitimate ground to not delete the data. After the data have been deleted, we may not immediately be able to delete all residual copies from our active servers backup systems.

    7.4 We may reject requests that are unreasonably repetitive, require disproportionate technical efforts or have disproportionate technical consequences, risk the privacy of others, or would be extremely impractical.

    7.5 We may charge you a maximum of EUR 4,50 to cover the costs to comply with your request to access or rectification.

    8. RIGHT TO OBJECT

    8.1 You may object to certain use of your personal data if such data are processed for other purposes than necessary for the performance of our services or for compliance with a legal obligation. You may also object any further processing of your personal data after prior given consent.

    8.2 You can object to the processing of your personal data by sending a letter or e-mail to Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Nether-lands or privacy@unit4.com to what kind of processing of your personal data you object. You will receive a response in writing within 4 weeks.

    8.3 If you object to the further processing of your personal data, this may lead to fewer possibilities to use our websites and other services.

    9. INFORMATION SECURITY

    9.1 We take all reasonable, appropriate security measures to protect Unit4 and our customers from unauthorised access to or unauthorised alteration, disclosure or destruc-tion of personal data we hold.

    9.2 Should despite of the security measures, a security breach occur that is likely to have negative effects to your privacy, we will inform you about the breach as soon as reasonably possible.

    10. APPLICABILITY AND CHANGES

    10.1 Our privacy policy applies worldwide, to all of the services offered by Unit4. This privacy policy is published in Dutch as well as in English. In the event of any differences of interpretation between these versions, the English version is always decisive and binding.

    10.2 Our privacy policy may change from time to time. You can find the current version on our website www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy. We will not reduce your rights under this privacy policy without your explicit consent. If the changes are significant, we will provide a more personal notice.

  • Nederlands

    Unit4 N.V. en haar groepsmaatschappijen (“Unit4”) verzamelen in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens van (de medewerkers van) onze klanten en bezoekers van onze websites.

    Unit4 gaat zorgvuldig met uw gegevens om, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacy policy beschrijven wij welke gegevens wij van u verwerken, hoe we dat doen en hoe u hiertegen bezwaar kunt maken. Deze privacy policy kan van tijd tot tijd wijzigen. Op www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy vindt u de actuele versie van de privacy policy.

    1. WANNEER IS DEZE PRIVACY POLICY VAN TOEPASSING?

    1.1 Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die Unit4 van u verwerkt in het kader van de diensten die Unit4 op de markt brengt, inclusief de gegevens van bezoekers van de websites van Unit4.

    2. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW GEGEVENS?

    2.1 De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Unit4 N.V., Stationspark 1000, Sliedrecht ( contact adres: P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland).

    3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT UNIT4?

    3.1 Wij kunnen gegevens verzamelen en verwerken op de volgende manieren:

    i) Informatie die u aan ons verstrekt, zoals naam, woonadres, telefoonnummer, geboortedatum en e-mailadres (of die van uw medewerkers of klanten); en

    ii) Informatie die wij verkrijgen door uw gebruik van onze diensten of het bezoek aan onze websites, zoals naam, geboortedatum, adres , e-mailadres, IP-adres, bankrekeningnummer en BSN van uw medewerkers. Wij verwerken ook uw voorkeuren voor bepaalde producten en diensten.

    3.2 Cookies

    UNIT 4 gebruikt verschillende technieken om informatie te verzamelen en op te slaan als u onze websites bezoekt, waaronder cookies. Cookies stellen ons in staat om gemiddelde bezoekersaantallen te berekenen en bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij op basis van deze informatie onze website kunnen verbeteren en onze gebruikers beter kunnen helpen. Er zijn cookies die het gebruik van de website voor u makkelijker maken door het onthouden van bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en (taal-)voorkeuren. Wij gebruiken cookies niet om persoonsgegevens te verzamelen over u en wij slaan niet opzettelijk persoonlijke informatie op die uw browser aan ons verstrekt door middel van cookies. Wij gebruiken ook tracking en analytische cookies om de tevredenheid van onze gebruikers bij te houden. Voor meer informatie over het gebruik van cookies en de manier waarop u cookies kunt beheren, verwijzen wij u naar onze Cookie Policy.

    4. VOOR WELK DOEL GEBRUIKT UNIT4 UW GEGEVENS?

    Unit4 gebruikt de gegevens die we verzamelen voor:

    4.1 Dienstverlening

    Unit4 verwerkt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om onze diensten aan u te kunnen leveren. Wij gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld voor het versturen van een factuur en het onderhouden van onze relatie met u. Ook gebruiken wij de gegevens om een informatieverzoek te kunnen beantwoorden of uw sollicitatie te kunnen beoordelen.

    4.2 Inschakelen derden

     

    Unit4 kan derde partijen inschakelen bij het uitvoeren van haar diensten. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot persoonsgegevens heeft Unit4 de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en voor de in deze privacy policy genoemde doeleinden worden verwerkt.

    4.3 Marketing- en verkoopactiviteiten

    We doen graag aanbiedingen voor onze producten en diensten aan onze klanten (ook na beëindiging van het contract). Dit doen we per telefoon, e-mail of post, tenzij u hier bezwaar tegen maakt.

    4.4 Verwerking van uw gegevens op websites van Unit4

    Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens op onze websites in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. Wij kunnen uw gegevens op onze websites ook gebruiken om in bepaalde gevallen (commerciële) informatie per e-mail te kunnen sturen over andere diensten van Unit4, mits u daarvoor toestemming heeft gegeven.

    5. VERSTREKKING AAN DERDEN

    Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden buiten Unit4, tenzij een van de volgende omstandigheden zich voordoet:

    5.1 Met uw uitdrukkelijke toestemming

    Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden buiten Unit4 verstrekken als wij daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

    5.2 Voor verwerking door ingeschakelde derden (onderaannemers)

    Wij kunnen persoonsgegevens aan ons gelieerde partijen of andere vertrouwde partijen verstrekken om deze voor ons te verwerken, uitsluitend volgens onze aanwijzingen en in overeenstemming met onze privacy policy en andere passende geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen.

    5.3 Wettelijke verplichting en andere juridische redenen

    Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden buiten Unit4 verstrekken als wij redelijkerwijs mogen aannemen dat toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens redelijkerwijs nodig is om:

    i) Te voldoen aan wet- en regelgeving en/of een gerechtelijk bevel;

    ii) Fraude, technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken; en/of

    iii) De belangen, eigendommen of veiligheid van Unit4, onze klanten of het publiek te beschermen, voor zover in overeenstemming met de wet.

    5.4 We kunnen geanonimiseerde, niet tot een persoon herleidbare gegevens verstrekken aan onze partners, zoals adverteerders, of maken deze gegevens bekend. Wij kunnen bijvoorbeeld gegevens publiceren die de trend aangeven van het gebruik van onze diensten.

    5.5 Als Unit4 betrokken wordt bij een fusie, overname of activa/passivatransactie, zullen wij de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens waarborgen. Wij zullen u informeren voordat de persoonsgegevens worden overgedragen of onder een ander privacybeleid gaan vallen.

    6. HOE LANG BEWAART UNIT4 UW GEGEVENS?

    6.1 Unit4 bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per gebruik verschillen.

    7. INZAGE, CORRECTIE EN VERWIJDERING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

    7.1 U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt. Een verzoek tot inzage kunt u doen door een brief te sturen of e-mail, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland of privacy@unit4.com . Als het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van de cookie in kwestie mee te sturen.

    7.2 Als u van mening bent dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt hiervoor contact met ons opnemen via Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland of privacy@unit4.com. U ontvangt dan binnen 4 weken schriftelijk antwoord.

    7.3 U kunt ons ook verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk van onze servers en back up systemen verwijderen.

    7.4 Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen, de privacy van anderen in gevaar brengen of uitermate onpraktisch zijn.

    7.5 Unit4 kan u ten hoogste EUR 4,50 als tegemoetkoming in de kosten in rekening brengen om te voldoen aan het recht op inzage en correctie.

    8. RECHT VAN VERZET

    8.1 U hebt de mogelijkheid om u te verzetten tegen gebruik van uw persoonsgegevens als het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Ook als u in een eerder stadium toestemming hebt gegeven, kun u zich verzetten tegen verder gebruik van uw persoonsgegevens.

    8.2 Als u bezwaar wil maken tegen het gebruik van uw gegevens dan kunt u dit ons laten weten per brief of e-mail , gericht aan Unit4 N.V., Corporate Legal Department,P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland of privacy@unit4.com. Indien u bezwaar wilt maken, vermeldt dan in de brief duidelijk tegen welk gebruik van uw gegevens u bezwaar maakt. U ontvangt binnen 4 weken na uw bezwaar van ons een schriftelijk antwoord.

    8.3 Als wij uw persoonsgegevens niet langer mogen gebruiken, kan dit leiden tot minder gebruiksmogelijkheden van onze websites en andere diensten.

    9. INFORMATIEBEVEILIGING

    9.1 Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Unit4 en onze klanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens.

    9.2 Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident.

    10. TOEPASSELIJKHEID EN WIJZIGINGEN

    10.1 Onze privacy policy is van toepassing op alle diensten en websites van Unit4 en geldt wereldwijd. Deze privacy policy wordt zowel in het Nederlands als in het Engels gepubliceerd. Als er tegenstrijdigheden zijn in de uitleg van deze privacy policy, is de Nederlandstalige tekst altijd doorslaggevend en bindend.

    10.2 Wij passen onze privacy policy regelmatig aan. De meest actuele versie is steeds op onze website www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy te vinden. Wij beperken uw rechten niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Wij zullen u ingeval van belangrijke wijzigingen op een meer persoonlijke wijze informeren over de veranderingen.