Blog

Flexibel studeren vraagt om een flexibel studentinformatiesysteem

Door:  Lode Maris

Als kernsysteem van een onderwijsinstelling moet het studentinformatiesysteem helpen om de groei te versnellen, het succes van de studenten vergroten en de effectiviteit van het instituut te verbeteren. Vaak is het echter een van de oudste systemen op de campus die in schril contrast staat met de moderne technologie waarmee studenten en personeel in hun dagelijkse leven mee werken.

Hoewel het hoger onderwijs enorm is geëvolueerd in de afgelopen tien jaar, is er weinig veranderd aan het studentinformatiesysteem. Om de snelle evolutie bij te houden, hebben de meeste instellingen geïnvesteerd in dure aanpassingen en een groot aantal third-party oplossingen geïntegreerd. Dat is zonde van het geld en de moeite, want er zijn uitgebreide cloud-oplossingen voor het hoger onderwijs die de hele levenscyclus van de student kunnen ondersteunen. Eén oplossing moet alle kernprocessen van de onderwijsinstelling en CRM-achtige workflows ondersteunen om een 360 graden beeld van de student te krijgen, gebaseerd op analytics en voorspellende functies.

Moderne systemen gaan verder dan traditionele studentinformatiesystemen (SIS) en bieden een veel bredere dekking van de volledige levenscyclus van studenten. De rijkere big data, verzameld uit de interacties van de studenten op de campus, bieden een veel beter vermogen om de studentervaring, -behoud en -succes te verbeteren. Zo kan een moderne oplossing de signalen van mogelijke uitval of problemen eerder herkennen en automatisch waarschuwen, zodat de instelling beter kan ondersteunen of bijsturen voordat het te laat is. Het verbetert daarnaast de institutionele samenwerkingen, omdat afdelingen met dezelfde oplossing en gegevens werken.

Het verbetert uiteindelijk ook de studentervaring, want momenteel wordt er gewerkt met verschillende bronnen aan informatie op de onderwijsinstelling en met een modern SIS wordt dat op één platform gecombineerd. Dat vereenvoudigt ook het werk van de IT-afdeling, omdat ze dan niet zoveel integratiepunten tussen systemen hoeven te beheren.

Het platform moet daarnaast flexibel genoeg zijn om ook niet-traditionele studenten te ondersteunen. Het SIS moet een onbeperkte flexibiliteit bieden voor cursusinschrijving, zodat de onderwijsinstelling niet meer gebonden is aan specifieke inschrijfperiodes en cursusvormen. De meeste SIS stammen uit een tijd waarin onderwijs uitsluitend werd gegeven tijdens schooluren op de campus, maar de realiteit is dat onderwijs veel meer is afgestemd op de behoefte van de studenten.

Een modern SIS moet daarom ook volwasseneneducatie, trainingen en levenslang studeren ondersteunen, ongeacht de onderwijsvorm. Want ook dat is veranderd ten opzichte van een aantal jaren geleden: studenten kunnen tegenwoordig online les volgen, of een combinatie van klassikaal en online, op eigen tempo, competentiegericht of met Massive Open Online Courses (Moocs).

Er is de loop der tijd dus veel veranderd op de campus en dus moet ook het SIS al die bovenstaande veranderingen kunnen ondersteunen. En wat staat er op ons te wachten in de (nabije) toekomst? Dergelijke oplossingen moeten daarom eenvoudig aanpasbaar zijn aan specifieke processen vanuit de gebruikersinterface en niet andersom. Dat kan bijvoorbeeld ook door met API's te werken, zodat het uitwisselen van gegevens met andere systemen ook mogelijk wordt. Vroeger betekende een verandering namelijk dat de achterliggende softwarecode moest worden herschreven, maar moderne systemen moeten continu aanpasbaar zijn, terwijl er wordt gewerkt met de meest recente versie vanuit de cloud. Dat is voor systeembeheerders nodig, zodat ze meerdere configuraties vanaf één locatie tegelijkertijd kunnen aanpassen.

De onderwijsinstelling wordt door de cloud toekomstbestendig, want het elimineert onnodige kosten en garandeert een goede IT-infrastructuur, zonder dat de IT-afdeling zich zorgen hoeft te maken over hardware, infrastructuur, back-ups, beveiliging, software-updates en het beheer van databases. Het werken vanuit de cloud betekent dat de studenten en personeel werken met de meest recente versie en dus ook de gebruikservaring optimaal is. Zij moeten het gevoel hebben dat het werken met deze oplossing naadloos aansluit op hun behoeften van locatie of het apparaat.

Modern onderwijs draait immers om het faciliteren van de student. Een systeem dat de wensen op de eerste plek zet is daarom hard nodig om studenten aan te trekken, te faciliteren en te behouden, zodat ze goed worden voorbereid op hun toekomst. 

Lode Maris

Lode Maris is actief sinds 2009 voor Unit4. Als verantwoordelijke voor bestaande en nieuwe klanten in België en Luxemburg  adviseert hij vaak CXO’s omtrent allerhande businessprocessen.



Newsletter