Guide de confidentialité Unit4

  • English

    Unit4 N.V. and its affiliated companies (“Unit4”), collect personal data of (the employees of) our customers and visitors of our websites whilst providing our services.

    Unit4 processes your data with due care, in accordance with all applicable laws and regulations. Our privacy policy explains what data we process, how we do that and how you may object to the processing of your personal data. This privacy policy may be updated from time to time. You can find the current version on our website www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy.

    1. WHEN DOES THIS PRIVACY POLICY APPLY?

    1.1 This privacy policy applies to all personal data that Unit4 processes during the execution of our services, including the personal data of visitors of the Unit4 websites.

    2. WHO IS THE CONTROLLER OF THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA?

    2.1 The controller of the processing of the personal information is Unit4 N.V., Stationspark 1000, Sliedrecht ( contact address: P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Netherlands).

    3. WHAT PERSONAL DATA DO WE PROCESS?

    3.1 We may collect and process information in several ways:

    i) Information you give to us, such as name, home address, phone number, date of birth and email address (or those of your employees or customers); and

    ii) Information we get from your use of our services and your visit of our websites, such as name, date of birth, home address, , e-mail address, IP-address banking account and social security number of your employees. We also process your preferences for certain products and services.

    3.2 Cookies

    We use various technologies to collect and store information when you visit a Unit4 website, including cookies. Cookies allow us to calculate the aggregate number of people visiting our websites and monitor the use of the websites. This helps us to improve our websites and better serve our users. We also use cookies that make the use of the website easier for you, for example by remembering usernames, passwords and (language) preferences. Cookies do not allow us to gather any personal data about you and we do not intentionally store any personal data that your browser provides to us by your cookies. We also use tracking and analytics cookies to see how well our services are being received by our users. For more information about cookies and how to manage them, we refer to our Cookie Policy.

    4. USING YOUR PERSONAL INFORMATION – PURPOSES AND USE

    Unit4 uses the data we collect for:

    4.1 Services

    Unit4 processes your personal data in the first place to be able to deliver our services to you. We use the data for example to send an invoice or maintain our relationship with you. We also use the data to answer any of your requests for information or to judge your application.

    4.2 Engagement of third parties

    Unit4 may engage other parties to perform (part of) our services to you. To the extent that these third parties need access to personal data to perform such services, Unit4 has taken the appropriate contractual and organisational measures to ensure that your data are processed exclusively for the purposes specified in this privacy policy and in accordance with all applicable laws and regulations.

    4.3 Marketing and sales activities

    As a customer of Unit4, we are happy to make offers for our products and services (including after termination of the contract with you). We do this by phone, email or mail, unless you object to this.

    4.4 Processing of your data on Unit4 websites

    We collect and use your personal data on our websites in the first place to deliver our (web) services and communicate with you. Your data are also used for research and analysis to improve our services and our websites. We may also use your data entered on our websites in certain cases to send information by e-mail about other services of Unit4 to you, provided that you have given us consent for that.

    5. SHARING

    We do not share your personal data with third parties outside of Unit4 unless one of the following circumstances applies:

    5.1 With your explicit consent

    We may share your personal data with third parties outside Unit4 when we have your explicit consent to do so. You have the right to withdraw this consent at all times.

    5.2 For external processing by third parties engaged by Unit4

    We may provide your personal data to our affiliates or other trusted businesses or persons to process it for us, based on our instructions and in accordance with our privacy policy and any other appropriate obligations of confidentiality and security measures.

    5.3 For legal reasons

    We may share your personal data with third parties outside Unit4 if we have a good-faith belief that access to and use of the personal data is reasonably necessary to:

    i) meet any applicable law, regulation, and/or court order;

    ii) detect, prevent, or otherwise address fraud, security or technical is-sues; and/or

    iii) protect the interests, properties or safety of Unit4, our users or the public as far as in accordance with the law.

    5.4 We may share aggregated, non-personally identifiable data with our partners, like advertisers, or the public. For example, we may share information publicly to show trends about the general use of our services.

    5.5 If Unit4 is involved in a merger, acquisition or asset sale, we will continue to ensure the confidentiality of all personal data. We will give notice to all customers concerned be-fore the personal data are transferred or become subject to a different privacy policy.

    6. STORAGE PERIOD

    6.1 Unit4 does not store your personal data longer than is legally permitted and necessary for the purposes for which the data were collected. The storage period depends on the nature of the information and the purposes of processing. The maximum period may therefore vary per use.

    7. ACCESS, RECTIFICATION AND DELETING OF PERSONAL DATA

    7.1 Unit4 offers you access to the personal data we process. This means you can contact us asking us to inform you about your personal data that we have collected and processed and the purposes such data are used for. You may request such access by sending a letter or e-mail, including your name, address, phone number and a copy of a valid ID to Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Netherlands or privacy@unit4.com. If request access to personal data in a cookie, you have to enclose a copy of the said cookie.

    7.2 If you believe we are holding inaccurate personal data, please contact us so we can correct the data. You can contact us by sending a letter or e-mail , including your name, address, phone number and a copy of a valid ID to Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Netherlands or privacy@unit4.com. You will receive a response in writing within 4 weeks.

    7.3 You may also ask us to delete your personal data from our systems. We will comply with such request unless we have a legitimate ground to not delete the data. After the data have been deleted, we may not immediately be able to delete all residual copies from our active servers backup systems.

    7.4 We may reject requests that are unreasonably repetitive, require disproportionate technical efforts or have disproportionate technical consequences, risk the privacy of others, or would be extremely impractical.

    7.5 We may charge you a maximum of EUR 4,50 to cover the costs to comply with your request to access or rectification.

    8. RIGHT TO OBJECT

    8.1 You may object to certain use of your personal data if such data are processed for other purposes than necessary for the performance of our services or for compliance with a legal obligation. You may also object any further processing of your personal data after prior given consent.

    8.2 You can object to the processing of your personal data by sending a letter or e-mail to Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3528 BJ Utrecht, the Nether-lands or privacy@unit4.com to what kind of processing of your personal data you object. You will receive a response in writing within 4 weeks.

    8.3 If you object to the further processing of your personal data, this may lead to fewer possibilities to use our websites and other services.

    9. INFORMATION SECURITY

    9.1 We take all reasonable, appropriate security measures to protect Unit4 and our customers from unauthorised access to or unauthorised alteration, disclosure or destruc-tion of personal data we hold.

    9.2 Should despite of the security measures, a security breach occur that is likely to have negative effects to your privacy, we will inform you about the breach as soon as reasonably possible.

    10. APPLICABILITY AND CHANGES

    10.1 Our privacy policy applies worldwide, to all of the services offered by Unit4. This privacy policy is published in Dutch as well as in English. In the event of any differences of interpretation between these versions, the English version is always decisive and binding.

    10.2 Our privacy policy may change from time to time. You can find the current version on our website www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy. We will not reduce your rights under this privacy policy without your explicit consent. If the changes are significant, we will provide a more personal notice.

  • Français

    Unit4 N.V. et ses filiales (« Unit4 ») recueillent les données personnelles (des employés) de leurs clients et des visiteurs de leurs sites tout en fournissant des services.

    Unit4 traite vos données avec tout le soin requis, conformément à l'ensemble des lois et réglementations applicables. Notre politique de confidentialité présente les données que nous traitons, la manière dont nous les traitons et celle dont vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles. La présente politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre. Sa version actuelle figure sur notre site www.unit4.com/fr/a-propos/conditions-generales/confidentialite.

    1. DANS QUELS CAS LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ S'APPLIQUE-T-ELLE ?

    1.1 La présente politique de confidentialité s'applique à l'ensemble des données personnelles traitées par Unit4 lors de l'exécution de ses services, y compris les données personnelles des visiteurs des sites Unit4.

    2. QUI CONTRÔLE LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

    2.1 Le contrôleur du traitement des informations personnelles est Unit4 N.V., Stationspark 1000, Sliedrecht (adresse de contact : boîte postale 5005, 3528 BJ Utrecht, Pays-Bas).

    3. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ?

    3.1 Nous pouvons recueillir et traiter les informations de plusieurs manières :

    i) les informations que vous nous donnez, comme votre nom, l'adresse de votre domicile, votre numéro de téléphone, votre date de naissance et votre adresse e-mail (ou ceux de vos employés ou clients) ;

    ii) celles que nous obtenons à partir de l'utilisation que vous faites de nos services et de vos visites sur nos sites, comme le nom, la date de naissance, l'adresse du domicile, l'adresse e-mail, l'adresse IP, le compte bancaire et le numéro de sécurité sociale de vos employés. Nous traitons également vos préférences pour certains produits et services.

    3.2 Cookies

    Nous utilisons différentes technologies pour recueillir et stocker des informations lorsque vous visitez un site Unit4, notamment des cookies. Ils nous permettent de calculer le nombre total de personnes qui visitent nos sites et de surveiller l'utilisation des sites. Cela nous aide à améliorer nos sites et à mieux servir nos utilisateurs. Nous utilisons également des cookies qui facilitent l'utilisation du site pour vous, par exemple en se rappelant les noms d'utilisateurs, mots de passe et préférences (linguistiques). Les cookies ne nous permettent pas de recueillir des données personnelles vous concernant et nous ne stockons pas intentionnellement des données personnelles que votre navigateur nous fournit par le biais de vos cookies. Nous utilisons également des cookies de suivi et d'analyse pour savoir comment nos services sont reçus par nos utilisateurs. Pour plus d'informations sur les cookies et leur gestion, reportez-vous à notre Politique sur les cookies.

    4. UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES – FINS ET UTILISATION

    Unit4 utilise les données qu'elle recueille aux fins suivantes.

    4.1 Services

    Unit4 traite vos données personnelles en premier lieu pour pouvoir vous fournir ses services. Nous utilisons ces données pour envoyer une facture ou entretenir notre relation avec vous, par exemple. Nous les utilisons également pour répondre à vos demandes d'informations ou examiner votre candidature.

    4.2 Engagement de tiers

    Unit4 peut engager d'autres parties afin de réaliser (une partie) des services pour vous. Dans la mesure ou ces parties tierces doivent accéder aux données personnelles pour réaliser ces services, Unit4 a pris les mesures contractuelles et structurelles appropriées pour s'assurer que vos données sont traitées exclusivement aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité et conformément aux lois et réglementations applicables.

    4.3 Activités de marketing et de vente

    Nous sommes heureux de proposer des offres sur nos produits et services à nos clients (y compris après la fin du contrat établi avec vous). Pour cela, nous procédons par téléphone, e-mail ou courrier, sauf si vous vous y opposez.

    4.4 Traitement de vos données sur les sites Unit4

    Nous recueillons et utilisons vos données personnelles sur nos sites en premier lieu pour vous fournir nos services et communiquer avec vous. Vos données sont également utilisées à des fins de recherche et d'analyse, pour améliorer nos services et nos sites. Nous pouvons également utiliser vos données saisies sur nos sites pour vous envoyer, dans certains cas, des informations par e-mail sur d'autres services de Unit4, si nous disposons de votre consentement à ces fins.

    5. PARTAGE

    Nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers extérieurs à Unit4, sauf dans l'un des cas suivants.

    5.1 Avec votre consentement explicite

    Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers extérieurs à Unit4 si nous disposons de votre consentement explicite à ces fins. Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

    5.2 Pour traitement externe par des tiers engagés par Unit4

    Nous pouvons fournir vos données personnelles à nos filiales ou autres sociétés ou personnes de confiance afin qu'elles les traitent pour nous, sur la base de nos instructions et conformément à notre politique de confidentialité et à toute autre obligation appropriée de confidentialité et mesure de sécurité.

    5.3 Pour des raisons légales

    Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers extérieurs à Unit4 si nous pensons en toute bonne foi que l'accès et l'utilisation des données personnelles est raisonnablement nécessaire pour :

    i) satisfaire toute loi, réglementation et/ou décision de justice applicable ;

    ii) détecter, empêcher ou bien répondre à une fraude, un problème de sécurité ou technique ;

    iii) protéger les intérêts, les propriétés ou la sécurité de Unit4, de nos utilisateurs ou du public conformément à la loi.

    5.4 Nous pouvons partager des données agrégées et non personnelles avec nos partenaires, comme les annonceurs, ou le public. Par exemple, nous pouvons partager des informations publiquement pour montrer les tendances de l'utilisation générale de nos services.

    5.5 Si Unit4 est impliquée dans une fusion, une acquisition ou une cession d'actifs, elle continuera à garantir la confidentialité de l'ensemble des données personnelles. Nous préviendrons tous les clients concernés avant la transmission des données personnelles ou leur soumission à une autre politique de confidentialité.

    6. PÉRIODE DE STOCKAGE

    6.1 Unit4 ne stocke pas vos données personnelles plus longtemps que la loi ne l'y autorise et plus que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. La période de stockage dépend de la nature des informations et des fins du traitement. La période maximale peut donc varier selon l'utilisation.

    7. ACCÈS, RECTIFICATION ET SUPPRESSION DES DONNÉES PERSONNELLES

    7.1 Unit4 vous donne accès aux données personnelles qu'elle traite. En effet, vous pouvez nous contacter pour nous demander de vous donner des informations sur les données personnelles vous concernant que nous avons recueillies et traitées et sur les fins auxquelles ces données sont utilisées. Pour ce faire, envoyez un courrier ou un e-mail avec votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et la copie d'une pièce d'identité valide à Unit4 N.V., Service juridique, boîte postale 5005, 3528 BJ Utrecht, Pays-Bas ou à privacy@unit4.com. En cas de demande d'accès aux données personnelles d'un cookie, vous devez joindre une copie du cookie concerné.

    7.2 Si vous pensez que nous détenons des données personnelles inexactes, veuillez nous contacter afin que nous puissions les corriger. Pour cela, envoyez un courrier ou e-mail, avec votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et la copie d'une pièce d'identité valide à Unit4 N.V., Service juridique, boîte postale 5005, 3528 BJ Utrecht, Pays-Bas ou à privacy@unit4.com. Vous recevrez une réponse écrite dans un délai de 4 semaines.

    7.3 Vous pouvez également nous demander de supprimer vos données personnelles de nos systèmes. Nous accéderons à cette demande, sauf si nous avons un motif légitime de ne pas supprimer ces données. Une fois les données supprimées, il se peut que nous ne puissions pas immédiatement supprimer toutes les copies restantes de nos systèmes de sauvegarde de serveurs actifs.

    7.4 Nous pouvons rejeter les demandes déraisonnablement répétitives, nécessitant des efforts techniques disproportionnés ou ayant des conséquences techniques disproportionnées, mettant en péril la confidentialité des autres ou qui seraient extrêmement irréalisables.

    7.5 Nous pouvons facturer un montant maximal de 4,50 EUROS pour couvrir les frais de satisfaction de votre demande d'accès ou de rectification.

    8. DROIT D'OPPOSITION

    8.1 Vous pouvez vous opposer à une certaine utilisation de vos données personnelles si ces données sont traitées à d'autres fins que celles nécessaires à la réalisation de nos services ou à la conformité à une obligation légale. Vous pouvez également vous opposer à tout traitement supplémentaire de vos données personnelles suite au consentement initial accordé.

    8.2 Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles en adressant un courrier ou un e-mail à Unit4 N.V., Service juridique de l'entreprise, boîte postale 5005, 3528 BJ Utrecht, Pays-Bas ou à privacy@unit4.com quant au type de traitement de vos données personnelles auquel vous vous opposez. Vous recevrez une réponse écrite dans un délai de 4 semaines.

    8.3 Si vous vous opposez au traitement supplémentaire de vos données personnelles, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités de nos sites et autres services.

    9. SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

    9.1 Nous prenons toutes les mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour protéger Unit4 et nos clients de l'accès non autorisé ou de l'altération, de la révélation ou de la destruction non autorisées des données personnelles que nous détenons.

    9.2 Si, malgré les mesures de sécurité, une violation de la sécurité susceptible d'avoir des effets néfastes sur votre confidentialité survient, nous vous en informerons dès que raisonnablement possible.

    10. APPLICABILITÉ ET MODIFICATIONS

    10.1 Notre politique de confidentialité s'applique dans le monde entier, à l'ensemble des services offerts par Unit4. La présente politique de confidentialité est publiée en néerlandais et en anglais. En cas de différences d'interprétation entre ces versions, la version anglaise est toujours décisive et contraignante.

    10.2 Notre politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Sa version actuelle figure sur notre site www.unit4.com/about/ethics/privacy-policy. Nous ne réduirons pas vos droits conformément à la présente politique de confidentialité sans votre consentement explicite. Si les modifications sont importantes, nous fournirons une notification plus personnelle.