Avantages

Avec Unit4 Travel & Expenses, ne subissez plus la gestion des notes de frais, maîtrisez-la ! Saisissez les transactions et la copie des justificatifs à la volée, et profitez d’une visibilité complète grâce à une intégration transparente avec votre ERP et votre logiciel financier.

Oubliez la formation

Obtenez l'adhésion du personnel en rendant la gestion des frais aussi facile qu’intuitive, à la volée !

Soyez toujours conforme

Appliquez des directives personnalisées pour que vos déclarations de frais soient correctes du premier coup

Reliez les points

Travaillez en phase avec votre ERP et votre logiciel financier pour une visibilité de bout en bout

Jouez selon vos règles

Ajustez et mettez à jour les politiques vous-même, sans intervention de l'IT

Et si plus personne dans la société, depuis les dévoreurs d’espace jusqu'aux comptables, ne râlait contre les déclarations de frais ?

Dérouler Cacher

Il ne faut pas se voiler la face : remplir une déclaration de note de frais n’a rien d’une sinécure ! Elles sont donc bien souvent saisies à la va-vite, et de façon incomplète, engendrant un véritable cauchemar de conformité pour les équipes qui les traitent. Sauf si vous utilisez un système ergonomique et flexible…

 

Avec notre solution, pas besoin de formation ou de connaissance pointue de la réglementation, des taux applicables ou des comptes comptables à affecter : l’utilisateur saisit ses dépenses en ligne, le plus simplement du monde, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone !


Pourquoi faire compliqué, quand on peut faire simple ?

La gestion des notes de frais n’est certainement pas la mission préférée de votre service financier ! Quant à l’entreprise dans son ensemble, imaginez les gains de temps et d’énergie dont elle profiterait avec un processus plus intuitif et flexible, comme le montre notre vidéo.

Est-ce que votre solution de Gestion de note de frais est compliquée?

Pour le vérifier, téléchargez gratuitement notre
Checklist Checklist

Et si tous ces frais étaient parfaitement gérés et classés, du premier coup, à chaque fois ?

Dérouler Cacher

Aucun écart ne peut, et ne devrait être constaté sur les notes de frais. Vérifier et revérifier l’intégralité de chaque déclaration prend un temps considérable et peut rapidement devenir une source d’erreur mettant en danger la conformité de vos états financiers.

Ce problème ne devrait pas être si difficile à résoudre. Dans un premier temps, nous allons déjà vous aider à le rendre « facile ».

 

Que la déclaration de frais soit simple ou complexe, vous y accédez sur une seule page ! Configurez le système pour autoriser la saisie par centre de coût, projet ou toute autre dimension répondant à vos impératifs organisationnels, puis combinez ces fonctionnalités avec un workflow flexible de rappels, validations, autorisations, reporting… Qu’obtenez-vous ? La façon la plus simple de gérer vos notes de frais. Fini le cauchemar !

Oubliez la formation

Enregistrez les frais dès leur apparition grâce aux interfaces intuitives conçues pour les appareils mobiles et pensées pour s'adapter à votre manière de travailler.

Soyez toujours conforme

Définissez vos propres règles et politiques pour qu'elles s'appliquent de façon pertinente : vos rapports seront toujours conformes du premier coup !

Vitesse et intégration

Aidez les managers à valider plus vite les notes de frais et suivez les données via l'intégration avec les logiciels ERP, finance et paie.

Visualisez et agissez

Gardez la main sur les dépenses et les projets avec un tableau de bord spécifique à votre fonction, qui vous présente les informations quand et où vous en avez besoin.

Toujours disponible

Saisissez vos notes de frais n'importe quand, n'importe où, quel que soit le terminal, sans avoir besoin d’une formation préalable.

Gardez la trace de vos justificatifs

Enregistrez une copie de vos reçus simplement en transférant un e-mail ou en téléchargeant une image depuis n'importe quel terminal !

Laissez-vous guider

Saisissez vos notes de frais en appliquant à la lettre la politique de l'entreprise : vos déclarations sont conformes, vous êtes remboursé plus vite !

Suivez vos frais kilométriques

Renseignez vos indemnités kilométriques avec le GPS de votre téléphone ou une simple recherche sur Google Maps™.

Et si votre logiciel de gestion des frais s'interfaçait directement avec vos systèmes financiers ?

Dérouler Cacher

Les données collectées et traitées par le logiciel de gestion de frais doivent bien souvent être ensuite intégrées dans d’autres systèmes en vue de remboursement ou de facturation. Au-delà de la perte de temps, la multiplication des interventions engendre quasi-systématiquement un fort risque d’erreur…

 

Et c’est pour pallier ce risque spécifique que Travel & Expenses de Unit4 s’intègre en douceur avec la plupart des ERP et autres applications financières ou de paie, en commençant bien entendu par nos propres solutions comme Coda Financials ! Les données sont transférées automatiquement vers ces autres systèmes comme base de remboursement ou de facturation. Et toutes ces données sont synchronisées, qu’elles concernent vos équipes, les utilisateurs ou les projets : c’est la fin des manipulations fastidieuses et risquées…


 

        « La solution Unit4 de gestion du temps et des dépenses est l'une des applications métier fondamentales chez Bouvet. Elle fournit une vue globale et un contrôle complet de l'organisation tout au long du parcours, depuis les déclarations de temps et de frais jusqu'à l'envoi des éléments vers la facturation dans notre propre système ERP. »  - Bouvet AS

·         ·         « La solution Unit4 ne nécessite qu’une formation minime des utilisateurs finaux pour l'enregistrement du temps et des frais. Elle nous permet en outre de garantir la qualité et la traçabilité indispensables à la livraison de projets complexes au gouvernement américain, y compris le support pour la réglementation sur l'approvisionnement (Federal Acquisition Regulation, FAR). »

 “We are using UNIT4 Travel & Expenses integrated with UNIT4 Coda Financials in 15 countries around the globe. It is vital for us to have an expense management solution that can be quickly rolled out to new countries, requires minimal training, and has the agility to cope with many local regulations and statutory requirements. UNIT4 Travel & Expenses delivers on all those terms.”  - Wallenius Wilhelmsen Logistics


Et si votre logiciel de gestion des frais s’adaptait aux évolutions réglementaires et de votre politique interne ?

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Par nature, les politiques internes et les réglementations évoluent. Il est toutefois vraiment dommage de passer par l’intermédiaire de l’IT ou d’un consultant extérieur pour appliquer ces évolutions à votre système ! 

Et c’est pourquoi Travel & Expenses a été conçu pour être flexible, à savoir facilement configurable pour répondre à vos exigences spécifiques. Vous avez une modification à apporter ? Jouez selon vos propres règles !

La plupart des pré-requis concernant les frais peuvent être gérés par un système unique, qu’il s’agisse de réglementations administratives officielles ou spécifiques à votre société.

Définissez vous-même vos propres procédures, catégories de dépenses ou types de coûts, sans intervention externe !

Pourquoi choisir Unit4 ?

Travel & Expenses est conçu pour être la solution de gestion des frais de déplacement la plus simple et la plus intuitive, pour les grands voyageurs comme pour les contrôleurs de gestion. Finissez-en avec les procédures interminables pour saisir, valider et rembourser les frais engagés et améliorez vous-même votre processus pour qu'il soit encore plus rapide, simple et pleinement intégré aux logiciels existants.

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