Blog

Houd het budget van je project goed in de gaten

Door:  Martijn van der Hoeden

Op het moment dat een project duurder uitvalt dan begroot, wordt er gezocht naar oorzaken en volgt vaak een beschuldigende vinger vanuit veel richtingen. Dit soort tegenvallers kunnen het gehele projectteam in gevaar brengen. Het goede nieuws is dat het niet tot dat punt hoeft te komen: er is altijd een moment waarop je de verwachte kosten inzichtelijk kunt maken en tijdig kan bijsturen. Hoe voorkom je dat je op het punt komt dat er geen weg terug meer mogelijk is?

Het verschil tussen geboekte en gebudgetteerde uren

Projectmanagers hebben vaak te veel informatie beschikbaar maar tegelijkertijd behoefte aan nog meer informatie. Er komt veel informatie vanuit allerlei richtingen binnen, waardoor het zicht vertroebelt op de belangrijkste zaken. Zoals bijvoorbeeld het sneller stijgen van de geboekte uren dan vooraf was opgenomen in het oorspronkelijke budget.      

Voor managers ligt de oplossing in een dashboard dat de minder interessante informatie filtert en zich richt op de zichtbaarheid van budgettaire effecten. Zo kunnen ze veel beter sturen, zonder te veel af te wijken van het budget. Dat kan door informatie zoals 'afronding per item' en 'geboekte vs gebudgetteerde uren’ aan elkaar te koppelen, zodat het systeem een waarschuwing geeft als het een bepaalde waarde overstijgt.

Slimmere waarschuwingen instellen

Dat is een voorbeeld van een relatief eenvoudige waarschuwing, maar vaak hebben projecten behoefte aan diepere inzichten. Grootschalige projecten gebruiken vaak een totaalbudget, samen met kleinere budgetten voor zelfstandig werkende teams. Een waarschuwingssysteem dat hierop niet is ingesteld, kan bepaalde signalen missen. Zo kunnen aanpassingen in sub-projecten ervoor zorgen dat ook alle andere sub-projecten moeten worden aangepast, waardoor het totale project last ondervindt.

De informatiebehoefte gaat dus verder dan slechts twee vormen van data aan elkaar te koppelen. Voor moderne managers is wenselijk dat alle datastromen worden gekoppeld en dat het systeem zelf de verbanden kan leggen, zodat de kunstmatige intelligentie zelfstandig en tijdig kan reageren op veranderingen.

Meer bereiken met minder budget

Het grote voordeel van het voorkomen van budgetoverschrijdingen is dat het veel goedkoper is om proactief bij te sturen dan achteraf bij te sturen als het al te laat is en er dubbele kosten moeten worden gemaakt. Ieder project krijgt te maken met onverwachte hindernissen op de weg, maar die zijn eenvoudiger te omzeilen met slimmere technologie en een flexibele planning.

We nodigen je uit om deel te nemen aan ons webinar om meer te weten te komen over operational excellence. In het webinar wordt praktische informatie gedeeld over hoe automatische prognoses en mobiele applicaties bijdragen aan beter kostenbeheer. 

Martijn van der Hoeden

As Founder of the PSA Suite and Global Head of the PSO Center of Excellence, Martijn van der Hoeden drives to provide the Professional Services Organizations to improve their performances and maximize their organizations efficiency with the Unit4 PSA Suite.