Hoe Atlantic Technological University ERP en Source-to-Contract koppelde voor effectievere inkoop
Wanneer meerdere instellingen voor hoger onderwijs fuseren, kan het stroomlijnen van de bedrijfsvoering over verschillende campussen heen snel complex worden. Atlantic Technological University (ATU) pakte deze uitdaging direct aan. Door Unit4 ERP te integreren met Source-to-Contract (S2C), transformeerde ATU haar e-procurement en financiële processen tot een complete Source-to-Pay-motor (S2P).
In een recent webinar met Atlantic Technological University bespraken we hoe ATU teams samenbracht, volledig inzicht kreeg in uitgaven en medewerkers tijd gaf voor strategische initiatieven die de studentenervaring versterken.
De uitdaging: groeipijnen en gefragmenteerde data
Universiteiten beheren uiteenlopende financieringsstromen, strikte compliance normen en honderden leveranciersrelaties. Wanneer instellingen fuseren tot een regionale universiteit, zorgen versnipperde systemen en geïsoleerde inkoopprocessen voor flinke frictie:
- Administratieve druk: Inkoop- en finance-professionals besteden kostbare uren aan herhaaldelijke gegevensinvoer en handmatige controle in losstaande spreadsheets.
- Complexe compliance: Voldoen aan strenge regels voor openbare aanbestedingen en auditnormen binnen autonome faculteiten vraagt om strikte governance.
- Beperkt inzicht in uitgaven: Zonder een centraal systeem missen financiële managers een helder overzicht van verplichtingen binnen de instelling, niet-gefactureerde orders en leveranciersrisico's.
ATU zocht naar een moderne aanpak om de backoffice te verbinden, teams betrouwbare inzichten te geven en de groei van de instelling te ondersteunen zonder extra administratieve lasten.
De strategie: ERP samenbrengen met Source-to-Contract
ATU breidde het gebruik van Unit4 uit door Source-to-Contract naast Unit4 ERP in te zetten. Deze integratie overbrugde de kloof tussen strategische inkoop aan de voorkant en financiële verwerking aan de achterkant, wat leidde tot één uniforme Source-to-Pay-workflow.
1. Volledig overzicht van Source tot Pay
Door sourcing, contractbeheer en ERP-financiën te koppelen, ontstaat één centrale bron van waarheid. Het inkoopteam volgt leveranciersonderhandelingen, contracten, inkoopaanvragen en factuurgoedkeuringen in één doorlopend proces. Financiële managers beschikken over realtime analyses van de uitgaven om toekomstgerichte budgetplanning te ondersteunen.
2. Gestroomlijnde workflows en minder handmatig werk
Het automatiseren van routinematige stappen neemt administratieve drempels weg. Dankzij gestandaardiseerde digitale sjablonen en duidelijke goedkeurings processen nemen teams sneller beslissingen op basis van data.
3. Sterkere leveranciersgovernance en risicobeheersing
Omdat het beheer van de contractlevenscyclus is geïntegreerd in de dagelijkse inkoop, houdt ATU strakke controle over leveranciersprestaties, commerciële voorwaarden en compliance-eisen. Dit beschermt onderwijsgelden en helpt medewerkers om bij elk contract de beste marktwaarde te realiseren.
"We pakken compliance direct aan het begin aan in plaats van achteraf terug te kijken en het risico te lopen dat we niet compliant zijn. Dit is voor ons een enorme winst op het gebied van compliance."
Deirdre Kinarney, Procurement Compliance Reporting and Planning Officer, Atlantic Technological University
4. Afstemming tussen finance, HR en inkoop
Wanneer backoffice systemen dezelfde taal spreken, werken financieel directeurs, inkoopmanagers en HR-managers vol vertrouwen samen. Betrouwbare operationele data geeft afdelingen de ruimte om zich te richten op strategische personeelsplanning en de prioriteiten van de universiteit.
Hoe de integratie van P2P en S2C de inkoopimpact vergroot: klantinzichten van Atlantic Technological University
Belangrijkste lessen voor het hoger onderwijs
- Doorbreek de silo's: Het integreren van strategische inkoop met financiële ERP-kerndata maakt handmatige afstemming overbodig en voorkomt contractuele verliezen.
- Bouw veerkracht op met realtime data: Eén datamodel biedt het management betrouwbare cijfers voor auditvoorbereiding, scenariomodellering en uitgavenoptimalisatie.
- Geef je medewerkers de ruimte: Intuïtieve digitale workflows maken een einde aan routinematig papierwerk. Zo kunnen professionals zich richten op waardevol advieswerk en strategische leveranciersrelaties.
Ontdek meer over de transformatie bij ATU
Lees het complete klantverhaal van ATU en ontdek hoe Atlantic Technological University processen stroomlijnde, compliance verbeterde en inkoop over alle campussen met elkaar verbond.
Je kunt ook het on-demand webinar bekijken dat ik organiseerde met ATU voor praktische inzichten van hun team:
Ben jij klaar om inkoopprocessen te moderniseren, compliance te versterken en realtime inzicht te krijgen in de uitgaven van jouw organisatie?
Ontdek hoe Unit4 Source-to-Contract organisaties helpt om sourcing, contractering, inkoop en analyses te verbinden in één geïntegreerde ervaring.