Hoe dicht je de kloof in de volwassenheid van de digitale transformatie

Op het hoogtepunt van de pandemie werd de dienstverlening in de publieke sector hard geraakt door een snelle groei in de vraag en krappere budgets in ongekend veranderlijke omstandigheden. Toch slaagden deze organisaties er zeer goed in een breed scala aan services te leveren en tegelijkertijd wendbare werkmethoden te ontwikkelen en hun werknemers bliksemsnel extern te laten werken. De back-office teams die deze organisaties en hun digitale transformatie ondersteunen, hebben zich in deze moeilijke tijden van hun beste kant laten zien en de innovatie omarmd die nodig was om de vereiste veranderingen te kunnen doorvoeren.  

In onze recente webinar keken Scott McIntyre, Global Head of Product in de publieke dienstverleningssector bij Unit4, en Sridhar Paramesnwaran, VP of Value Engineering bij Unit4, naar de hoogtepunten van het recent aangevraagde onderzoek door Vanson Bourne over hoe je de kloof in de volwassenheid in de digitale transformatie dicht. Ze bespraken de werkelijke kosten en waarde van verandering ten behoeve van digitale transformatie en delen de bevindingen uit het internationale onderzoek van Unit4, State of the Digital Nation, over de voortgang van de digitale transformatie in de publieke sector. Daarnaast bekeken ze de uitdagingen en successen van innovatie in de back-office. 

Om een beter inzicht te krijgen in de stand van zaken met betrekking tot digitale transformatie binnen de publieke sector, hebben we in ons onderzoek meer dan 600 mensen uit verschillende landen en verschillende soorten organisaties ondervraagd. Het meest opvallende resultaat was dat 95% van de deelnemers verklaarde dat hun organisatie een vorm van een digitale transformatiestrategie heeft en dat die tot op zekere hoogte wordt uitgerold. Algemeen gezien is dit goed nieuws voor de sector, maar ondanks een aantal aanzienlijke veranderingen worstelen veel organisaties met de aanpassing aan hun digitale transformatieproces.

• 44% zegt dat hun management zich verzet tegen verandering.
• 42% zegt dat hun personeel zich verzet tegen verandering.
• 38% zegt dat hun back-officesystemen niet wendbaar of flexibel genoeg zijn.
• Alhoewel 95% zegt een digitale transformatiestrategie te hebben, heeft slechts een derde die volledig geïmplementeerd.
• De gemiddelde tijd om een transformatieproces op te leveren is 2½ jaar.

De meeste organisaties in de publieke sector voelen stijgende druk van het publiek om transparanter te zijn ten aanzien van hun kosten en de dienstverlening slimmer en soepeler te maken. Hiertoe moeten organisaties vertrouwen op technologie, want 85% van de respondenten stelt dat veranderingen in hun back-officesystemen hun leven gemakkelijker hebben gemaakt. HR- en personeelsteams stimuleren succes op dit gebied en we beginnen nu de voordelen van gelukkiger, productiever en flexibeler personeel te zien.

De implementatie van nieuwere technologieën, zoals automated intelligence (AI) of machine learning, is aan het versnellen, maar er zijn nog steeds vele obstakels te overwinnen. 86% van onze respondents gelooft dat het hun mensen ontbreekt aan de juiste vaardigheden en training om zich aan te passen aan deze nieuwe technologieën. En 99% van de mensen die software as service applications (SaaS) gebruiken of overwegen, meldt uitdagingen zoals het beheren van complexiteit of een gebrek aan tijd om hun leveranciers te managen. Er zijn ook zorgen over beveiliging en de duplicatie van data-invoer.  De voornaamste bevinding was echter dat veel organisaties in de publieke sector met meerdere systemen werken en het vermogen om deze systemen samen te brengen om data te delen is cruciaal. Wereldwijd zijn er delen van de publieke sector die digitale transformatie hebben omarmd om de prestaties en wendbaarheid te verbeteren, maar er zijn andere delen die nog werken met verouderde systemen en handmatige papieren processen. Die zijn frustrerend voor de mensen die de dienstverlening bieden en ook voor hun burgers.

De meerderheid van onze respondenten zegt dat toegang tot real-time data en actuele rapporten hun rol zou vergemakkelijken. Voorspellende analyses voor personeelsplanning en forecasting zouden van belang zijn voor de financiële beslissers die meededen aan ons onderzoek. Velen zeggen dat ze voor uitdagingen staan ten aanzien van aanpassingen aan veranderingen in onkostenbeheer en inkoopprocessen. Wel 43% ziet dat de regelgeving complexer is geworden, wat de lijst van uitdagingen nog langer maakt. Beslissingen moeten sneller worden genomen dan ooit en veel mensen hebben het gevoel dat dat sneller gaat dan ze prettig vinden.

Er liggen steeds meer veranderingen en druk die de financiering zullen beïnvloeden in het verschiet, waardoor het duidelijk is dat publieke organisaties zullen moeten aanhaken met hun digitale transformatie. Slechts 9% van de onderzochte organisaties heeft datacompatibiliteit tussen hun systemen en binnen hun organisaties bereikt. Dit is een cruciaal gebied dat moet worden aangepakt, want goede communicatie tussen alle systemen binnen een organisatie kan enorme geld- en tijdbesparingen opleveren.

Bij Unit4 zijn er vier waardepilaren die onze klanten realiseren:

1. Total cost of ownership – een gestroomlijnd en vereenvoudigd IT-landschap dat veel kosten (waaronder onderhoud, aanpassing en integratie met systemen van derden) verlaagt en elimineert. Het bouwt ook capaciteit op voor toekomstige groei met services als slimme automatisering en cybersecurity-microservices.
2. Efficiëntie – stimuleert productiviteitsverhoging van middelen, zodat mensen meer met minder kunnen doen en tijd winnen om zich te richten op strategische activiteiten met toegevoegde waarde. Of middelen worden op meer doeltreffende wijze ingezet.
3. Effectiviteit – grotere wendbaarheid, procesflexibiliteit, betere inzichten, snellere besluitvorming.
4. Engagement – trek toptalenten aan en houd ze vast met een gebruiksvriendelijk engagementssysteem. Bied je mensen groei, ontwikkeling en ondersteuning evenals een consistente werknemerservaring door de hele organisatie heen.

Als bedrijf zijn we ons bewust van de kosten van verandering, de tijd die nodig is om de voordelen op te leveren en de speed to value. In dit webinar bespreken we een aantal klantverhalen en case studies, zodat je kunt leren van andere gelijksoortige organisaties die deze transformatie hebben doorstaan. We hebben een branchemodel voor de publieke sector ontwikkeld, dat uitgebreide dekking van kerncapaciteiten verschaft die allemaal op één lijn staan met de best practices en zijn geïntegreerd met onze geavanceerde slimme technologie. Het biedt functionaliteit voor financiën, accounting, budgets en planning, programmamanagement, human capital management (HR) en personeelsprocessen, evenals inkoop. Het gaat niet alleen over hoe we onze software configureren maar ook de content die je moet kunnen inzetten. Onze implementatiebenadering gebaseerd op branchemodellen zorgt dat we een oplossing leveren die past bij je organisatie en klaar is voor de toekomst. 

Zo kan Unit4 jouw organisatie helpen

Met Unit4’s softwaresystemen kun je aanpassen en optimaliseren hoe je mensen werken. Zo kun je complexiteit beter managen en je richten op de zaken die ertoe doen. Unit4 biedt al jaren ondersteuning aan organisaties in de publieke sector, dus onze slimme ERP- en FP&A-softwareoplossingen van de volgende generatie sluiten perfect aan bij je organisatie. Met ons ervaar je echte doelgerichtheid oftewel ‘Experience Real Purpose’ met een wendbare oplossing die bij je past, nu en in de toekomst.