Je moet elk jaar weer plannen... (Deel 1/3): Veelvoorkomende problemen in de huidige planningsprocessen

Zit je er al middenin of is moet je nog beginnen? Het jaarlijkse plannings- en budgetproces voor het komende financiële jaar start in veel organisaties in augustus/september en neemt enkele weken zoniet maanden in beslag. Vooral voor controlling betekent dit vaak een hoop (handmatige) inspanning, lange werkdagen, een hoop coördinatie en misschien ook frustratie. En elk jaar begint het opnieuw. Maar moet het ook echt zo gaan?

In deze blogpost in drie delen bespreek ik de veelvoorkomende planningsproblemen waarmee veel bedrijven te maken hebben, hoe gespecialiseerde softwareoplossingen het planningsproces doeltreffend kunnen ondersteunen en de voordelen van software-tools voor planning.

Planningsprocessen zijn nog steeds een probleem in veel bedrijven

Onderzoeken van BARC tonen al jaren aan dat planningsprocessen nog steeds problematisch kunnen zijn. Dit komt vaak door inadequate softwareondersteuning in combinatie met een hoop handmatig werk, dat onvermijdelijk leidt tot fouten en inconsistenties. Het is nu eenmaal mensenwerk. Dat leidt gegarandeerd ook tot frustraties.

We zien steeds dezelfde problemen in projecten op het gebied van softwareselectie. Plannings- en budgetprocessen zijn vaak:

• onvoldoende geïntegreerd
• tijdverslindend
• te arbeidsintensief
• te gedetailleerd en
• de kwaliteit van de resultaten laat vaak te wensen over, zeker in verhouding tot de geïnvesteerde tijd en mankracht.

De redenen liggen vaak in slechte functionele softwareondersteuning en tekortkomingen binnen het bedrijf (bijv. slechte integratie van planning of gebrekkige focus op wat essentieel is). Om het in vijf letters uit te drukken: EXCEL. Niet dat Excel op zich slecht is voor de ondersteuning van planningsprocessen. Maar het heeft behoorlijke functionele beperkingen en mist een onderliggende databaseomgeving.

Veel bedrijven zijn zich echter bewust van het belang van klassieke planning en budgettering, vooral in dit digitale tijdperk. Met name in economisch en politiek onzekere tijden, die worden gekarakteriseerd door crises, onzekerheid over de toekomst en internationale concurrentiedruk, worden planning en vooral (korte termijn) prognoses enorm belangrijk als instrumenten voor bedrijfsmanagement. Veel organisaties kunnen daarom planning niet vermijden in de toekomst.

In de volgende post in deze serie ontdek je hoe gespecialiseerde softwareoplossingen het planningsproces efficiënt ondersteunen om bovenstaande problemen op te lossen.