Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een ERP-systeem?

Laten we starten met het begin: wat is ERP?  

Enterprise resource planning-systemen zijn toepassingen die zijn ontworpen om de belangrijkste bedrijfsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen, terwijl ze ook inzichten, interne controles en hulp bij de workflow bieden. In feite is jouw ERP een grote, centrale database en de tools waarmee je de gegevens kan bekijken en bewerken.  

De logica van een ERP-systeem is vrij eenvoudig - het werk en de administratie van je organisatie vereisen meestal input van meerdere mensen en belanghebbenden met verschillende functionele rollen, verantwoordelijkheden en expertise. Dit wordt in het beste geval vervelend en in het slechtste geval contraproductief wanneer de belangrijkste gegevens van je organisatie verspreid zijn over meerdere verschillende systemen en opgesloten zitten in tientallen verschillende Excel-spreadsheets. De taak van ERP is het elimineren van de redundanties die inherent zijn aan je systemen door het centraliseren van gegevens in een enkele opslagplaats (en hopelijk het elimineren van herhalingen en fouten die kunnen optreden in verschillende versies van de gegevens die zijn opgeslagen op die systemen in het proces).  

Het is de taak van je ERP-systeem om te voorkomen dat je organisatie wordt verstikt door zijn eigen processen terwijl het groeit en evolueert, terwijl het je helpt om het volledige scala van inputs, oorzaken en effecten van verschillende acties en processen op elk deel van het ecosysteem van je totale organisatie te zien. Door het verzamelen van jouw informatie in een centrale database die fungeert als een enkele bron van waarheid, jouw ERP-systeem verleent leiders, managers en individuele medewerkers zichtbaarheid van alle processen en workflows over afdelingen en helpt je om scenario's te analyseren, potentiële verbeteringen te ontdekken, en enorme winst in zowel efficiëntie en productiviteit te creëren.  

Dit gezegd hebbende, kan ERP een verwarrend concept zijn omdat het geen standalone software tool of applicatie beschrijft. Een ERP-platform bestaat meestal uit een aantal verschillende modellen, die elk een specifieke set functies uitvoeren. Elk van deze modules heeft toegang tot de centrale database om informatie te vinden, toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen als dat nodig is.

Hoe werken ERP-systemen?  

ERP-systemen zijn, zoals de naam al doet vermoeden, ontworpen om organisaties te helpen bij het beheren en plannen van de toewijzing van hun middelen door routinematige back-office workflows te automatiseren en te stroomlijnen.  

Een ERP-systeem dat is afgestemd op de behoeften van een servicegerichte organisatie moet op zijn minst de volgende ERP-systeemcomponenten bevatten:  

• Een financiële planning en boekhoudmodule voor het beheren van de financiën van de organisatie over de andere vitale onderdelen van het systeem. In een ideale wereld vormt dit de hub voor alle financiële gegevens en besluitvorming (hoewel in veel organisaties verouderde legacy-systemen niet de nodige integratie hebben om dit te doen).  

De financiële module wordt over het algemeen beschouwd als de belangrijkste module omdat deze de basis vormt voor de financiële controle van de hele organisatie en helpt inzicht te krijgen in de huidige financiële situatie en de vooruitzichten. De belangrijkste functies van deze module zijn onder andere crediteuren- en debiteurenrekeningen, grootboekbeheer en opslag van cruciale documenten zoals balansen, kwitanties en belastingoverzichten. Het is ook de opslagplaats voor gegevens met betrekking tot financiële planning en analyse (FP&A) functies en is dus van vitaal belang voor winst- en verliesrapportage, algemene financiële rapportage en scenarioplanning.  

Deze module kan ook worden gebruikt om taken met betrekking tot alle aspecten van de financiële cyclus van je bedrijf te automatiseren, waaronder facturering, betalingen aan leveranciers en verkopers, kasbeheer en afstemming van rekeningen.  

• Een HR-module voor het bijhouden van de onboarding, offboarding, prestaties en toewijzing van salaris en voordelen. De meeste oplossingen bevatten tegenwoordig modules om routinematige HR-taken zoals salarisadministratie uit te voeren.  

Aangezien deze module de centrale opslagplaats vormt voor informatie over jouw mensen - en zelfs gewerkte uren kan bijhouden - kan het een vitale hulpbron vormen bij het beheren van het gebruik en de toewijzing van factureerbare tijd in dienstverlenende organisaties. Met de juiste tools en mogelijkheden voor het bijhouden van de vaardigheden, carrière aspiraties en betrokkenheid van jouw mensen, kan het ook een van jouw meest waardevolle activa worden als het gaat om het toewijzen van de juiste mensen aan de juiste projecten, ervoor zorgen dat ze zich beloond voelen voor het werk dat ze doen en dat jouw projecten winstgevend en correct bemand blijven.  

• Een module voor supply chain management die wordt gebruikt om alle input in het productieproces van een organisatie te bewaken om maximale winstgevendheid en efficiëntie te garanderen. 

Jouw oplossing voor supply chain management volgt elke fase in de beweging van voorraden en goederen door de supply chain, inclusief onderleveranciers. Het kan een breed scala aan mogelijkheden omvatten, van inkoop tot orderbeheer, contractbeheer of zelfs de hele bron-tot-contract (S2C) levenscyclus. Hoewel het ook een aparte module kan zijn, kan jouw supply chain management module ook mogelijkheden voor voorraadbeheer hebben, die samen met supply chain management worden gebruikt om voorraden te beheren, maar ook om de prestaties en winstgevendheid van productieprocessen en distributiecentra te beoordelen.  

Naast deze hoofdcomponenten van een ERP-systeem kan je verwachten dat marketing automatisering, e-commerce, personeelsbeheer, projectbeheer en andere modules worden toegevoegd, afhankelijk van het productaanbod van een bedrijf.  

In een mensgerichte organisatie zullen deze essentiële componenten nog steeds nodig zijn. Maar de manier waarop ze functioneren zal aanzienlijk verschillen van hun functies in een productiegerichte omgeving. Bovendien zullen verschillende gespecialiseerde modules of integraties nodig zijn, waaronder PSA-tools (Professional Services Automation).   

De functie van ERP in een servicegericht bedrijf  

ERP-modules en -functies worden op verschillende manieren ingezet voor dienstverlenende en mensgerichte organisaties. Hoewel het gebruik van ERP in deze organisaties in grote lijnen gelijk zal zijn aan die in meer traditionele productiebedrijven, zullen jouw behoeften en eisen anders zijn. Specifiek zal je het volgende nodig hebben: 

• Een grotere mate van flexibiliteit als het gaat om de manier waarop je organisatie en haar mensen elke module van het systeem gebruiken en ermee interageren. Mensgerichte organisaties hebben aanzienlijk vloeiendere processen, en vooral in het tijdperk van hybride werken zullen je mensen verbinding moeten maken met en communiceren met je ERP-systeem vanuit een verscheidenheid aan verschillende apps en apparaten.  

• Gespecialiseerde functionele modules of uitbreidingen kunnen nodig zijn om de basismogelijkheden van je systeem aan te vullen. Voor professionele dienstverleners zijn PSA-tools (Professional Service Automation) een goed voorbeeld. Deze oplossingen creëren een uniform platform voor samenwerking binnen een organisatie, automatiseren veel functies en bieden meer inzicht in de status van projecten, mensen en kapitaalbronnen. 

Hoe kan Unit4 je helpen?  

Unit4 heeft meer dan 40 jaar ervaring in het ontwerpen van ERP-software voor dienstverlenende en mensgerichte organisaties. Onze oplossingen zijn dan ook toegesneden op jouw specifieke behoeften en integreren met onze FP&A-, HCM- en PSA-oplossingen om een end-to-end systeem te creëren voor het beheer van jouw backoffice op een manier die de administratieve last voor  jouw teams vermindert en hen in staat stelt meer tijd te investeren in processen en activiteiten die waarde toevoegen voor jou en je klanten. Als je  meer wilt weten over wat onze oplossingen jou en je mensen kunnen bieden, bekijk dan hier onze speciale productpagina's of klik hier om een demo te boeken.