Boekhoudsysteem vs ERP-software: de verschillen en voordelen

Het upgraden van jouw boekhoudprogramma's staat waarschijnlijk op jouw radar als je aan jouw digitale transformatie begint. De cruciale vraag die je je moet stellen is: moet je kiezen voor een nieuw boekhoudsysteem of een Enterprise Resource Planning (ERP)-software overwegen? Hoewel boekhoudsystemen en ERP-software enkele overeenkomsten vertonen, beschikken ze ook over unieke functies waar jouw bedrijf op verschillende manieren van kan profiteren.  

Laten we eerst definiëren wat een boekhoudsysteem is   

Een boekhoudsysteem is een softwareoplossing op maat voor bedrijven om hun financiën te beheren, met taken als boekhouding, facturatie, loonlijst en financiële rapportering. Het helpt bij taken als boekhouding, facturering, salarisadministratie en financiële rapportage, en richt zich meestal op financiële informatie zoals crediteuren en debiteuren. Een goed voorbeeld is Unit4 Financials, een op zichzelf staande oplossing die is ontworpen om de dagelijkse financiële processen te stroomlijnen en te automatiseren.  

Laten we dan hetzelfde doen voor ERP  

ERP-software, aan de andere kant, biedt een uitgebreide oplossing die verschillende bedrijfsprocessen in één systeem integreert. Het regelt niet alleen de financiën, maar beheert ook activiteiten zoals supply chain management, human resources, customer relationship management en projectmanagement. ERP-systemen bieden een holistisch beeld van de processen en gegevens van een bedrijf, waardoor geïnformeerde besluitvorming mogelijk is. 

Dus, wat betekent dit voor jou en jouw bedrijf?  

Het primaire verschil tussen boekhoudsystemen en ERP-software ligt in hun reikwijdte en focus. Boekhoudsystemen zijn specifiek ontworpen voor financieel beheer, terwijl ERP-systemen een breder scala aan mogelijkheden voor het beheer van bedrijfsprocessen bieden. Dit betekent dat een ERP-systeem meestal meer robuuste functies voor financieel beheer zal hebben, evenals meer uitgebreide functies voor operationeel beheer.  

Aanpassingsopties zijn een ander belangrijk onderscheid. Boekhoudsystemen hebben de neiging flexibeler te zijn, waardoor bedrijven het systeem kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften. ERP-systemen, hoewel meestal meer rigide, bieden een meer gestroomlijnde en georganiseerde aanpak van het beheer van bedrijfsprocessen.  

Boekhoudsystemen zijn over het algemeen betaalbaarder en toegankelijker, met name voor kleinere bedrijven of bedrijven met een beperkt budget. Ze zijn ook traditioneel gemakkelijker op te zetten en te gebruiken in vergelijking met ERP-systemen. Echter, de komst van Software as a Service (SaaS) oplossingen heeft ERP-platforms aanzienlijk eenvoudiger te implementeren voor organisaties van elke omvang.  

ERP-systemen daarentegen bieden een allesomvattende oplossing voor het beheer van een bedrijf, en dienen als een enkele bron van waarheid voor gegevens die informatie van verschillende afdelingen en processen integreert. Dit maakt een meer holistische kijk op de activiteiten van een bedrijf mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om gebieden voor verbetering te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen. ERP-platforms beschikken ook over geavanceerde functies voor supply chain management, projectbeheer en customer relationship management, die kunnen helpen bij het stroomlijnen van activiteiten en het verbeteren van jouw bottom line. 

Bovendien kunnen ERP-systemen de gegevensbeveiliging verbeteren door alle gegevens binnen een bedrijf te centraliseren, waardoor ze gemakkelijker te beveiligen en te beschermen zijn tegen ongeoorloofde toegang. Dit is vooral cruciaal voor bedrijven die gevoelige informatie behandelen, zoals financiële gegevens.  

Ten slotte kunnen ERP-systemen bedrijven helpen hun IT-kosten te verlagen en hun activiteiten te stroomlijnen. Door verschillende processen en afdelingen te integreren, kunnen ERP-systemen de behoefte aan afzonderlijke softwareoplossingen elimineren, wat leidt tot lagere IT-kosten. Geavanceerde mogelijkheden zoals slimme procesautomatisering verminderen ook de last voor jouw financiële en HR-teams, zodat zij zich kunnen richten op werk van hogere waarde en jouw organisatie flexibeler en veerkrachtiger kan reageren op marktverschuivingen of wereldwijde economische veranderingen.  

Of, zoals Service Performance Insight het stelt in hun 2023 Professional Services Maturity Benchmark rapport:   

"De fundamentele financiële vereisten van dienstverlenende bedrijven zijn heel anders dan klassieke productie- en supply-chain gerichte ERP-applicaties, omdat ze functionaliteit moeten bevatten voor het beheer van resources (mensen) en projecten (taken). In toenemende mate hebben leveranciers van projectgebaseerde ERP-toepassingen uitgebreide mogelijkheden voor talentbeheer toegevoegd ter ondersteuning van werving, onboarding, beloning en beloning van de werknemers die hun belangrijkste activa zijn. Het feit is dat als globalisering blijft evolueren, PS bedrijven moeten de tools om hen te helpen efficiënter en effectiever opereren." 

Meer weten?  

Unit4 maakt al meer dan 40 jaar ERP-systemen die speciaal zijn ontworpen voor de behoeften van service- en projectorganisaties. Onze nieuwe cloud-native ERPx-oplossing is speciaal ontworpen om tegemoet te komen aan de unieke behoeften van bedrijven als het jouwe en om een oplossing te bieden die iedereen in jouw organisatie eenvoudig kan gebruiken, met één geweldige gebruikerservaring. Het is ook volledig modulair - wat betekent dat je alleen kan beginnen met de financiële functies die in eerste instantie nodig hebt en dat je   elk moment in de toekomst uitbreidingen kan plannen.  

Unit4 ERP biedt een platform voor het hele bedrijf - niet alleen jouw financiële afdeling - waardoor iedereen toegang heeft tot kritieke gegevens en beter geïnformeerde beslissingen kan nemen over de manier waarop je budget, mensen en andere middelen toewijst om projecten winstgevend uit te voeren. Dit alles binnen één enkel ecosysteem, zonder de noodzaak van externe partnerschappen.  

Meer informatie over hoe wij jouw activiteiten kunnen consolideren voor een meer eenvoudige aanpak vind je in deze executive brief: Wij maken ERP een stuk eenvoudiger.