Spend Analytics voor Unit4 Financials by Coda: strategische waarde creëren voor inkoop
This lack of a unified view means they are often just processing invoices without any actionable data to drive savings.
This blog will explore how integrating a dedicated Spend Analytics solution with Unit4 Financials by Coda (U4FbC) can transform procurement from a reactive function into a strategic business driver.
See S2C in action
In just a few clicks, you can watch short on-demand demos, to match your organization’s procurement priorities.
De problemen van traditioneel uitgavenbeheer
Veel organisaties zitten vast in een cyclus van reactief uitgavenbeheer, een probleem dat vaak zijn oorsprong vindt in hun tools en processen. Tijdens een recent webinar over dit onderwerp bleek uit een enquête onder de deelnemers dat een aanzienlijk aantal nog steeds vertrouwt op Excel om hun uitgavenanalyses te beheren.
Zoals mijn collega Oliver Sullivan opmerkte: "Veel mensen snijden en hakken hun spreadsheets in stukjes, die verspreid kunnen zijn, en iedereen gebruikt een andere methode." Deze handmatige aanpak kost niet alleen veel tijd, maar is ook gevoelig voor menselijke fouten en inconsistenties.
Als gegevens verspreid zijn over verschillende systemen en formaten, gaat het om meer dan alleen maar administratieve rompslomp. Deze chaos leidt vaak tot:
- Ongeoorloofde uitgaven buiten de afgesproken contracten en leveranciers om, wat je onderhandelingspositie en naleving ondermijnt
- Het onvermogen de prestaties van inkoopstrategieën te controleren of om afdelingen verantwoordelijk te houden voor hun budgetten
- Gemiste besparingsmogelijkheden zonder een duidelijk beeld van uitgavenpatronen, waardoor organisaties geen gebieden kunnen identificeren voor consolidatie van leveranciers of volumekortingen
Als je geen toegang hebt tot schone, geconsolideerde en bruikbare gegevens, moet je inkoopteam zich bezighouden met het verwerken van transacties in plaats van strategische beslissingen te nemen die waarde toevoegen aan het bedrijf.
- Watch the recording below
Driving procurement decisions with real-time spend insights for U4FbC
Van rommelige data naar bruikbare informatie
De oplossing voor data chaos is het creëren van één enkele bron van waarheid. Unit4 Spend Analytics is ontworpen om dit aan te pakken door grote, complexe gegevenssets met gemak te verwerken. Het platform integreert naadloos met Unit4 Financials by Coda en andere ERP-systemen om al je uitgavengegevens op te schonen, te classificeren en te consolideren op één centrale locatie.
Vanuit mijn perspectief is het uiteindelijke doel om antwoorden te vinden op vragen waarvan je niet eens wist dat je ze moest stellen. Onze oplossing bereikt dit door middel van een krachtige, op regels gebaseerde engine die de uitgavenpatronen van je organisatie leert kennen.
De oplossing schoont gegevens automatisch op en categoriseert informatie tot op regelniveau, zodat de inzichten die je ontvangt nauwkeurig en betrouwbaar zijn en klaar voor analyse. Het proces is eenvoudig:
- Gegevensextractie: het systeem haalt alle relevante gegevens, inclusief facturen en inkooporders, rechtstreeks uit U4FbC.
- Visualisatie: de verfijnde gegevens worden gepresenteerd in 15 vooraf geconfigureerde, interactieve dashboards waarmee je je uitgaven vanuit meerdere invalshoeken kunt verkennen en begrijpen.
- Opschonen en classificatie: hiermee worden onnauwkeurigheden gecorrigeerd en uitgavengegevens geclassificeerd volgens standaard taxonomieën, zoals de UN Standard Products and Services Code (UNSPSC), of een aangepaste taxonomie die je organisatie al gebruikt.
Kansen identificeren en waarde creëren met real time inzichten
Als je eenmaal een duidelijk en nauwkeurig beeld hebt van je uitgaven, kun je beginnen met het identificeren van concrete mogelijkheden voor verbetering. Het belangrijkste voordeel voor de meeste organisaties is de mogelijkheid om kostenbesparingen te genereren, wat de hoogste prioriteit had voor de deelnemers aan ons webinar.
Onze Spend Analytics-tool maakt dit mogelijk via verschillende gebruiksvriendelijke dashboards. In de demo van onze webinar liet het dashboard bijvoorbeeld direct zien dat de organisatie 12 verschillende leveranciers gebruikte voor 'consultancy diensten'.
Dit inzicht roept een belangrijke vraag op: zouden we betere schaalvoordelen en gunstigere voorwaarden kunnen behalen door deze uitgaven met minder partners te consolideren?
Door ons te verdiepen in een specifieke productcategorie ontdekten we significante prijsverschillen voor hetzelfde artikel, in dit geval fietscranks, van verschillende leveranciers (EUR 46 versus EUR 53). Deze informatie geeft inkoopteams de gegevens die ze nodig hebben om te onderhandelen over betere prijzen of om volume te verschuiven naar meer kosteneffectieve leveranciers.
Het platform kan ook verschillen laten zien tussen de afgesproken prijzen en de uiteindelijke factuurbedragen. Zo kun je te hoge kosten meteen zien en corrigeren, zodat je zeker weet dat je de afgesproken prijs betaalt.
Deze voorbeelden laten zien hoe real time inzichten inkoop veranderen van een passieve, administratieve taak naar een actieve, waardevolle functie.
Inkoop omvormen tot een strategische drijfveer
Hoewel kostenbesparingen enorm belangrijk zijn, gaan de voordelen van een moderne Spend Analytics-oplossing veel verder. Door je gegevens te bundelen, help je je hele organisatie om slimmere beslissingen te nemen en bredere strategische doelen na te streven.
Een compleet, 360-gradenoverzicht van de uitgaven van je organisatie per afdeling, categorie en leverancier helpt leidinggevenden om budgetten beter te beheren en inkoopactiviteiten af te stemmen op bedrijfsdoelen. Bovendien kan het platform belangrijke bedrijfsinitiatieven zoals duurzaamheid ondersteunen.
Met onze module CO2-boekhouding kun je Scope 3-emissies van je toeleveringsketen volgen en analyseren. De tool maakt gebruik van geverifieerde gegevens uit nationale statistieken om te rapporteren over de CO2-voetafdruk van de door jou ingekochte goederen en diensten, zodat je organisatie haar ESG-doelstellingen (Environmental, Social, and Governance) kan halen.
Dit niveau van inzicht is toegankelijker dan je zou denken. Het implementatieproces is gestroomlijnd en duurt meestal twee tot acht weken. Daarna zijn je teams zelfvoorzienend en kunnen ze rapporten genereren en gegevens analyseren zonder een grote afhankelijkheid van IT.
Transformeer je inkoopstrategie met Unit4
Met Unit4 Spend Analytics voor U4FbC kan je organisatie effectief besparingsmogelijkheden ontdekken, risico's voor de toeleveringsketen beperken en duurzaamheidscijfers met vertrouwen volgen. Het verkrijgen van volledig inzicht in de uitgaven van je organisatie is de sleutel tot het transformeren van inkoop in een functie die actief de bedrijfsstrategie aanstuurt.
Om verder te gaan dan reactief uitgavenbeheer, moet je de volgende stap zetten om je inkoopteam te versterken. Bekijk de on-demand webinar, bezoek onze U4FbC-webpagina of vraag vandaag nog een personaliseerde demo aan.