De 5 belangrijkste redenen waarom cashflowbeheer en -planning essentieel zijn

Profit is vanity; cash is sanity

In other words, running out of cash from operations or reserves means an inability to pay suppliers for goods and services required to keep the business running. While profits can be accounted for in many ways, some more creative than others, it is impossible to misinterpret what is held at the bank or in cold, hard cash.

Cash flow is the critical engine that drives an organization's operations and growth. It is true that when cash runs out, a business can continue to exist purely on credit or other forms of lending, such as shareholder equity injections or director loans.

However, these inflows are not sustainable because they will stop when the risk of default (non-payment) becomes unacceptable to the lender or when the risk of losing capital investment becomes too high for equity owners.

An organization cannot use profit to trade; it uses cash. Therefore, like any other asset, cash needs to be appropriately managed and planned for. There are several reasons why organizations must pay close attention to their cash flow management and cash flow planning practices.

Yet the ultimate consequence of neglecting them is business failure and, in its most extreme form, a business ceasing to exist.

1. Optimizing cash utilization

Too much cash can be a problem, especially in an environment where the interest rate is negative, very low, or very high. It signals that the organization cannot find any productive use for its cash to help improve future performance.

Without cash flow monitoring, visibility, and insight into cash flow trends, it is impossible to optimize this situation.

Ultimately, this situation will not be allowed to persist since business owners will start to demand more significant cash disbursements such as increased dividends, share buybacks, or debt repayments.

Being involved in the corporate financial strategy process, FP&A can provide valuable support. Robust cash flow in financial management can help keep track of the day-to-day operations.

2. Funding short-term operations

Not having enough cash can lead to short-term liquidity issues. In this case, organizations might lose their reputation and damage relationships with suppliers and employees.

For example, an inability to meet payroll commitments will not satisfy staff. Normally, these risks would be managed by the financial management or treasury function, which leads the short-term cash flow forecast process.

FP&A teams can proactively work with the business and treasury function to be aware of potential action options that could be taken to avoid material liquidity issues.  For example, this could be to offer additional increased payment reminders to customers or incentives to accelerate the rate of incoming cash.

3. Meeting medium-term investment requirements

This is important to support the agreed business objectives. The main risk is an organization missing opportunities to meet future performance expectations.

If mismanaged, capital projects may be delayed and, in extreme cases, stopped. FP&A helps ensure a robust capital investment process is in place and a strong link between expenditure timings and the forecast process.

4. Avoiding the need for emergency cash

Emergency cash is likely to harm an organization’s reputation, lead to higher costs through interest payments, and enable financially secure competitors to mount tactical attacks to attract customers or gain market share.

FP&A teams can work with internal and external business stakeholders to ensure a clear communication strategy around the lack of cash in the organization and its potential impact on day-to-day operations. This is especially important for key customers and suppliers, who are most at risk of a competitive attack.

5. Avoid breaching covenants

Many organizations, especially private or small to medium-sized ones, have agreements with external funding institutes that require minimum cash flow levels. Breaching these can lead to severe penalties, including, at the more extreme end, taking control of assets or forcing the sale of assets at a distressed price.

For public companies, such insolvency can impact creditworthiness and make future financing costlier. FP&A teams need to ensure that the management team has full visibility of this risk as early as possible, along with associated contingency planning.

This will allow the office of the CFO to proactively present contingency plans to lenders so that together, they can explore constructive action options in a timely manner.

Cash flow is the lifeblood of an organization

Without sustained positive cash flow development, an organization will be at risk of becoming insolvent. To avoid this and any shorter-term liquidity issues, cash flow needs to be managed and planned for with as much attention as the P&L.

Harnessing and leveraging modern technology, especially adaptive and flexible financial management along with planning and forecasting tools, will help FP&A improve the organization's cash flow planning and management and thus help the organization to better navigate an ever-changing business environment.

Winst is ijdelheid; geld is gezond verstand

Met andere woorden, een tekort aan geld uit operaties of reserves betekent dat je leveranciers niet kunt betalen voor goederen en diensten die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden. Hoewel winst op veel manieren kan worden verantwoord, de een creatiever dan de ander, is het onmogelijk om een verkeerde interpretatie te geven van wat er op de bank staat of in koude, harde contanten.

Cashflow is de kritische motor achter de activiteiten en groei van een organisatie. Het is waar dat wanneer het geld opraakt, een bedrijf puur op krediet of andere vormen van leningen, zoals kapitaalinjecties door aandeelhouders of leningen van directeuren, kan blijven bestaan.

Deze instromen zijn echter niet duurzaam, omdat ze stoppen wanneer het risico op wanbetaling (niet-betaling) onaanvaardbaar wordt voor de kredietverstrekker of wanneer het risico op verlies van kapitaalinvestering te hoog wordt voor eigenaars.

Een organisatie kan geen winst gebruiken om te handelen; ze gebruikt geld. Daarom moeten liquide middelen, net als elk ander bedrijfsmiddel, op de juiste manier worden beheerd en gepland. Er zijn verschillende redenen waarom organisaties veel aandacht moeten besteden aan hun cashflowbeheer en cashflowplanning.

Toch is het uiteindelijke gevolg van het verwaarlozen ervan dat een bedrijf failliet gaat en in het ergste geval, ophoudt te bestaan.

1. Optimaal gebruik van contant geld

Te veel contant geld kan een probleem zijn, vooral in een omgeving waar de rente negatief, erg laag of erg hoog is. Het geeft aan dat de organisatie geen productief gebruik kan vinden voor het geld om toekomstige prestaties te verbeteren.

Zonder cashflowbewaking, zichtbaarheid en inzicht in cashflowtrends is het onmogelijk om deze situatie te optimaliseren.

Uiteindelijk kan deze situatie niet voortduren omdat bedrijfseigenaren meer significante kasuitgaven zullen gaan eisen, zoals hogere dividenden, het terugkopen van aandelen of het terugbetalen van schulden.

Omdat FP&A betrokken is bij de financiële strategie van het bedrijf, kan het waardevolle ondersteuning bieden. Een robuuste cashflow in het financieel beheer helpt om de dagelijkse activiteiten bij te houden.

2. Financiering van kortetermijnactiviteiten

Niet genoeg geld hebben kan leiden tot liquiditeitsproblemen op korte termijn. In dit geval kunnen organisaties hun reputatie verliezen en relaties met leveranciers en werknemers beschadigen.

Als je bijvoorbeeld niet aan je salarisverplichtingen kunt voldoen, zal het personeel niet tevreden zijn. Normaal gesproken worden deze risico's beheerd door het financieel beheer of de treasuryfunctie, die het proces van cashflowprognoses voor de korte termijn leidt.

FP&A-teams kunnen proactief samenwerken met de business en de treasuryfunctie om zich bewust te zijn van mogelijke actieopties die genomen kunnen worden om materiële liquiditeitsproblemen te voorkomen. Zo kan er bijvoorbeeld extra nadruk worden gelegd op betalingsherinneringen richting klanten, of kunnen er prikkels worden geboden om de instroom van liquide middelen te versnellen.

3. Voldoen aan de investeringseisen voor de middellange termijn

Dit is belangrijk om de overeengekomen bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen. Het grootste risico is dat een organisatie kansen mist om aan toekomstige prestatieverwachtingen te voldoen.

Als er verkeerd mee wordt omgegaan, kunnen kapitaalprojecten vertraging oplopen en in extreme gevallen worden stopgezet. FP&A helpt ervoor te zorgen dat er een robuust kapitaalinvesteringsproces is en dat er een sterke koppeling is tussen de timing van de uitgaven en het prognoseproces.

4. Voorkomen dat je noodgeld nodig hebt

Noodgeld zal waarschijnlijk de reputatie van een organisatie schaden, leiden tot hogere kosten door rentebetalingen en financieel zekere concurrenten in staat stellen tactische aanvallen uit te voeren om klanten aan te trekken of marktaandeel te winnen.

FP&A-teams kunnen samenwerken met interne en externe belanghebbenden om een duidelijke communicatiestrategie op te stellen rondom het gebrek aan kasmiddelen binnen de organisatie en de mogelijke gevolgen daarvan voor de dagelijkse activiteiten. Dit is vooral belangrijk voor belangrijke klanten en leveranciers, omdat zij het meest risico lopen om door concurrenten benaderd te worden.

5. Voorkom schending van convenanten

Veel organisaties, vooral particuliere of kleine tot middelgrote, hebben overeenkomsten met externe financieringsinstellingen die een minimale cashflow vereisen. Het niet nakomen hiervan kan leiden tot zware sancties, waaronder, in het meest extreme geval, het overnemen van de controle over de activa of het dwingen tot verkoop van de activa tegen een spotprijs.

Voor beursgenoteerde bedrijven kan een dergelijke insolventie invloed hebben op de kredietwaardigheid en toekomstige financiering duurder maken. FP&A-teams moeten ervoor zorgen dat het managementteam zo vroeg mogelijk volledig zicht heeft op dit risico, samen met de bijbehorende noodplannen.

Hierdoor kan the office of the CFO proactief noodplannen presenteren aan kredietverstrekkers, zodat ze samen tijdig constructieve opties voor actie kunnen onderzoeken.