Blog

Zeven succesfactoren bij de invoering van e-hrm

Door:  Eelco Liebrand

Efficiëntere processen, kostenbesparing, meer betrokken medewerkers, meer ruimte voor strategisch HR-beleid, het maakt je een aantrekkelijke werkgever - de voordelen van e-hrm zijn bij de meeste organisaties wel bekend. Toch bestaat er vaak nog een zekere weerstand tegen de invoering van e-hrm. Deze komt voort uit angst voor complexe IT-trajecten met onaangename verrassingen. Hoe zorgt u er voor dat de implementatie van een e-hrm systeem een succes wordt? De volgende zeven factoren zijn doorslaggevend.

1 - Breng HR-processen in kaart

Voorafgaand aan de selectie van een e-hrm pakket is het zaak om de processen in kaart te brengen. Welke HR-processen zijn er? Hoeveel tijd gaat op aan de administratie? Wie zijn hierbij betrokken? Wat gaat er fout? Hoeveel tijd kost het oplossen van fouten? Wat is de impact? Welke wensen zijn er om de processen beter te laten verlopen? Dit zijn zomaar enkele vragen om de processen helder te krijgen. Daarna start de zoektocht naar een geschikt e-HRM-systeem.

2 - Realiseer de impact van de implementatie op de hele organisatie

Het initiatief tot aanschaf van een e-hrm systeem ligt meestal bij het management dat de overheadkosten wil terugdringen. Een e-hrm systeem kan dat. Kosten terugdringen. Maar het gaat niet vanzelf. Dat leidt dan tot onvrede over het gekozen systeem. Soms is dat terecht, maar vaak hebben organisaties zich verkeken op de impact van de implementatie.

3 - Vorm een projectgroep met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen

Pak de selectie en implementatie van een e-hrm systeem projectmatig aan. E-hrm is geen exclusief feestje van de HR-afdeling want het personeel moet er (ook) mee werken. Dat zit niet te wachten op een systeem dat vol HR-jargon staat. Door vertegenwoordigers door de organisatie heen mee te laten denken, is de kans het grootst dat de keuze valt op een systeem waarvoor een breed draagvlak is.

4 - Verantwoordelijkheden HR-processen afstemmen met lijnmanagement

Kenmerkend voor de ingebruikname van een e-hrm systeem is dat het aantal administratieve handelingen afneemt omdat medewerkers zelf via het systeem basistaken kunnen doen. Denk aan het wijzigen van persoonlijke gegevens, salarisstroken inzien of een verlofmelding doen. Wil dit slagen, dan horen verantwoordelijkheden in de lijn te liggen. Voorafgaand aan de ingebruikname van een e-hrm systeem moeten managers en medewerkers weten, dat ze voor dit soort zaken straks niet meer de HR-medewerker raadplegen maar het systeem.

5 - Verantwoordelijkheden HR-afdeling afstemmen met betrokkenen

Hier gaat het vaak fout. HR-medewerkers zijn zo gewend aan hun taken dat ze deze werkzaamheden willen blijven doen. Ze willen niet de controle verliezen over hun proces. Een andere veelgehoorde weerstand tegen e-hrm is dat het werk voor de HR-medewerker ophoudt. Dat klopt ten dele. Pure administratieve taken verdwijnen. Voor serieuze HR-professionals ontstaat tijd om met het echte HR-werk bezig te zijn: loopbaanbegeleiding, advies en procesverbetering.

6 - Maak een intern communicatieplan

Is er eenmaal een e-hrm systeem opgetuigd, dan leidt gebrekkige communicatie vaak tot weerstand tegen het systeem. Managers willen zich niet bezighouden met HR. Daar hebben ze geen tijd voor, is een veelgehoord argument. Dit is een kromme redenering. Elektronische afhandeling van verlofaanvragen, ziekmeldingen en het digitaal beschikbaar stellen van HR-informatie zorgt ervoor dat managers meer inzicht in en controle hebben over hun medewerkers. Verantwoordelijkheden in de lijn neerleggen, is niet eng. Het is wel noodzakelijk om duidelijke instructies te geven aan de betrokkenen in een intern communicatieplan.

7 - Stap voor stap implementeren

Zeker voor MKB- bedrijven die geen geoliede HR-afdeling hebben, is het zaak om het gekozen systeem stap-voor-stap te implementeren. Zelfs al zijn de mogelijkheden eindeloos. Zo voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet of dat de overstap te groot is. Begin bijvoorbeeld met het digitaal beschikbaar maken van salarisstroken. Indien medewerkers eraan gewend zijn, dan kan je meer mogelijkheden aanbieden: inzien en wijzigingen van persoonlijke gegevens, verlof aanvragen of een ziekmelding doen, het e-hrm systeem via een mobiele app op een smartphone of tablet aanbieden. Door een stapsgewijze ingebruikname is de kans op kostenbesparingen en verbetering van de processen het grootst. 

Eelco Liebrand

Ik ben sinds 2010 werkzaam bij Unit4. De afgelopen 15 jaar heb ik verschillende functies vervuld op het snijvlak tussen HR-software, Productmarketing en Sales. In mijn rol als Presales Consultant 'for the office of HR' adviseer ik organisaties over innovatieve HR- en salarissoftware waarmee meer efficiency en een hogere medewerker tevredenheid wordt behaald.

Mijn passie is het begrijpen van HR Business strategie, HR-processen en technologie, het volgen van opinieleiders en het samenwerken met klanten en collega’s om software-innovatie te stimuleren en zo een strategie te ontwikkelen voor uw HR-organisatie en salarisadministratie van de toekomst.

Volg mij linkedin Twitter


Download whitepaper

Maak het uzelf en uw medewerkers gemakkelijk met Employee Self Service. Zo vergroot u de betrokkenheid van uw medewerkers. En het scheelt u veel administratief werk.

Lees meer over toepassingen, tips en aandachtspunten.
Download nu!