Skip to main content
implementation challenges

9 vragen die je moet stellen bij de implementatie van een nieuw IT-systeem

van  februari 15, 2023 | 4 min leestijd

Digitale transformatie is 80% planning en 20% implementatie. Het is aan het IT-team om ervoor te zorgen dat de tools en platforms geschikt zijn voor het doel en zodanig worden uitgerold dat je hele organisatie dat doel kan realiseren. Het is essentieel dat je de juiste vragen stelt bij elke IT-implementatie of nieuwe technologie, of het nu gaat om een nieuw programma of toepassing of een geheel nieuw IT-systeem. Hier lees je belangrijk advies om je volgende implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Waarom de planning voor verandering onvermijdelijk is

Verandering is onvermijdelijk, vooral op IT-afdelingen in 2023. Verouderde systemen kunnen de snelle drang naar transformatie en de massale verschuiving naar werken op afstand nauwelijks aan, en het is duidelijk dat de enige optie is om een groot aantal IT-systemen binnen je organisatie vaarwel te zeggen en te vervangen door iets wat de druk wel aankan, zonder dat de kosten uit hand lopen.

En natuurlijk is het jouw taak om ervoor te zorgen dat de nieuwe tool wordt geïmplementeerd en probleemloos werkt. Ongeacht de omvang of het bereik, of je nu een ERP-systeem in je volledig bedrijf implementeert dat jarenlang ondersteuning biedt aan de activiteiten van de organisatie, en verouderde ERP-systemen samenvoegt met moderne technologie of simpelweg upgradet naar Office 365, een soepele implementatie is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Wat je moet vragen vóór je IT-implementatie

Om je op weg te helpen, hebben we deze lijst samengesteld met vragen die je moet stellen, niet alleen aan jezelf, maar ook aan je leiderschapsteam en je gebruikers, om het proces van je volgende IT-implementatieproject soepel te laten verlopen.

1. Welk probleem willen we oplossen?

Dit is de belangrijkste vraag die je moet stellen voordat je aan een groot project begint. Als je weet welk probleem je aanpakt, voorkom je een te groot toepassingsbereik, stel je natuurlijke verantwoordelijkheidsgebieden en verantwoordelijkheden voor je team en anderen vast, en zoek je de juiste tool voor de taak. Als je geen duidelijk antwoord op deze vraag kunt krijgen, is dat een duidelijk teken om even op te rem te trappen en een serieus gesprek te voeren over wat je nu precies probeert te bereiken.

2. Wat zijn de gevolgen van niets doen?

Het probleem is mogelijk pijnlijk, maar soms kan de pijn van het oplossen van een probleem groter zijn dan de pijn van het probleem zelf. Sommige problemen kunnen gewoon op lange termijn worden aangepakt. Voordat je begint, is het cruciaal om na te gaan of de beste handelwijze niet simpelweg niets doen is.

3. Hoe stellen we ons de oplossing voor?

Een strategische visie op de oplossing, oftewel hoe deze samenwerkt met de rest van je ecosysteem, de functionaliteit die deze aanbiedt, en de totale kosten en baten die ze vertegenwoordigen, is net zo essentieel voor een soepele implementatie als veel van de ingewikkelde technische beslissingen die je moet nemen. Door je visie te verfijnen kun je ook beginnen met het opnieuw oriënteren van je processen om nieuwe systemen in te passen.

4. Doet iedereen in je team mee?

Door een gebrek aan buy-in van IT wordt je organisatie blootgesteld aan verspilde tijd voor de eindgebruiker en onnodige risico's. Een slechte implementatie betekent een slechte werking, slechte beveiliging en een slechte toewijzing van middelen. Zorg ervoor dat je hele team er klaar voor is voordat je de stap zet.

5. Is de leiding aan boord?

De leiding van de organisatie moet altijd zorgen voor de visie en het draagvlak voor verandering, met name omdat het zonder hun directe betrokkenheid een uitdaging is om de invoering op elk niveau te stimuleren en de teams af te stemmen op nieuwe strategische prioriteiten. Zorg ervoor dat je senior-collega's aan jouw kant staan.

6. Hoe gaan we het implementatieprojectteam samenstellen?

Een van de meest voorkomende oorzaken van het mislukken van veranderingsinitiatieven binnen en buiten de IT is het gebrek aan geschikte middelen. Sommige IT-implementaties kun je uitvoeren naast de gewone dagelijkse activiteiten. Voor andere activiteiten, zoals grootschalige ERP-vervangingen, kan een speciaal projectteam nodig zijn dat zich voor een langere periode uitsluitend met de betreffende taak bezighoudt. Je moet beslissen welke aanpak geschikt is voor elk project dat je behandelt. Je kunt meer lezen over ERP-implementatie in de cloud in dit artikel met veelgestelde vragen.

7. Wie wordt eigenaar van de implementatie? Wijzelf? De leverancier? Externe consultants?

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van je nieuwe systeem, kunnen de personen die verantwoordelijk en aansprakelijk zijn voor het succes veranderen. Je kunt op externe consultants vertrouwen die de leiding nemen, zodat je teams zich op de dagelijkse gang van zaken kunnen concentreren. Of je kunt zelfs vertrouwen op ondersteuning van de teams van de leverancier. Met name de mensen die verantwoordelijk zijn voor het leiden van het project kunnen het zich niet veroorloven om te worden afgeleid door de dagelijkse afhandeling van problemen.

8. Waar zien we waarschijnlijk weerstand van de gebruikers?

Weerstand is niet iets dat je simpelweg in de kiem kunt smoren. Het is een onvermijdelijk kenmerk van de meeste veranderingsprojecten en ontstaat omdat de omstandigheden en behoeften in de praktijk de invoering van nieuwe tools vaak moeilijk maken, zelfs als er veel animo is voor de verandering. Praat met je gebruikers en stel de knelpunten vast, en je zult zien dat je ze dan veel gemakkelijker kunt overwinnen.

9. Zetten we de schouders eronder of praten we er alleen maar over?

Communicatie staat niet per se gelijk aan uitvoering. Het is heel gemakkelijk voor leiders om aan te nemen dat de uitvoering vanzelf gaat als ze eenmaal een opdracht hebben gegeven. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt (en dat de implementatie wel gebeurt), moet je alle geledingen van de organisatie regelmatig actief betrekken om het proces in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er van ze wordt verwacht, hoe ze het kunnen uitvoeren, en waar ze terecht kunnen als ze hulp nodig hebben.

De implementatie van software draait om de People Experience

Ervaring. Dat is waar software om draait. Uiteindelijk is het een middel om gebruikers een ervaring te bezorgen die ze iets laat doen wat ze willen doen. En die ervaring moet ze inspireren in plaats van irriteren.

Maar het gaat ook om de ervaring van de mensen die aan de implementatie werken, en dan niet alleen om hun deskundigheid, maar hoe het voelt om het project te beleven.

Om tevreden te zijn met zowel het proces als het resultaat, moet je het ontwerpen en implementeren van bedrijfssoftware anders aanpakken. Bij Unit4 noemen we deze aanpak de People Experience.

Wat is de People Experience?

Het begint allemaal met het soort bedrijf dat je hebt en wat voor jou belangrijk is. Unit4 doet zaken voor mensen, en we werken met klanten in op mensen gerichte sectoren zoals professionele dienstverlening, non-profit, onderwijs en de publieke sector.

Onze benadering van softwareontwerp stelt mensen voorop. Het doel is het werk gemakkelijk en gebruiksvriendelijk te maken, zodat mensen betrokken en productief zijn, en de organisatie hun doelen bereikt. We passen software aan de manier waarop gebruikers willen werken aan en automatiseren zoveel mogelijk saaie, routinematige taken.

Deze manier van werken strekt zich uit tot de manier waarop we implementatieprojecten uitvoeren. We werken zeer nauw samen met klanten, betrekken ze bij beslissingen en geven ze de kans de oplossing zelf op te zetten en te lanceren. We dragen onze kennis aan ze over, zodat ze de software in de toekomst kunnen beheren en zich zonder onze hulp snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Deze aanpak helpt op vijf belangrijke manieren

  •  We beginnen met standaard branchesjablonen. Je kunt ze gebruiken zoals ze zijn of eventuele aanpassingen maken voor de eerste release en verdere verfijning overlaten aan de volgende iteratie.
  •  We concentreren ons op wat in de kortst mogelijke tijd een goed deel van de bedrijfswaarde oplevert en leveren dat eerst. Dit maakt de lancering minder risicovol en versnelt de time-to-value.
  •  We dragen onze kennis aan jou over, zodat je de oplossing zelf kunt beheren zonder externe hulp en deze snel kunt aanpassen aan veranderende bedrijfsomstandigheden.
  •  We beheren het project op een professionele wijze, waarbij we problemen, risico's, wijzigingen en alles wat daarmee gepaard gaat, netjes en efficiënt afhandelen.
  •  We helpen je gebruikers de oplossing te accepteren en bewijzen dat het project de bedrijfsdoelstellingen heeft gehaald.

Klanten verkiezen deze manier boven hoe de rest van de branche werkt

Een van onze klanten uit de publieke sector, Bev Burnette, Finance Manager voor de Township of Langley in Canada, zei over haar implementatie-ervaring: "Onze samenwerking met Unit4 verliep top. Ik geniet enorm van de kennis die ik kan opdoen als ik met een aantal van de Unit4-consultants samenwerk.

Ze zijn heel persoonlijk en gemakkelijk om mee te werken. Ze zorgen ervoor dat je niet alleen het systeem krijgt dat je nodig hebt, maar voorzien je ook van de kennis om het te kunnen ondersteunen en te veranderen als dat nodig is.

Bev is geen op zichzelf staand voorbeeld. Onze klanten hebben hun implementatie-ervaring beoordeeld op de onafhankelijke beoordelingssite Raven Intel, en Unit4 scoort consistent hoger dan het gemiddelde in de branche.

Onze Net Promoter Score (NPS) voor projectimplementatie is 8,3 tegenover een gemiddelde van 7,1 voor de branche. En we leveren ook 25 procent meer projecten op tijd op in vergelijking met de branche, en onze consultants scoren een indrukwekkende 4,2 uit 5.

Get an overview of all current analyst coverage