Blog

Hoe verbeter je de transparantie in je projecten?

Door:  Martijn van der Hoeden

Meer transparantie zorgt ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting staan en vermindert tevens het risico op aanvullende en vaak onhaalbare verzoeken tijdens projecten. Wanneer projecten onvoldoende transparant zijn, kan het voorkomen dat er meer werk wordt gevraagd van het projectteam dan vooraf was afgesproken, omdat stakeholders niet goed begrijpen wat er speelt. Met alle mogelijke consequenties tot gevolg. Die tussentijdse veranderingen worden ook wel 'scope creep' genoemd en zijn vaak het resultaat van miscommunicatie en misverstanden binnen een project. Hoe verminder je de kans op de scope creep en zorg je voor meer transparantie binnen je projecten?

Gecentraliseerde projectinformatie

Het is onmogelijk om volledig transparant te worden wanneer de projectinformatie over meerdere netwerklocaties en apparaten verspreid staat. Niemand heeft dan een volledig beeld van wat er aan de hand is, wat weer kan leiden tot miscommunicatie, misverstanden en de 'scope creep'.

Een gecentraliseerd projectinformatiesysteem reduceert de kans op deze problemen, omdat alle benodigde informatie met een muisklik beschikbaar is en er altijd wordt gewerkt met één actuele versie. Zo ontstaat beter inzicht in wat daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Duidelijk communiceren over de projectomvang

Scope creep is het resultaat van meerdere factoren. Eén daarvan is het slechte begrip van wat de projectomvang is. Als stakeholders die omvang niet helder hebben, kunnen ze verzoeken doen die het oorspronkelijke plan overschrijden, zonder dat ze het zelf door hebben. Ze doen het dus niet moedwillig, ze weten gewoon niet beter.

Het is daarom verstandig om tijdens het maken van de plannen en na de aanvang van het project samen te zitten met je stakeholders, zodat je duidelijk kunt zijn over wat de doelen voor iedere fase in het project zijn. Als je die mijlpalen hebt vastgesteld, kun je die inzichtelijk maken voor je stakeholders en beter uitleggen wat de werkzaamheden zijn om daar te komen.

Deel statusrapporten proactief met je stakeholders

Door meerdere communicatiekanalen open te stellen, kunnen stakeholders je altijd bereiken als ze vragen hebben. Deel proactief de statusrapporten, zodat je stakeholders continu op de hoogte worden gebracht. Meest ideaal is om dit via een geautomatiseerd systeem te doen, zodat je daar geen tijd aan hoeft te besteden en je je tijd beter kunt besteden aan het project zelf.

Het probleem van de 'scope creep' is te voorkomen door een geschikt systeem dat zorgt voor transparantie gedurende het gehele project. Die transparantie is het belangrijkste element om binnen de eerder gestelde doelen en afspraken te blijven. Schrijf je in voor ons webinar om meer te weten te komen over scope creep en hoe je daarmee om moet gaan, zodat je dienstverlening naar een optimaal niveau wordt gestuwd.

Martijn van der Hoeden

As Founder of the PSA Suite and Global Head of the PSO Center of Excellence, Martijn van der Hoeden drives to provide the Professional Services Organizations to improve their performances and maximize their organizations efficiency with the Unit4 PSA Suite.