Budgetplanung an Hochschulen: Mit digitalen Tools die finanzielle Resilienz stärken

Um aus vergangenen Krisen zu lernen, aktuelle Unsicherheiten souverän zu steuern, regulatorische Vorgaben zu erfüllen und zukunftssicher aufgestellt zu sein, braucht es moderne Finanz- und Planungsprozesse.

Erfahren Sie im Folgenden, wie die Zukunft der Finanzplanung und Budgetsteuerung im Hochschulbereich aussieht.

Warum Hochschulen eine vereinfachte Budgetplanung brauchen

Zwar hat die digitale Transformation für Hochschulleitungen hohe Priorität, doch viele Einrichtungen arbeiten nach wie vor mit Altsystemen wie Excel. Diese stehen dem strategischen Denken und der agilen Finanzplanung im Weg, die für ein wirksames Change-Management unverzichtbar sind.

Laut einer Studie von Inside Higher Ed äußern 89% der befragten Hochschulverantwortlichen große Sorge um die finanzielle Stabilität ihrer Institutionen. Auch wenn frühere Verwerfungen überwunden scheinen, steht fest: Neue wirtschaftliche Herausforderungen werden folgen.

Mit modernen Tools für Finanzplanung und -analyse als Bestandteil einer digitalen ERP-Suite können Hochschulen jedoch belastbare Strategien aufbauen und sind selbst auf unerwartete Ereignisse bestens vorbereitet.

Durch den wachsenden Wettbewerb mit rein digitalen Bildungsanbietern, verändertes Studieninteresse und steigende Betriebskosten kommt es für Hochschulen mehr denn je darauf an, ihre finanziellen Ressourcen gezielt und wirtschaftlich einzusetzen.

Auf welche Trends müssen sich Hochschulen einstellen?

Vor allem die Compliance im ESG-Reporting (Environmental, Social, Governance) gewinnt branchenweit rasant an Bedeutung, auch im Hochschulwesen. Eine Untersuchung von EY-Parthenon belegt, dass 75% von 176 befragten Einrichtungen ökologische Nachhaltigkeit für sich und ihre Interessengruppen als wichtig einstufen. Mit herkömmlichen Altsystemen stoßen Hochschulen jedoch schnell an Grenzen, wenn es um ein regelkonformes ESG-Reporting geht.

Zudem wird der Rechnungslegungsstandard IFRS 16 für ausgewählte Einrichtungen relevant. Um diese Richtlinie sicher umzusetzen, sind ausgereifte Prozesse für die Budgetüberwachung und Rechnungslegung erforderlich. 

Um diese Entwicklungen erfolgreich zu bewältigen, ist ein bereichsübergreifendes Zusammenspiel gefragt. Eine integrierte Datenbasis in der Cloud über HR, Projekte und Finanzen hinweg schafft dafür die besten Voraussetzungen. 

Hochschulen und Universitäten werden voraussichtlich stärker auf internationale Studierende und deren Gebühren als zentrale Einnahmequelle setzen. Internationale Transaktionen bringen jedoch administrative Besonderheiten mit sich, die ältere Systeme kaum effizient abbilden können.

Gleichzeitig gehen mancherorts öffentliche Fördermittel zurück, wodurch private Partnerschaften und Kooperationen für die Finanzierung wichtiger werden. Im schottischen Hochschulbereich zeigte sich für 2024/25 beispielsweise ein Rückgang von 2,8%, was einem Betrag von fast 32 Millionen Pfund entspricht.

Hochschulen sollten daher nicht nur eine lückenlose Compliance nachweisen, sondern ihre finanzielle Gesundheit auch jederzeit transparent darlegen können, um private Fördergelder erfolgreich einzuwerben.

Finanzabteilungen stehen weiterhin vor der Herausforderung des Fachkräftemangels. Das bedeutet häufig eine enorme Arbeitslast für die vorhandenen Teams. Bleibt weniger Zeit für strategische Aufgaben und schleichen sich durch Überlastung Fehler ein, kann das die finanzielle Gesamtverfassung spürbar beeinträchtigen. 

Was moderne digitale Tools für die Budgetsteuerung leisten

Cloud-basiertes FP&A bündelt Finanz-, Personal- und Projektdaten an einem zentralen Ort. Auf dieser einheitlichen Datenbasis lässt sich die Gesamtstrategie viel einfacher abstimmen. Finanzteams müssen nicht mehr mühsam verschiedene Versionsstände zusammenführen oder sich in statischen Berichten verlieren. 

Automatisierungsfunktionen bieten die Chance, KI für die Berichtserstellung zu nutzen und manuelle Routineaufgaben im Team drastisch zu reduzieren. Durch die automatische Datenerfassung gewinnen Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit, um fundierte Forecasts zu erstellen und unterschiedliche Szenarien durchzuspielen.

Mithilfe intuitiver Datenvisualisierungen und flexibler Auswertungen lassen sich strategische Resultate zudem schnell und verständlich an andere Teams, Gremien und Partner vermitteln.

Dank einer modularen Cloud-Plattform stellen Finanzteams einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Kernsystemen und externen Anwendungen sicher, etwa CRM-Lösungen oder Banking-Schnittstellen. 

So unterstützt Sie Unit4

Unit4 ist ein weltweit führender Anbieter von Software für Finanzplanung und -analyse mit dem klaren Ziel, Menschen im Hochschulbereich optimal zu unterstützen. Unsere Unternehmenslösungen sind an mehr als 200 Hochschulen und Universitäten weltweit erfolgreich im Einsatz.

Die Logan University, eine private Hochschule für Gesundheitswissenschaften, hat papierbasierte und manuelle Abläufe durch die ERP-Suite von Unit4 abgelöst. Das Ergebnis: agile, flexible und automatisierte Prozesse in der Finanzplanung, mit denen die Hochschule Veränderungen gelassener begegnet und datenbasierte Entscheidungen trifft, bei einer gleichzeitigen Senkung der IT-Kosten um 20%.

Für die Cranfield University gaben neue regulatorische Vorgaben, veränderte Gebührenmodelle und der steigende Wettbewerb den Ausschlag für den Wechsel zu Cloud-FP&A. Mit Unit4 meistert die Universität neue Anforderungen flexibel, spart jährlich rund 20 Tage externen IT-Support ein und erzielte Gesamteinsparungen von über 1.000.000 £.

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