5 Vorschläge, wie Sie mit Vertragsmanagement­vorlagen schneller und intelligenter arbeiten können

Immer mehr Unternehmen optimieren den Vertragslebenszyklusprozess mit einer Vertragsmanagementsoftware, die Vertragsvorlagen verwendet.

Automatisierte Vertragsvorlagen sind rechtlich geprüfte Dokumente. Sie fungieren als Masterversion, die nach Bedarf für künftige Verträge bearbeitet werden kann. Durch diese Vorlagen sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit, weil sie lediglich kleinere Details aktualisieren müssen. Denn die meisten Formulierungen und Klauseln bleiben unverändert. Diese standardisierten Formulierungen verkürzen den gesamten Prozess, von der Verfassung, Überprüfung bis hin zur Vereinbarung der Vertragsgegenstände, und stellen außerdem sicher, dass alle neuen Verträge standardmäßig den gleichen Schutz vor Risiken bieten.

Wie können Vertragsvorlagen die Produktivität und Effizienz steigern?

1. Versionskontrolle

Versionskontrolle ist eines der größten Probleme, mit denen Unternehmen in der ersten Vertragsphase konfrontiert sind. Wenn die Verträge viele verschiedene Hände intern und extern durchlaufen, können sich schnell Fehler einschleichen. Dies kann enorme Folgen haben im Hinblick auf Compliance, Performance und Finanzen. Diese fehleranfälligen manuellen Eingriffe zu vermeiden, ist sehr wichtig. Denn nur so kann der Prozess so transparent und effizient wie möglich gestaltet werden. Automatisierte Vertragsvorlagen sind die Lösung, weil sie für vollständige Transparenz während des gesamten Vertragserstellungsprozesses sorgen und zudem gewährleisten, dass alle Parteien jederzeit mit demselben Dokument arbeiten.

2. Bessere und schnellere Genehmigungsprozesse

Das Genehmigungsverfahren ist oft eine Herausforderung, wenn es darum geht, rechtzeitig von einer Phase des Vertragslebenszyklus zur nächsten zu gelangen. . Vor allem, wenn die Verträge sehr komplex sind oder von mehr als zwei Parteien geprüft werden müssen. Die Erstellung von Vertragsvorlagen beschleunigt den Genehmigungsprozess, ohne die Vertragsqualität zu beeinträchtigen. Darüber hinaus bieten die meisten modernen Vertragsmanagementsysteme die Möglichkeit für elektronische Signaturen, was den Genehmigungsprozess ebenfalls beschleunigt. Zudem wird ein zentrales Repository mit vollständiger Versionskontrolle erstellt, in dem alle Beteiligten das endgültige Dokument überprüfen und genehmigen können, was den gesamten Prozess vereinfacht.

3. Eine standardisierte Sprache und Klausel-Bibliothek

Mit Vertragsvorlagen vermeiden Sie es, dass Ihr Rechtsteam immer wieder ähnliche Verträge verfassen und aktualisieren muss, wobei Genauigkeit und Effizienz gewährleistet werden. Mittels einer vorab genehmigten Bibliothek von Rechtsklauseln und standardisierten Phrasen können die Verfasser/innen von Verträgen geeignete Formulierungen auswählen und diese bei Bedarf bearbeiten. (Dies bringt ebenfalls den Vorteil, dass sich Ihre Mitarbeitenden in der Rechtsabteilung auf strategische, wichtigere Aufgaben konzentrieren können, statt ihre Zeit immer wieder für ähnliche Verträge vergeuden zu müssen.)

4. Mühelose Konfiguration 

Sobald eine Vorlage erstellt wurde, kann sie jederzeit überarbeitet und an die sich ändernden strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Zudem können Sie einige Schlüsselfelder bestimmen und so konfigurieren, dass diese geändert werden können. All diese Funktionen machen zusammengenommen den Vertragserstellungsprozess effizienter und bieten die Möglichkeit, Verträge bei Bedarf schnell zu bearbeiten und zu aktualisieren.

5. Gesteigerte Produktivität und Effizienz

Vertragsvorlagen ermöglichen Mitarbeitenden den sofortigen Zugriff auf eine Reihe vorab genehmigter Klauseln. Dadurch muss die Rechtsabteilung nicht jeden einzelnen Vertrag einzeln prüfen und genehmigen, was die Erstellung und Verhandlung von Verträgen enorm beschleunigt. Darüber hinaus wird so die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften gewährleistet. Teams können sich daher mehrwertbringenden Aufgaben widmen, was den ROI des Vertragsvorlagentools enorm steigert.

Vertragsvorlagen sind nicht der einzige Vorteil einer Vertragsmanagementlösung. Die automatisierte Software kann Ihren gesamten Vertragsprozess in einem einzigen, umfassenden durchgängigen Managementsystem verschlanken. Dadurch werden alle Prozesse optimiert, von der Risikobewertung und Vertragserstellung bis hin zu Vertragsverlängerungen und Offboarding, um die Produktivität zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

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