79% testen oder nutzen KI: Warum künstliche Intelligenz im öffentlichen Sektor jetzt den Unterschied macht

Organisationen des öffentlichen Sektors stehen seit jeher vor der Herausforderung, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Heute ist dieser Druck spürbarer denn je: Steigende Anforderungen, knappe Budgets, Personalmangel, Strukturreformen und wachsende Erwartungen an die Transparenz fallen zusammen. Für alle, die im und für den öffentlichen Dienst arbeiten, ist das keine abstrakte Theorie. Es ist die tägliche Realität von Organisationen, die öffentliche Gelder schützen, Bürgerinnen und Bürger unterstützen und mit begrenzten Mitteln zeitnahe, verantwortungsvolle Entscheidungen treffen müssen.

Deshalb muss sich die Debatte über künstliche Intelligenz im öffentlichen Sektor grundlegend von der in Wirtschaftsunternehmen unterscheiden. Für Teams im öffentlichen Dienst geht es bei KI nicht bloß darum, Inhalte schneller zu erstellen oder einen weiteren digitalen Assistenten einzuführen. Es geht darum, dort Kapazitäten zu schaffen, wo sie am dringendsten gebraucht werden: Fachkräfte erhalten mehr Freiraum, um sich auf Bürgerinnen und Bürger, das Gemeinwohl, eine verantwortungsvolle Haushaltsführung und spürbare Ergebnisse zu konzentrieren.

In unserem aktuellen Webinar über KI in der öffentlichen Verwaltung ging es im Kern um einen einfachen Gedanken: Weniger Verwaltungsaufwand ist nicht das Endziel. Das eigentliche Ziel sind bessere öffentliche Dienstleistungen. Wenn Routineaufgaben zu viel der knappen Kapazitäten binden, bleibt den Beschäftigten weniger Zeit für die Aufgaben, für die sie sich ursprünglich für den öffentlichen Dienst entschieden haben. Noch immer fließt zu viel Zeit in die Informationssuche, die manuelle Datenerfassung und den Datenabgleich, das Nachfassen von Freigaben, Routineanfragen oder Berichte, die lediglich Vergangenes dokumentieren.

Hier kann KI für Entlastung sorgen. Richtig eingesetzt verlagert sie Routineaufgaben direkt in die Systeme, liefert verlässliche Erkenntnisse genau dorthin, wo sie gebraucht werden, deckt Risiken frühzeitig auf und stärkt die Governance. Das bedeutet keineswegs, menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen. Im öffentlichen Sektor müssen menschliche Aufsicht, Transparenz und Verantwortlichkeit stets an erster Stelle stehen. Die Frage ist nicht, ob KI mehr Aufgaben erledigen kann. Die Frage ist, ob sie den Kontext, die Kontrollmechanismen und die Verantwortlichkeiten des öffentlichen Dienstes präzise genug versteht, um echtes Vertrauen zu rechtfertigen.

Die Umfrageergebnisse aus dem Webinar bestätigen die Trends im Markt. Auf die Frage nach dem aktuellen Stand beim Einsatz von KI gaben 42% der Teilnehmenden an, KI gelegentlich zu nutzen. 37% prüfen derzeit die Möglichkeiten, 15% setzen KI bereits regelmäßig ein und 6% nutzen KI bisher gar nicht. Die meisten Organisationen fangen also nicht bei null an. Viele prüfen jedoch noch genau, wo sich KI sicher, praxisnah und mit messbarem Mehrwert einsetzen lässt.

Diese Orientierungs- und Testphase ist wichtig. Öffentliche Einrichtungen brauchen Raum zum Testen und Lernen, um herauszufinden, wo künstliche Intelligenz in der Verwaltung echten Nutzen stiftet, ohne Vertrauen zu verspielen. Zudem benötigen sie Lösungen, die auf ihre konkrete Arbeitsrealität abgestimmt sind: keine Standardwerkzeuge, die in Produktdemos glänzen, denen es aber an Verständnis für Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Leistungserbringung und behördliche Rechenschaftspflicht fehlt.

Die häufigste Antwort war die Reduzierung des Verwaltungsaufwands (43% der Teilnehmenden), gefolgt von datengestützten Entscheidungen (32%) und höherer Produktivität (18%). Auf den ersten Blick wirkt das wie eine reine Effizienzdebatte. Tatsächlich spiegelt es eine tiefere Herausforderung des öffentlichen Sektors wider: Jede Stunde, die für manuelle Verwaltung, Datenabgleiche, Berichterstattung oder das Einholen von Freigaben aufgewendet wird, fehlt für strategische Planung, Bürgernähe, Serviceverbesserungen und eine vorausschauende Finanzsteuerung.

Vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel, steigenden Fallzahlen und Reformprozessen geht es bei administrativer Entlastung nicht nur um Kostensenkung. Es geht darum, wertvolles Fachwissen gezielt einzusetzen und den Beschäftigten im öffentlichen Dienst Raum für wertschöpfende Aufgaben zu geben, bei denen Urteilskraft, Empathie und Verantwortungsbewusstsein unverzichtbar sind.

Im öffentlichen Dienst mag eine Trefferquote von 85% für risikofreie Anwendungsfälle genügen, für Gehaltsabrechnungen, Fördermittelvergaben, Rechnungskontierungen, Haushaltsmittelverwaltung oder gesetzliche Finanzberichte reicht das jedoch keineswegs aus.

Öffentliche Stellen bewegen sich in einem festen Rahmen aus demokratischer Verantwortung, Rechnungsprüfung, regulatorischer Compliance und Informationsfreiheitsrechten. Jede KI-gestützte Empfehlung muss nachvollziehbar, erklärbar und durch die Letztentscheidenden überprüfbar sein.

„Das hat die KI entschieden“ ist keine tragfähige Antwort, wenn Entscheidungen der Überprüfung durch Rechnungshöfe, Mandatstragende, Aufsichtsgremien, Regulierungsbehörden, Ausschüsse oder die Bürgerschaft standhalten müssen.

Öffentliche Stellen bewegen sich in einem festen Rahmen aus demokratischer Verantwortung, Rechnungsprüfung, regulatorischer Compliance und Informationsfreiheitsrechten. Jede KI-gestützte Empfehlung muss nachvollziehbar, erklärbar und durch die Letztentscheidenden überprüfbar sein.

Deshalb muss künstliche Intelligenz für Behörden auf Vertrauen, Kontext und Kontrolle basieren. Sie muss die Daten, Richtlinien, Arbeitsabläufe, Genehmigungsprozesse und Rahmenbedingungen der Organisation genau verstehen. Sie muss Menschen dabei unterstützen, bessere Entscheidungen zu treffen, statt ihnen die Verantwortung abzunehmen. Und sie muss kontinuierlich dazulernen, indem sie nachvollzieht, wie Teams ihre Vorschläge im Arbeitsalltag prüfen, korrigieren und umsetzen.

Bereits heute unterstützt KI bei praxisnahen Aufgaben wie der Belegerfassung von Ausgaben, der Kontierung von Eingangsrechnungen, Freigabeprozessen, Echtzeit-Hilfen, Zusammenfassungen von Leistungsbeurteilungen und der Formulierung von Zielvereinbarungen. Das entlastet spürbar im Arbeitsalltag: Teams müssen weniger Zeit in Systemmenüs verbringen und können sich auf fundierte fachliche Entscheidungen konzentrieren.

Das eigentliche Potenzial liegt jedoch im Wandel von reaktiven Systemen zu proaktivem Ambient ERP: Systemen, die nahtlos in den Arbeitsfluss integriert sind, auf Handlungsbedarf hinweisen und Führungskräfte dabei unterstützen, Zusammenhänge zwischen Finanzen, Personal, Projekten, Leistungsnachfrage und Risiken zu erkennen. Stellen Sie sich vor, Sie rufen vor einer Vorstandssitzung den aktuellen Budgetstatus ab, analysieren direkt die Ursachen von Budgetüberschreitungen, prüfen, ob finanzielle oder datenbezogene Ursachen vorliegen, und erhalten Handlungsempfehlungen in verständlicher Sprache. Die vergleichsweise geringe Bewertung beim Bürgerservice bedeutet nicht, dass KI für die Bürgerkontakte irrelevant wäre. Die Wirkung ist oft indirekt, aber keineswegs geringer: Wenn Organisationen Verwaltungsaufwand abbauen, den Zugriff auf verlässliche Daten verbessern und schnellere Entscheidungen ermöglichen, kommt das am Ende den Bürgerinnen und Bürgern, Studierenden, Hilfesuchenden und Kommunen zugute. Eine leistungsfähigere Verwaltung schafft bessere Ergebnisse für die Menschen vor Ort. An diesem Punkt geht KI über reine Prozesseffizienz hinaus: Sie ermöglicht eine fundiertere Führung im öffentlichen Sektor, einen verantwortungsvolleren Umgang mit öffentlichen Mitteln und frühzeitiges Eingreifen bei aufkommenden Herausforderungen.

Dem öffentlichen Sektor mangelt es weder an Daten noch an Fachwissen oder Engagement. Was häufig fehlt, sind personelle Kapazitäten.

Für Unit4 muss künstliche Intelligenz auf den Grundsätzen guter Verwaltung beruhen: Verantwortlichkeit, Transparenz, sorgsame Mittelverwendung und überzeugende Ergebnisse für die Allgemeinheit. KI sollte menschliche Expertise erweitern statt ersetzen. Sie hilft Fachkräften, weniger Zeit in der Systemverwaltung zu verbringen und ihr Urteilsvermögen dort einzusetzen, wo es wirklich darauf ankommt. Erfolg bemisst sich nicht an der Zahl automatisierter Vorgänge, sondern daran, ob Organisationen schneller reagieren, fundiertere Entscheidungen treffen, ihre Widerstandskraft stärken und spürbare Verbesserungen für Bürgerinnen und Bürger sowie das Gemeinwesen erzielen.

Für Organisationen, die sich noch in der Orientierungsphase befinden, empfiehlt sich der Start mit praxisnahen, sauber geregelten Anwendungsfällen: Entlastung der Verwaltung, schnellerer Zugang zu verlässlichen Daten und Unterstützung bei zügigen, fundierten Entscheidungen. Am Ende ist das kein reiner Technologieerfolg, sondern ein echter Gewinn für den öffentlichen Dienst.

Erfahren Sie mehr über diese Ansätze und sehen Sie sich die vollständige Diskussion in der Aufzeichnung des On-Demand-Webinars an. Sie erhalten praxisnahe Beispiele, Einblicke in die Software und konkrete Orientierung, wie Ihre Organisation den nächsten Schritt mit KI sicher und zielgerichtet geht. Bestehende Kunden von Unit4 ERP können sich zudem für das Programm AI for Your World registrieren, um ausgewählte KI-Funktionen unverbindlich zu testen (bis zum 31. August 2027 bei Registrierung vor dem 31. Dezember 2026).