KI an Hochschulen: 82 % der Führungskräfte nutzen bereits KI. Was kommt als Nächstes?

Künstliche Intelligenz entwickelt sich im gesamten Bildungsbereich rasant vom reinen Experimentierfeld zur festen Erwartungshaltung. Doch die entscheidende Frage lautet nicht, wie viel KI eine Einrichtung einführen kann. Es geht vielmehr darum, wo KI knappe Kapazitäten freisetzen, Entscheidungen verbessern und Mitarbeitende dabei unterstützen kann, den Verwaltungsaufwand in den Bereichen Finanzen, HR und Betriebsabläufe zu reduzieren.

Dieser Unterschied ist wesentlich: Universitäten und Hochschulen stehen unter finanziellem Druck, müssen sich an veränderte Finanzierungsmodelle anpassen, neue Erwartungen an den Arbeitsplatz erfüllen, moderne Lehrformate etablieren und strengeren Rechenschaftspflichten nachkommen. Vor diesem Hintergrund gaben 82 % der Teilnehmenden unserer jüngsten Webinar-Umfrage an, sich bereits mit KI zu beschäftigen: 29 % nutzen sie regelmäßig, 29 % evaluieren den Einsatz und 24 % verwenden sie gelegentlich. Dennoch gab niemand an, KI bereits vollständig in die eigenen Prozesse integriert zu haben. Das zeigt deutlich: Die nächste Herausforderung liegt nicht in der Einführung allein. Es geht um den Übergang von ersten Experimenten hin zu verlässlichen, klar geregelten KI-Anwendungen, die einen messbaren Mehrwert für die Einrichtung schaffen.

Der beste Ausgangspunkt ist nicht die Technologie selbst, sondern die institutionelle Kapazität, die sie freisetzen kann. Erfahrene Fachkräfte in den Bereichen Finanzen, Personal, Planung, Forschungsförderung und Betriebsabläufe verlieren oft viele Arbeitsstunden damit, nach Informationen zu suchen, Daten abzugleichen, Freigaben einzuholen und immer wieder dieselben Fragen zu Prozessen zu beantworten. Daher überrascht es nicht, dass 33 % der Webinar-Teilnehmenden die Reduzierung des Verwaltungsaufwands als größte Chance von KI sehen, gefolgt von einer höheren Produktivität der Mitarbeitenden (25 %). Bessere Voraussetzungen für datengestützte Entscheidungen und eine höhere operative Effizienz nannten jeweils 21 %. Das verdeutlicht: Einrichtungen sehen den Nutzen sowohl im Arbeitsalltag als auch in der langfristigen Leistungsfähigkeit.

Diese Prioritäten greifen direkt ineinander: Weniger Bürokratie schafft mehr produktive Kapazitäten. Ein verlässlicher Zugriff auf vertrauenswürdige Daten steigert die operative Effizienz, während frühzeitige Erkenntnisse bessere Entscheidungen ermöglichen. KI entfaltet ihren größten Wert, wenn sie diese Wirkungskette optimal unterstützt, ohne das fachliche Urteilsvermögen oder die Verantwortlichkeiten zu beeinträchtigen.

Finanzteams kann KI dabei unterstützen, Kontierungsvorschläge für Lieferantenrechnungen zu erstellen, Ausnahmen zur Prüfung hervorzuheben und wiederkehrende Abstimmungsarbeiten zu reduzieren. Führungskräfte erhalten Freigaben und Handlungsempfehlungen direkt in den Tools, die sie ohnehin nutzen. HR-Teams können Routineanfragen automatisieren, während bei sensiblen oder komplexen Fällen der direkte Weg zu erfahrenen Mitarbeitenden offenbleibt. Für Planungs- und Forschungsteams wird es spürbar einfacher, relevante Finanz-, Personal-, Förder- und Projektdaten zu finden und auszuwerten.

Genau das ist der Leitgedanke hinter dem KI-Ansatz von Unit4: praktische Unterstützung, die direkt in den Arbeitsalltag integriert ist, statt Technologie als Selbstzweck. Die zentrale Frage sollte stets lauten: Welche Aufgaben nehmen wir den Menschen ab, welche Entscheidungen verbessern wir und wie viele Kapazitäten geben wir ihnen zurück? Ava unterstützt Freigaben sowie Soforthilfe über Microsoft Teams, während die intelligente Kontierungsvorhersage aus den historischen Rechnungsdaten der Einrichtung lernt und Buchungskonten mit einer transparenten Zuverlässigkeitsbewertung vorschlägt. Die Belegerkennung erfasst Ausgabendetails automatisch, und Leistungsanalysen helfen dabei, Mitarbeitergespräche zusammenzufassen oder Entwürfe für Zielvereinbarungen zu erstellen. Das Ziel ist keine Technologie um der Technologie willen, sondern praxisnahe Hilfe, die sich direkt in die täglichen Abläufe einfügt.

Das bedeutet auch: KI muss innerhalb festgelegter Berechtigungen, Richtlinien und Kontrollen arbeiten. Alle Informationen müssen nachvollziehbar bleiben, und die Letztverantwortung für Bewertungen, Genehmigungen und sensible Entscheidungen liegt weiterhin bei den Menschen. Erst ein solides digitales Fundament aus verlässlichen Daten, durchdachten Prozessen und klarer Governance ermöglicht es KI, nachhaltigen Mehrwert zu schaffen.

Mit Blick auf die Zukunft liegt die Chance darin, den Schritt von Systemen zu vollziehen, die Aktivitäten nur protokollieren, hin zu Systemen, die institutionelle Zusammenhänge erfassen und aktives Handeln unterstützen. Stellen Sie sich vor: Sie fragen nach überfälligen Forschungsprojekten, sehen sofort die dazugehörigen, noch nicht abgerechneten Leistungen, erkennen die Datenherkunft und erhalten fundierte, regelkonforme Empfehlungen für die nächsten Schritte. Das sorgt für ein wesentlich proaktiveres und intuitiveres Arbeiten, das jedoch stets an die Zugriffsregeln und Vorgaben der Einrichtung gebunden bleibt. Die Einrichtungen, die den größten Nutzen aus KI ziehen, sind nicht zwangsläufig diejenigen, die die meiste KI implementieren. Es sind vielmehr jene, die sie gezielt dort einsetzen, wo sie knappe Kapazitäten freisetzen, Entscheidungen verbessern und den Mitarbeitenden mehr Zeit für die Kernaufgaben von Bildungseinrichtungen schenkt: Lehre, Forschung und hervorragende Ergebnisse.

Möchten Sie diese Ansätze vertiefen und die gesamte Diskussion verfolgen? Dann schauen Sie sich die On-Demand-Aufzeichnung an. Erfahren Sie anhand praktischer Beispiele und Produkteinblicke, wie KI Bildungseinrichtungen dabei unterstützen kann, Verwaltungsaufwände zu reduzieren, datengestützte Entscheidungen zu treffen und mehr Freiraum für Lehre, Forschung sowie die Betreuung Studierender zu schaffen. Bestandskunden von Unit4 ERP können sich außerdem für unsere Kampagne AI for Your World registrieren, um bei einer Anmeldung vor dem 31. Dezember 2026 ausgewählte KI-Funktionen bis zum 31. August 2027 unverbindlich zu evaluieren.