Durchbrechen Sie den Teufelskreis mit Smart Process Automation

Vielbeschäftigte Manager befinden sich oft in einem Teufelskreis: Sie haben keine Zeit, um die Ursache von Problemen zu finden und zu beseitigen, was wiederum dazu führt, dass diese Probleme immer wieder auftreten oder eskalieren. Die Folge? Das gesamte Team ist den ganzen Tag lang damit beschäftigt, auf diese Probleme zu reagieren, statt echten Mehrwert zu schaffen. Diesen Kreislauf zu durchbrechen, kann unglaublich schwierig sein. Denn schließlich haben Teams nur begrenzt Zeit und meist geht es schneller, sich mit den Folgen zu befassen, als die zugrunde liegende Ursache des Problems aus dem Weg zu räumen. Dies kann anhaltende Ineffizienz, Fehler und Verzögerungen zur Folge haben, die letztendlich auch das Kundenerlebnis beeinträchtigen. Mitarbeitende, die sich täglich dieser Herausforderung stellen müssen, verlieren den Mut und fühlen sich hilflos, was sich nicht nur auf ihre Leistung auswirkt, sondern auch die Fluktuationsrate in die Höhe treibt. Doch wie genau lässt sich dieser schädliche Teufelskreis durchbrechen? Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Weitere Mitarbeiter einstellen, um den nötigen Handlungsspielraum für Verbesserungen zu schaffen
2. Tools oder Technologien verwenden, die den Teufelskreis verhindern, weil Mitarbeitende damit effizienter und proaktiver arbeiten können

Die Aufstockung des Personals ist jedoch nicht nur mit hohen Kosten verbunden – sobald der Teufelskreis durchbrochen und die Effizienz verbessert wurde, müssen diese neuen Mitarbeiter dann anderweitig eingesetzt werden. Darüber hinaus kann es schwierig sein für ein scheinbar ineffizientes Team neue Mitarbeiter zu gewinnen. Mit der richtigen Technologie könnte die Produktivität schnell und dauerhaft verbessert werden. Dies setzt allerdings voraus, dass sie von allen akzeptiert und genutzt wird, denen sie helfen soll. Dafür ist es wichtig, dass die neue Lösung intuitiv, in Arbeitsabläufe eingebettet und deutlich schneller und effizienter ist als das Altsystem. Die Mitarbeitenden müssen die neue Technologie im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise sofort als überlegen und besser ansehen.

Technologien wie Smart Process Automation können isolierte Prozesse miteinander verknüpfen und sie sowie die damit verbundenen Datenerfassung und -analyse auf intelligente Weise automatisieren. Dies reduziert einerseits den Arbeitsaufwand und sorgt andererseits dafür, dass Prozesse schneller abgeschlossen werden, weil weniger menschliche Eingriffe und Prozessunterbrechungen erforderlich sind. Durch den Einsatz intelligenter Tools wie Empfehlungsmaschinen oder Chatbots können Mitarbeitende Ausnahmen erfassen und schneller handeln, ohne das System wechseln oder einen neuen Prozess einleiten zu müssen.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise über einen einfachen Chatbot Folgemaßnahmen initiieren können, erübrigen sich komplizierte Eingriffe, die zuvor möglicherweise zu Verzögerungen oder Unterbrechungen geführt hätten. Technologie spielt also eine wichtige Rolle bei der Änderung des menschlichen Verhaltens und verhilft Teams zu einer proaktiveren Arbeitsweise. Die durch die intelligente Automatisierung geförderte Verhaltensänderung ist ebenso wertvoll wie die Zeit, die durch die Automatisierung der kaum mehrwertbringenden Prozessschritte eingespart wird.

Durch die intelligente Prozessautomatisierung können vielbeschäftigte Mitarbeitende den Teufelskreis durchbrechen. Sie können verhindern, dass Probleme eskalieren und so nicht nur die Kundenergebnisse, sondern auch ihre eigene Arbeitszufriedenheit verbessern.