ERP-Beschaffung auf neuem Niveau: Wie die Atlantic Technological University ERP und Source-to-Contract verbindet
Wenn mehrere Hochschuleinrichtungen fusionieren, wird die Vereinheitlichung der Abläufe über verschiedene Standorte hinweg schnell komplex. Die Atlantic Technological University (ATU) stellte sich dieser Herausforderung im Westen und Nordwesten Irlands. Durch die Integration von Unit4 ERP mit Source-to-Contract (S2C) entwickelte die ATU ihre Beschaffungs- und Finanzprozesse zu einem durchgängigen Source-to-Pay-Motor (S2P).
In einem kürzlich durchgeführten Webinar mit der Atlantic Technological University habe ich beleuchtet, wie die ATU ihre Teams zusammenbrachte, volle Ausgabentransparenz gewann und Mitarbeitende entlastete, damit sie sich auf strategische Initiativen zur Schaffung optimaler Rahmenbedingungen für Studierende konzentrieren können.
Die Herausforderung: Wachstumsschmerzen und isolierte Daten
Hochschulen verwalten unterschiedlichste Finanzierungsquellen, strenge Compliance-Standards und Hunderte von Lieferantenbeziehungen. Wenn sich Institutionen zu einer regionalen Universität zusammenschließen, führen fragmentierte Systeme und isolierte Beschaffungsprozesse zu spürbaren Reibungsverlusten:
- Hoher Verwaltungsaufwand: Beschaffungs- und Finanzteams verbringen wertvolle Arbeitszeit mit wiederkehrender Dateneingabe und manueller Nachverfolgung in isolierten Spreadsheets.
- Komplexe Compliance: Die Einhaltung strenger öffentlicher Vergabevorschriften und Prüfungsstandards über autonome Fakultäten hinweg erfordert eine lückenlose Governance.
- Eingeschränkte Ausgabentransparenz: Ohne ein zentrales System fehlt Finanzverantwortlichen ein klarer Überblick über institutionelle Verpflichtungen, noch nicht abgerechnete Bestellungen und Lieferantenrisiken.
Die ATU benötigte einen modernen Ansatz, der Backoffice-Prozesse vernetzt, Teams verlässliche Einblicke liefert und das institutionelle Wachstum fördert, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen.
Die Strategie: ERP und Source-to-Contract vereinen
Die ATU erweiterte ihre Unit4-Umgebung und führte Source-to-Contract ergänzend zu Unit4 ERP ein. Diese Integration schloss die Lücke zwischen vorgelagertem Sourcing und nachgelagerter Finanzabwicklung und schuf einen einheitlichen Source-to-Pay-Workflow.
1. Lückenlose Transparenz von Source to Pay
Die Verknüpfung von Sourcing, Vertragsmanagement und ERP-Finanzdaten schafft eine verlässliche Datenbasis (Single Source of Truth). Das Beschaffungsteam behält Lieferantenverhandlungen, Verträge, Bestellanforderungen und Rechnungsfreigaben lückenlos im Blick. Finanzverantwortliche erhalten Ausgabenanalysen in Echtzeit, was eine vorausschauende Budgetplanung unterstützt.
2. Optimierte Workflows und weniger manueller Aufwand
Die Automatisierung von Routineschritten beseitigt administrative Hürden. Dank standardisierter digitaler Vorlagen und klarer Freigabeprozesse treffen Teams schnellere, datengestützte Entscheidungen.
3. Stärkere Lieferanten-Governance und besseres Risikomanagement
Durch das in die tägliche Beschaffung integrierte Vertragslebenszyklus-Management behält die ATU die volle Kontrolle über Lieferantenleistung, kaufmännische Konditionen und Compliance-Vorgaben. Das schützt die Mittel der Hochschule und stellt sicher, dass Teams bei jedem Vertrag ein echtes Marktpreisniveau erzielen.
„Wir stellen die Compliance von Anfang an sicher, statt erst im Nachhinein zurückzublicken und möglicherweise Regelverstöße festzustellen. Das ist für uns ein riesiger Gewinn im Bereich Compliance.“
Deirdre Kinarney, Procurement Compliance Reporting and Planning Officer, Atlantic Technological University
4. Bereichsübergreifende Abstimmung zwischen Finanzen, HR und Beschaffung
Wenn Backoffice-Systeme dieselbe Sprache sprechen, arbeiten Führungskräfte aus Finanzwesen, Beschaffung und Personalwesen vertrauensvoll zusammen. Verlässliche operative Daten entlasten die Abteilungen, sodass sie sich auf die strategische Personalplanung und institutionelle Prioritäten konzentrieren können.
Wie die Integration von P2P und S2C die Wirkung der Beschaffung vervielfacht: Praxiseinblicke der Atlantic Technological University
Wichtige Erkenntnisse für die Digitalisierung an Hochschulen
- Silos aufbrechen: Die Integration von vorgelagertem Sourcing mit den Kernfinanzdaten im ERP macht manuelle Abstimmungen überflüssig und verhindert Vertragsverluste.
- Widerstandsfähigkeit durch Echtzeitdaten schaffen: Ein einheitliches Datenmodell liefert Führungskräften verlässliche Zahlen für Prüfungsvorbereitungen, Szenariosimulationen und die Ausgabenoptimierung.
- Mitarbeitende optimal unterstützen: Intuitive digitale Workflows reduzieren administrative Routinearbeiten. So können sich Fachkräfte auf wertschöpfende Beratung und strategische Lieferantenbeziehungen konzentrieren.
Mehr über die Transformation der ATU erfahren
Lesen Sie die vollständige ATU-Erfolgsgeschichte, um zu erfahren, wie die Atlantic Technological University ihre Abläufe optimiert, die Compliance verbessert und die Beschaffung über alle Campusse hinweg vernetzt hat.
Sehen Sie sich auch das On-Demand-Webinar an, das ich gemeinsam mit der ATU moderiert habe, um praktische Einblicke des Teams zu erhalten:
Sind Sie bereit, Ihre Beschaffungsprozesse zu modernisieren, die Compliance zu stärken und Echtzeittransparenz über die Ausgaben Ihrer Organisation zu gewinnen?
Erfahren Sie, wie Unit4 Source-to-Contract Organisationen dabei unterstützt, Sourcing, Vertragsmanagement, Beschaffung und Analysen auf einer einzigen integrierten Plattform zu bündeln.