Unit4 Source-to-contract by Scanmarket (S2C)
Autor: Julien Jacob Mai 18, 2026 6 Minuten Lesezeit

Wie die University of East Anglia Compliance, Transparenz und Effizienz mit Unit4 Source-to-Contract stärkte

Eine Gruppe von Personen in einem Besprechungsraum prüft Informationen auf einem Whiteboard und Dokumente während eines gemeinsamen Workshops zum Beschaffungs- oder Vertragsmanagement.

Hochschulen stehen unter zunehmendem Druck, ihre Ausgaben effektiver zu verwalten, die Compliance zu stärken und mit weniger Ressourcen mehr Wertschöpfung zu erzielen. Angesichts neuer Vergabevorschriften, die Anfang 2025 in Kraft treten, war der Bedarf an einem transparenten, prüffähigen und effizienten Vertrags- und Ausgabenmanagement noch nie so groß wie heute.

In unserem aktuellen Webinar mit der University of East Anglia (UEA) haben wir untersucht, wie die Institution die Contract Management-Lösung von Unit4 – Teil der Source-to-Contract (S2C) Suite – einsetzt, um die Transparenz zu erhöhen, Risiken zu minimieren und die Beschaffungsprozesse zu optimieren. Gemeinsam mit Jason Bird (Finance Systems Business Partner) und Christian Cornell (Associate Contracts Manager) sprachen wir über ihren Weg, die bewältigten Herausforderungen und die spürbaren Vorteile, die sie bereits heute erzielen.

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Warum Vertragsmanagement so wichtig ist 

Wie Christian zu Beginn der Sitzung betonte, sieht sich der Sektor mit einer perfekten Kombination aus folgenden Herausforderungen konfrontiert:

  • Neue Vergabevorschriften, die mehr Transparenz erfordern

  • Steigender finanzieller Druck im gesamten Hochschulsektor

  • Wachsende Erwartungen an Compliance und Auditierfähigkeit

  • Bedarf an Effizienz in Beschaffungs- und Finanzteams

Für die UEA war die Herausforderung klar: Ihr Vertragsmanagementprozess war vollständig manuell und stützte sich auf Tabellenkalkulationen sowie von Benutzern gepflegte Daten. Dies barg mehrere Risiken:

  • Keine konsistente Transparenz über den Vertragsstatus
  • Unbekannte oder versäumte Ablaufdaten
  • Unkontrollierte Mehrausgaben
  • Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Verpflichtungen und Verlängerungen
  • Eingeschränkte Berichts- und Prognosemöglichkeiten

Wie Christian es ausdrückte, "Es war fast unmöglich, Verträge konsistent und effizient zu verwalten."

 

University of East Anglia

Lesen Sie die vollständige UEA-Kundenreferenz

Der Weg der UEA mit Unit4 geht über S2C hinaus. Erfahren Sie in der vollständigen Kundenreferenz, wie die Universität ihre Finanz- und Beschaffungsabläufe modernisiert.

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Einführung von Unit4 Contract Management: Ein praxisnaher, gemeinschaftlicher Weg

Die UEA nutzte bereits Unit4 ERP, doch das Vertragsmanagement fand außerhalb des Systems statt. Die Integration in die S2C-Plattform bot die Chance zur Zentralisierung, Standardisierung und Automatisierung.

Jason erklärte, dass die Implementierung reibungslos verlief, wobei Unit4 während des gesamten Prozesses intensive Unterstützung leistete. Der Hauptaufwand für die UEA bestand darin:

  • Bestehende Prozesse zu überprüfen

  • Vertragsdaten zu bereinigen und vorzubereiten

  • Gemeinsam mit Unit4 Vorlagen zu erstellen

  • Workflows zu testen und zu validieren

"Unit4 ist unglaublich flexibel auf unsere Anforderungen eingegangen", so Jason. "Wir hatten regelmäßige Abstimmungsrunden, viele Tests und von unserer Seite aus keinen massiven Arbeitsaufwand."

Die Vorteile: Transparenz, Kontrolle und Compliance

Mit dem nun aktiven Vertragsmanagement hat die UEA die Art und Weise, wie sie ihre Lieferantenbeziehungen und Verpflichtungen verwaltet, grundlegend verändert.

1. Vollständige Transparenz über alle Verträge

Die UEA verfügt nun über eine zentrale Informationsquelle für jeden Vertrag – egal ob aktiv, im Entwurf, abgelaufen oder archiviert. Benutzer können Ansichten anpassen, nach Status filtern und schnell finden, was sie benötigen.

2. Automatisierte Benachrichtigungen und Verlängerungsverfolgung

Keine verpassten Fristen oder Last-Minute-Verlängerungen mehr. Das System benachrichtigt die zuständigen Personen zum richtigen Zeitpunkt.

3. Optimierte Genehmigungen und Workflows

Genehmigungsprozesse sind nun standardisiert, prüfbar und vollständig rückverfolgbar.

4. Integrierte E-Signatur-Funktionen

Die UEA kann Signaturvorgänge direkt in der Anwendung erstellen, den Fortschritt verfolgen und Abschlusszertifikate automatisch speichern.

5. Vollständige Versionskontrolle und Audit-Trails

Jede Änderung wird protokolliert, was die Einhaltung neuer Vergabevorschriften sicherstellt.

6. Geringeres Risiko von Mehrausgaben

Durch die klare Sichtbarkeit von Vertragsbedingungen und Verpflichtungen kann die Beschaffung Ausgaben besser steuern und ungeplante Kosten vermeiden.

 

Eine Gruppe von Fachleuten prüft Dokumente und bespricht Informationen während eines gemeinsamen Meetings in einem modernen Büro.

Maximierung von Kosten- und Effizienzeinsparungen in der Beschaffung: Einblicke der University of East Anglia

Falls Sie die Live-Sitzung verpasst haben, können Sie sich hier die vollständige Diskussion, die Demo und das Q&A ansehen.

Das Webinar on-demand ansehen

Blick in die Zukunft: Das Potenzial von Spend Analytics

Während das Vertragsmanagement bereits einen erheblichen Mehrwert erbracht hat, möchte die UEA nun auch Spend Analytics nutzen, eine weitere Schlüsselkomponente der S2C-Suite von Unit4.

Christian erläuterte die Herausforderung:

Wenn ich gefragt werde, wie viel wir für einen bestimmten Artikel ausgegeben haben, sind wir darauf angewiesen, dass die Benutzer die richtigen Daten im ERP eingegeben haben. Spend Analytics würde der Beschaffung die Möglichkeit geben, Ausgaben schneller und effizienter zu verwalten.

Da die Finanzierung im Hochschulsektor unter Druck steht, wird die Fähigkeit, Ausgabenmuster zu analysieren, Einsparpotenziale zu identifizieren und Prognosen zu verbessern, immer wichtiger.

Q&A-Highlights: Tipps für Fachkollegen

Während der Fragerunde teilten Jason und Christian praktische Empfehlungen für Institutionen, die einen ähnlichen Weg in Erwägung ziehen:

Beginnen Sie mit Datenklarheit

Saubere, strukturierte Daten erleichtern die Implementierung und sichern den langfristigen Erfolg.

Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein

Beschaffung, Finanzen und Vertragsverantwortliche spielen alle eine wichtige Rolle.

Unterschätzen Sie nicht den Wert von Transparenz

Selbst kleine Verbesserungen in der Übersicht können kostspielige Versäumnisse verhindern.

Nutzen Sie die Expertise von Unit4

Die UEA betonte den Wert von gemeinsamen Workshops, regelmäßigen Check-ins und geführten Tests.

Abschließende Gedanken

Die Erfahrungen der UEA zeigen, wie moderne Tools für das Vertrags- und Ausgabenmanagement Hochschulen dabei helfen können, die Compliance zu stärken, Risiken zu senken und signifikante Effizienzgewinne zu erzielen. Da das Vertragsmanagement bereits Mehrwert liefert und Spend Analytics in Planung ist, baut die UEA eine transparentere, datengesteuerte Beschaffungsfunktion auf – eine, die für die kommenden regulatorischen und finanziellen Herausforderungen gerüstet ist.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Unit4 Ihre Institution unterstützen kann, wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder Customer Success Manager. Wir sind für Sie da.

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