7 autres conseils pour la mise en place de votre ERP

Dans cette prochaine étape, nous plongeons plus en profondeur dans notre liste de préparation avec Unit4, que nous avons développée après avoir réalisé de nombreuses mises en place réussies. 

Nous nous concentrerons sur 7 domaines clés : 

1. Préparation de l'entreprise

Il est impératif d’établir une vision claire de l'état opérationnel futur. Cette dernière sera utilisée dans les communications et la formation. Un leader du changement, une équipe du changement et des champions du changement ont tous été identifiés. Cela devra prendre en compte la disponibilité des ressources, car la plupart des collaborateurs aura d'autres tâches à accomplir et ne sera pas dédiée uniquement au programme de changement. 

Un leader du changement est responsable de la livraison réussie du changement. Il est chargé de coordonner la mise en place et les tests des changements, de gérer la communication et la formation, et de fournir des rapports sur les progrès et le statut. Il s'assure que le changement apporte les résultats et la valeur attendus et que toute la documentation et les commentaires sont correctement enregistrés. 

L'équipe du changement est responsable de tout ce qui concerne l'exécution du programme de changement, et les champions du changement sont des collaborateurs qui se portent volontaires ou sont sélectionnés pour soutenir et promouvoir une initiative de changement culturel. Ils jouent un rôle essentiel pour influencer leurs pairs, faciliter la communication et fournir des commentaires à l'équipe du changement et aux dirigeants. 

2. Préparation des processus  

La préparation des processus signifie que les processus des utilisateurs ont été établis, documentés et validés pour toutes les équipes. Cela signifie avoir des documents de processus pour chaque équipe au sein de l'entreprise. Mais la préparation des processus va au-delà de la simple documentation des processus. 

Des listes de tâches détaillées pour la mise en service sont également nécessaires pour que tout le monde comprenne clairement ce qui doit être accompli et quand, afin d'assurer une transition en douceur. Dans ce cadre, les équipes de processus doivent comprendre leurs rôles à la fois avant et après la date de transition. 

3. Test du logiciel

Le test est une partie cruciale du processus lors de la mise en place d'un nouveau logiciel. Les tests de l'acceptation par l'utilisateur (UAT) et les tests d'intégration système (IST) ou les tests d'intégration du système (SIT) sont des types de tests courants. Bien qu'ils puissent sembler similaires, ils présentent des différences distinctes. 

L'UAT est généralement effectué par les utilisateurs finaux du logiciel et se concentre sur la garantie que le système répond à leurs besoins et exigences spécifiques. Ce type de test est effectué dans un environnement contrôlé où les utilisateurs finaux peuvent exécuter des tâches spécifiques pour s'assurer que le logiciel est convivial et efficace. L'UAT vise à identifier d'éventuels problèmes ou bogues dans le système avant sa mise en service. Les responsables doivent être conscients de la fatigue ou de la lassitude liée aux tests et doivent veiller à ce que le processus ne devienne pas monotone ou trop chronophage. 

D'autre part, l'IST se concentre sur le test de l'intégration du nouveau logiciel avec d'autres systèmes existants au sein de l'organisation. Le service informatique effectue souvent ce test pour garantir que le nouveau logiciel s'intègre de manière transparente dans l'infrastructure actuelle. L'objectif est de s'assurer que les données peuvent circuler librement entre les différents systèmes sans interruptions ni pertes. 

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4. Préparation technique  

La préparation technique se concentre non seulement sur le logiciel, mais également sur les exigences matérielles, par exemple, les scanners et les imprimantes qui ont été testés, validés et prêts à se connecter sont disponibles sur votre nouvelle plateforme cloud ? 

Un audit des ordinateurs est souvent nécessaire, et des tests IST sont effectués avec différentes fonctions, notamment la finance, les ressources humaines et la paie. Vous devrez effectuer des tests de charge et de performance pour vous assurer que tout fonctionne correctement. 

5. Préparation de la solution

Les localisations sont souvent nécessaires, donc dans le cadre de la liste de contrôle de la préparation de la solution, nous vérifions que les documents de localisation sont en place et approuvés, et que les tests techniques ont été effectués. Cela comprend les tests fonctionnels et système des interfaces, des localisations et des personnalisations. 

Nous nous assurons également que notre équipe de test Unit4 et votre propre équipe les ont réalisés et ont confirmé qu'ils sont opérationnels et fonctionnent correctement. Enfin, nous vérifions que la solution est configurée en production et prête à être mise en service.

6. Préparation des données

Souvent, les données ne peuvent pas simplement être transférées d'un système à un autre, il est donc essentiel d'avoir un plan de migration des données. Dans le cadre du processus, il faut migrer et tester les données à la fois en IST et en UAT. Et encore une fois, nous n'avancerons que lorsque le nettoyage des données et la conversion des données seront terminés. 

Dans le cadre de la préparation des données, vous aurez également besoin d'un processus de gouvernance des données avec des propriétaires de données et des responsables de données identifiés, ainsi que de la documentation sur les règles de gestion des données avec des processus de gestion des données clairs. 

7. Préparation du support

Cela comprend la confirmation d'une équipe de support, la connaissance de la disponibilité de l'équipe de support, des instructions claires pour tous les utilisateurs, et la couverture des escalades et des SLA par l'équipe de support. Tout cela doit être documenté et communiqué à l'ensemble de l'entreprise. 

Après la mise en service

Vous êtes en service ! Nous aborderons ce sujet dans notre prochain blog, mais la mise en service n'est pas la fin du voyage. En réalité, c'est le début d'un nouveau et excitant voyage. 

Vous pouvez en apprendre davantage sur notre gamme de solutions et notre processus de mise en place sur unit4.com. 

This is the 4th blog post in our series looking at the best practices for implementing a new ERP system or upgrading from an older ERP. The first blog looked at success outcomes and business readiness vs. change management. The second post discussed what's changing and how to prepare your organization for change. In this next installment, we dive deeper into our Unit4 Readiness Checklist, which we have developed after delivering numerous successful ERP implementations. 

We will focus on 7 key areas:

1. Business readiness

To achieve business readiness, a clear vision of the operational future state has been defined and documented and will be used in communications and training. A change leader, change team, and change champions have all been identified. This will need to take resource availability into account as most of the team will have day jobs to do and will not be dedicated only to the change program. 

A change leader is accountable for the successful delivery of change. They are responsible for coordinating the implementation and testing of changes, managing communication and training, and providing progress and status reports. They ensure that the change delivers the expected outcomes and value and that all documentation and feedback are properly captured.

The change team is responsible for everything related to the execution of the change program, and change champions are employees who volunteer or are selected to support and promote a culture change initiative. They play a vital role in influencing their peers, facilitating communication, and providing feedback to the change team and leaders.

2. Process readiness

Process readiness means user processes have been established, documented, and validated for all teams. This means having process documents for every team within the organization. But process readiness goes beyond just documenting the processes.

Detailed Go Live task lists are also needed so that everyone clearly understands what needs to be completed and when to ensure a smooth transition. As part of this, the business operational roles must understand their roles both pre and post transition date.

3. Software testing 

Testing is a crucial part of the process when implementing a new software system. User Acceptance Testing (UAT) and Integration System Testing (IST) or System Integration Testing (SIT) are two common types of testing. While they may seem similar, they have distinct differences.

UAT is typically performed by end-users of the software and focuses on ensuring the system meets their specific requirements and needs. This type of testing is conducted in a controlled environment where end-users can execute specific tasks to ensure the software is user-friendly and efficient. UAT aims to identify any potential issues or bugs in the system before it goes live. Leaders need to be aware of testing fatigue or burnout and must ensure the process does not become monotonous or too time-consuming. 

On the other hand, IST focuses on testing the integration of the new software with other existing systems within the organization. The IT department often does this testing to ensure the new system seamlessly integrates with the current infrastructure. The goal is to ensure that data can flow freely between different systems without interruptions or loss.

4. Technical readiness

Technical readiness focuses on not just the software but also any hardware requirements; for example, are scanners and printers that have been tested, validated, and are ready to connect available to your new cloud platform?

Often a PC audit is required, and IST testing is undertaken with different functions, particularly finance, HR, and payroll. You'll need to undertake load and performance tests to ensure everything is running smoothly.

5. Solution readiness

Localizations are often required, so as part of the solution readiness checklist, we check that localization documents are in place and signed off and technical tests have been completed. These include functional and system testing of interfaces, localizations, and customizations. 

We also make sure both our Unit4 test team and your own team have carried these out and agreed they are up, running, and working correctly. And finally, we check that the solution is set up in production and ready to go.

6. Data readiness

Often data cannot just be 'lifted and shifted' from one system to another, so a data migration plan is essential. Part of the process includes migrating and testing data in both IST and UAT. And again, we'll only move forward once the data cleansing and data conversion is complete.

As part of data readiness, you'll also need a Data Governance Process with data owners and data stewards identified and documentation on data management rules with clear data management processes.

7. Support readiness

This includes confirming a support team, knowing when the support team will be available, having clear instructions for all users, and having the support team cover escalations and SLAs. This all needs to be documented and communicated to the wider business.

Post Go-Live

You've gone live! We'll cover this in our next blog, but going live is not the end of the journey. If anything, it's the start of a new and exciting journey.

You can learn more about our suite of solutions and our implementation process at unit4.com