Comment l'Atlantic Technological University a relié ERP université et Source-to-Contract pour optimiser ses achats
Lorsque plusieurs établissements d'enseignement supérieur fusionnent, harmoniser les activités entre les différents campus devient vite complexe. L'Atlantic Technological University (ATU), présente dans l'ouest et le nord-ouest de l'Irlande, a relevé ce défi sans détour. En intégrant Unit4 ERP avec la solution Source-to-Contract (S2C), l'ATU a transformé la gestion de ses achats et de ses finances en un véritable moteur Source-to-Pay (S2P) de bout en bout.
Lors d'un récent webinaire organisé avec l'Atlantic Technological University, j'ai pu analyser comment l'établissement a rassemblé ses équipes, obtenu une visibilité totale sur ses dépenses et libéré du temps pour que ses collaborateurs se consacrent à des initiatives stratégiques axées sur l'expérience étudiante.
Le défi : difficultés de croissance et données cloisonnées
Les universités gèrent des flux de financement variés, des exigences de conformité strictes et des centaines de relations fournisseurs. Lorsque plusieurs structures s'associent pour former une université régionale, la dispersion des systèmes et le cloisonnement des processus achats créent de réelles frictions :
- Une charge administrative lourde : les professionnels des achats et de la gestion financière consacrent de précieuses heures à la saisie répétitive de données et au suivi manuel dans des tableurs déconnectés.
- Une conformité complexe : respecter les réglementations strictes de la commande publique et les normes d'audit au sein de facultés autonomes exige une gouvernance particulièrement rigoureuse.
- Une visibilité limitée sur les dépenses : en l'absence de système centralisé, les directions financières manquent d'une vue claire sur les engagements de l'établissement, les commandes non facturées et les risques fournisseurs.
L'ATU avait besoin d'une approche moderne capable de relier ses opérations de gestion, d'offrir aux équipes des données fiables et d'accompagner l'essor de l'établissement sans surcharger les services administratifs.
La stratégie : unifier l'ERP et le Source-to-Contract
L'ATU a renforcé son environnement Unit4 en déployant le logiciel d'achats Source-to-Contract aux côtés de Unit4 ERP. Cette intégration a fait le lien entre le sourcing en amont et l'exécution financière en aval, créant ainsi un flux Source-to-Pay unifié.
1. Une visibilité complète, du sourcing au paiement
Relier le sourcing, la gestion des contrats et la comptabilité générale dans l'ERP crée un référentiel unique et fiable. L'équipe achats suit ainsi les négociations fournisseurs, les contrats, les demandes d'achat et la validation des factures avec une parfaite continuité. Les responsables financiers disposent d'analyses en temps réel pour affiner leur planification budgétaire.
2. Des flux de travail simplifiés et moins de tâches manuelles
Automatiser les étapes répétitives supprime les lourdeurs administratives. Grâce à des modèles numériques standardisés et à des circuits de validation bien définis, les équipes prennent des décisions plus rapides et étayées par les données.
3. Une gouvernance fournisseurs et une maîtrise des risques renforcées
En intégrant la gestion du cycle de vie des contrats aux achats quotidiens, l'ATU assure un suivi rigoureux de la performance des fournisseurs, des conditions commerciales et des obligations légales. Ce dispositif protège les fonds de l'établissement tout en garantissant les meilleures conditions de marché sur chaque contrat.
« Nous intégrons les exigences de conformité dès le départ plutôt que de faire des vérifications a posteriori et de risquer des écarts. Pour nous, c'est une avancée majeure en matière de conformité. »
Deirdre Kinarney, responsable du reporting et de la planification de la conformité des achats, Atlantic Technological University
4. Un alignement transversal entre la finance, les RH et les achats
Lorsque les outils de gestion partagent un langage commun, directeurs financiers, responsables des achats et dirigeants RH collaborent en toute confiance. Disposer de données fiables libère les services, qui peuvent se consacrer à la gestion prévisionnelle des effectifs et aux priorités de l'établissement.
Comment l'intégration du P2P et du S2C décuple l'impact des achats : retour d'expérience de l'Atlantic Technological University
Les enseignements clés pour l'enseignement supérieur
- Décloisonner les services : relier le sourcing amont aux fonctions financières du logiciel ERP supprime les réconciliations manuelles et limite les dérives contractuelles.
- Gagner en résilience grâce aux données en temps réel : un modèle de données unifié procure aux décideurs des chiffres fiables pour préparer les audits, élaborer des scénarios et optimiser les dépenses.
- Donner les moyens d'agir aux équipes : des flux de travail numériques et intuitifs éliminent la paperasserie routinière, permettant ainsi aux spécialistes de se concentrer sur des missions de conseil à forte valeur ajoutée et sur les relations stratégiques avec les fournisseurs.
En savoir plus sur la transformation de l'ATU
Découvrez le cas client complet de l'ATU pour voir comment l'Atlantic Technological University a simplifié ses opérations, renforcé sa conformité et unifié ses achats sur tous ses campus.
Vous pouvez également visionner le webinaire à la demande animé avec l'ATU pour découvrir les retours d'expérience concrets de leur équipe :
Prêt à moderniser vos processus achats, à renforcer votre conformité et à obtenir une visibilité en temps réel sur les dépenses de votre organisation ?
Découvrez comment Unit4 Source-to-Contract aide les organisations à réunir sourcing, gestion des contrats, achats et analyse au sein d'une expérience intégrée unique.