Wat maakt project gebaseerde ERP anders?

Dienstverlenende bedrijven zijn unieke mensgerichte organisaties. Ze zijn afhankelijk van de kennis en vaardigheden van getalenteerde medewerkers om een ​​reeks producten en diensten te verkopen, te bemannen en te leveren, meestal op project- of contractbasis.

In een omgeving waar het meest waardevolle deel van de organisatie aan het einde van elke dag naar huis gaat, zijn de fundamentele financiële vereisten voor servicegerichte bedrijven heel anders dan die van klassieke productie- en supply chain-gerichte bedrijven. In plaats van zich te concentreren op het beheren van mensen als aanvulling op fysieke middelen en fabrieken, moeten ze functionaliteit bevatten voor het beheren van middelen (mensen) en projecten (taken).

Traditionele ERP-systemen zijn echter stevig genesteld in de wereld van fysiek resourcebeheer voor productie-industrieën,  waardoor ze ongeschikt zijn voor een wereld waar resources vaak veel minder tastbaar zijn en het beheer afhankelijk is van een heel ander systeem.

Project gebaseerde ERP is ontworpen met de organisatorische logica van projectgerichte dienstverlenende bedrijven in gedachten, gericht op mensen en taken in plaats van harde en snelle fysieke productiemiddelen en -processen.

Een project gebaseerd ERP-systeem is een geïntegreerd informatiebeheersysteem dat de vastlegging en stroom van informatie tussen afdelingen en functies beheert om de financiële, supply chain, operations en human resource-activiteiten van een bedrijf te beheren en te integreren.

Het omvat een gemeenschappelijke ondernemingsbrede database en verschillende applicatiemodules ter ondersteuning van fundamentele bedrijfsactiviteiten, zoals boekhouding, financiën, verkoop, marketing, resource- en projectbeheer en human capital management. Een ERP-systeem wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te standaardiseren en rapportages, inzicht en controle te geven over omzet, kosten en facturering. De waarde van een dergelijk systeem is dat kritieke informatie kan worden geanalyseerd en gedeeld binnen de hele organisatie voor meer inzichtelijke en tijdige besluitvorming.

Steeds vaker voegen project gebaseerde leveranciers van ERP-applicaties ook uitgebreide mogelijkheden voor talentbeheer toe om de werving, on-boarding, compensatie en beloning van de werknemers te ondersteunen. De meer recente integratie van machine learning en kunstmatige intelligentie heeft als doel de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en nieuwe inzichten te verschaffen. Mobile-first is een belangrijke vereiste voor de huidige hybride en projectgebaseerde bedrijven met veilige toegang vanaf elke locatie ter ondersteuning van virtuele werkstijlen en organisaties.

In de afgelopen twintig jaar zijn projectboekhouding, resourcebeheer, tijdregistratie- en factureringsmodules aan veel ERP-applicaties toegevoegd. Nu bevatten de meeste project gebaseerde ERP-providers ook Human Capital Management (HCM) of talentmanagementextensies om de belangrijke rol te benadrukken die werving en betrokkenheid van getalenteerde arbeidskrachten speelt in de huidige economie. Ondersteuning voor gespecialiseerde factureringsmethoden en complexe regels voor opbrengstverantwoording voor tijd en materialen zijn ook belangrijke project gebaseerde ERP-uitbreidingen. Kunstmatige intelligentie, machine learning en robotprocesautomatisering zijn mooie nieuwe mogelijkheden die ERP-leveranciers toevoegen om accountafstemmingen te stroomlijnen en factuur- en inkooporderanalyse, cashbeheer en voorspellende analyses te bieden.

Moet je de overstap maken?

Hoewel 'moderne, cloud gebaseerde' financiële en boekhoudtoepassingen al bijna 20 jaar beschikbaar - en betaalbaar - zijn, voert 3% van de organisaties hun activiteiten nog steeds volledig uit via spreadsheets. Nog eens 3% gebruikt apps van eigen bodem en nog eens 20% vertrouwd op een combinatie van oude apps en spreadsheets.

Dit is een verontrustende situatie, vooral omdat bedrijven worden geconfronteerd met een omgeving van ongekende veranderingen. Vertrouwen op een mengelmoes van verouderde systemen en processen stelt jouw bedrijf bloot aan aanzienlijke risico's:

Verouderde systemen zijn erg duur om te updaten en te onderhouden – vaak met hoge kosten voor programmeurs en advieskosten voor complexe aanpassingen en eenmalige integraties. Ze zijn vaak meerdere jaren verouderd vanwege de complexiteit die gepaard gaat met het upgraden naar nieuwe releases.

Legacy-systemen voorkomen wereldwijde consolidatie en integratie van overgenomen bedrijven. Dit resulteert in overbodige financiële en operationele teams en maakt een globaal overzicht van de activiteiten onmogelijk - wat betekent dat individuele bedrijfseenheden en regio's niet de ondersteuning hebben die ze nodig hebben om te slagen.

Ze kunnen ook resulteren in een systemisch onvermogen om groei te ondersteunen door problemen te veroorzaken bij het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsmodellen,  bedrijfslijnen, personeel of inkomsten.

Het kan zijn dat ze buitensporige handmatige tijdelijke oplossingen en advieskosten nodig hebben om te wijzigen, waardoor het moeilijk of onmogelijk wordt om nieuwe rapportage- en boekhoudnormen toe te passen of transacties met meerdere valuta's/valuta's te ondersteunen.

Gebrek aan inzicht in gegevens kan een aanzienlijke impact hebben op de bedrijfsprestaties. Leiders op alle niveaus moeten een goed idee hebben van de prestaties om toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen en problemen te identificeren voordat ze onhandelbaar worden.

Als dit bekend in de oren klinkt, is het misschien tijd om te overwegen jouw legacy-systemen te vervangen door een modern cloudgebaseerd ERP-systeem dat kan helpen bij het integreren van operationele gegevens, het automatiseren van kernprocessen en het creëren van een boeiendere en positievere omgeving voor jouw nieuwe hybride personeelsbestand.

Als je denkt dat het misschien tijd is om de sprong te wagen naar een modern ERP-systeem dat geschikt is voor de behoeften van jouw mensgerichte organisatie, download dan de nieuwste kopersgids van Service Performance Insight voor project gebaseerde ERP-oplossingen. Hierin leer je ook meer over wat voor soort modules een Project Based ERP moet bevatten, welke oplossingen er op de markt zijn en hoe je een selectieproces kan creëren dat ervoor zorgt dat alle belanghebbenden zich volledig kunnen inleven en de juiste oplossing voor jouw behoeften is.