Ethische code

1.0 Inleiding

1.1. Deze ethische code van Unit4 is van toepassing op alle werknemers en contractanten ("de Werknemers") van Unit4 N.V. en zijn dochterondernemingen ("Unit4"). Het doel van de Ethische code is het bevorderen van:

  • eerlijk en ethisch gedrag, met inbegrip van het ethisch afhandelen van de daadwerkelijke of ogenschijnlijke belangenverstrengeling van persoonlijke en professionele relaties;
  • volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke externe en interne communicatie;
  • naleving van de geldende wet- en regelgeving van de overheid en de interne regels van Unit4;
  • de directe interne melding van schendingen van de Ethische code aan de juiste personen die worden vermeld in de Ethische code; en
  • verantwoordelijkheid voor de naleving van de Ethische code.

1.2. Verschillende Werknemers hebben verschillende verplichtingen met betrekking tot deze Ethische code. Werknemers dienen deze Ethische code in aanmerking te nemen in hun individuele situatie en huidige verplichtingen en deze Ethische code na te leven tijdens de uitvoering van hun officiële taken.

1.3. Gezien het belang van deze Ethische code vormen schendingen hiervan een grond voor disciplinaire maatregelen, met inbegrip van ontslag. Voorbeelden van schendingen zijn onder andere het achterhouden van informatie over onethisch gedrag en het verzuim van managers om ervoor te zorgen dat hun ondergeschikte werknemers en contractanten instructies over de Ethische code krijgen.

2.0 Gedrag

2.1. Iedere werknemer dient zich ethisch en eerlijk te gedragen en zijn verplichtingen dienovereenkomstig uit te voeren. Eerlijk gedrag verwijst naar gedrag zonder fraude of misleiding. Ethisch gedrag verwijst naar gedrag conform aanvaarde professionele gedragsnormen, waaronder het onpartijdig afhandelen van daadwerkelijke of ogenschijnlijke belangenverstrengeling van persoonlijke en professionele relaties.

2.2. Er is sprake van belangenverstrengeling als het privébelang van een Werknemer de belangen van Unit4 op enigerlei wijze in de weg staat of in de weg lijkt te staan. Er kan sprake zijn van belangenverstrengeling als een Werknemer een handeling verricht die of een belang heeft dat het moeilijk voor hem maakt om objectieve besluiten te nemen namens Unit4 of om zijn taken effectief uit te voeren. Er is eveneens sprake van belangenverstrengeling als een Werknemer of een familielid van een Werknemer ongepaste persoonlijke voordelen ontvangt, waaronder leningen of garanties of de verwerving van een belang in transacties waarbij Unit4 of zijn klanten of leveranciers betrokken zijn als gevolg van de positie van de collega binnen Unit4.

2.3. Het beleid van Unit4 verbiedt belangenverstrengeling over het algemeen, tenzij Unit4 hier goedkeuring voor heeft gegeven. Als een Werknemer kennisneemt van een daadwerkelijke of mogelijke belangenverstrengeling, of zich afvraagt of er sprake is van belangenverstrengeling, dient hij dit onder de aandacht te brengen van de board of directors van Unit4 ("de Board of directors") en de manager juridische zaken van Unit4 ("de Manager juridische zaken").

3.0 Communicatie

3.1. Iedere Werknemer dient alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat alle externe en interne communicatie bij de uitvoering van zijn taken volledig, eerlijk, nauwkeurig, tijdig en begrijpelijk is.

3.2. Werknemers hebben niet het recht in de media opmerkingen te maken over aspecten van Unit4, tenzij zij hiervoor in dienst genomen zijn of de Board of directors of de Manager juridische zaken hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

3.3. Werknemers hebben niet het recht om met opzet:

  • wezenlijk onjuiste of misleidende berichten met betrekking tot Unit4 te maken of anderen toe te staan of op te dragen om dit te doen
  • te verzuimen om wezenlijk onjuiste en misleidende berichten met betrekking tot Unit4 te corrigeren
  • een document met wezenlijk onjuiste en misleidende informatie te ondertekenen of anderen toe te staan dit te doen, of
  • wezenlijk onjuist te antwoorden of verzuimen te antwoorden op specifieke externe of interne vragen.

4.0 Naleven van wet- en regelgeving

In overeenstemming met het beleid van Unit4 om alle toepasselijke wet- en regelgeving na te leven, dient iedere Werknemer zich te houden aan de normen en beperkingen uit die wet- en regelgeving.

5.0 Melding

Iedere Werknemer dient alle passende maatregelen te treffen om een einde te maken aan bekende schendingen van de Ethische code door een andere Werknemer van Unit4. Hiertoe worden Werknemers naast de melding zoals bedoeld is in artikel 2.3 van deze Ethische code aangemoedigd om gebruik te maken van de klokkenluidersprocedures van Unit4 om schendingen van de Ethische code te melden.

6.0 Verantwoordelijkheid

Unit4 hecht veel belang aan de principes en verantwoordelijkheden die uiteengezet zijn in de Ethische code en deze dienen serieus genomen te worden. Iedere Werknemer dient ervoor te zorgen dat zijn verrichtingen overeenstemmen met de vereisten van de Ethische code.

7.0 Wijzigingen/afstandsverklaringen

Als gevolg van de verplichting van Unit4 om het beleid en de procedures actueel te houden, kan de Ethische code van tijd tot tijd worden gewijzigd. Alle wijzigingen of afstandsverklaringen van bepalingen van de Ethische code dienen schriftelijk te worden goedgekeurd door de Board of directors en direct openbaar te worden gemaakt krachtens de toepasselijke wet- en regelgeving.

8.0 Algemeen

In de Ethische code worden de basisprincipes en het beleid voor Werknemers uiteengezet met betrekking tot hun gedrag in kwesties die te maken hebben met Unit4. De Ethische code creëert geen rechten voor collega's, klanten, leveranciers, concurrenten, aandeelhouders of andere personen of entiteiten en is hier ook niet voor bedoeld. De Ethische code is uitsluitend bestemd voor intern gebruik door Unit4 en vormt op generlei wijze een erkenning van een feit, omstandigheid of juridische conclusie van of namens Unit4.