Automatisieren der Datenkonsolidierung, um strategische Analysen zu ermöglichen

Ein hoher manueller Arbeitsaufwand kann sich summieren und bewirken, dass Teams potenziell kostspielige Fehler machen. So ergab eine kürzlich von Gartner durchgeführte Umfrage unter Buchhalter*innen, dass 59 % der Befragten jeden Monat Finanzfehler machen, wobei 73 % dies auf eine erhöhte Arbeitslast zurückführten.

Die Automatisierung bietet eine Lösung für die mühsame manuelle Datenkonsolidierung. Diese kann präzise und flexibel automatisiert werden, sodass die Arbeitslast verringert wird und Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben haben. Nach Angaben des IMF sind heute fast 40 % der Aufgaben weltweit automatisierbar.

In diesem Blog befassen wir uns mit den Anwendungsfällen für die Automatisierung, den Vorteilen einer solchen Lösung und ihrer Bedeutung für eine agile Strategie.

Anwendungsfälle für Automatisierung in ERP

ERP kann verschiedene Back-Office-Aufgaben in wichtigen Funktionen wie Finanzen, HR und Beschaffung unterstützen.

Sowohl lokale Systeme als auch Legacy-Systeme verursachen manuelle Arbeit und zeichnen sich durch eine mangelhafte Datenintegration aus. Dies führt zu einer hohen Arbeitslast und einer schlechten Zusammenarbeit zwischen den genannten Funktionen, sodass wenig Zeit für strategische Aufgaben bleibt.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Aufgaben, die sich mit cloudbasierter Automatisierung optimieren lassen:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wiederkehrender Prozess, bei dem die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Mitarbeitenden manuell Berichte erstellen müssen. Ein ohnehin schon mühsamer Prozess, der mit dem zunehmenden Wachstum des Unternehmens noch komplexer wird – durch die höhere Mitarbeiterzahl, internationale Zahlungen und verschiedene Gehaltsgruppen. Wenn Aufgaben wie Dateneingabe, Konsolidierung und Reporting automatisiert sind, können Nutzer*innen mehr Zeit mit der Analyse von Datensätzen verbringen, Beobachtungen über den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess anstellen und Prognosen, Strategien und Pläne entwickeln.
• Rechnungsbearbeitung: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse wird die Bearbeitung der Daten wesentlich einfacher. Die erfassten Daten können auf Richtigkeit, Duplikate und typische Fehler überprüft werden. So wird sichergestellt, dass keine Rechnungen zur erneuten Bearbeitung zurückgeschickt werden müssen, und die Einhaltung von Vorschriften wird verbessert. Die Bearbeitung vergangener Rechnungen ist einfacher, wenn sie an einem zentralen Ort konsolidiert sind. So können Teams die Abläufe bei der Rechnungsstellung leicht analysieren und mühelos überprüfen.
• Ausgaben: Der Prozess der Ausgabenabrechnung erfordert oft eine Konsolidierung der Daten von Personal- und Finanzteams und eine umfangreiche Zusammenarbeit, um die manuelle Dokumentation durchzugehen. Bei einer Integration in die Cloud fließen die Daten nahtlos zwischen diesen Funktionen, und alle Beteiligten können genaue und transparente Daten nutzen.

Bei Verwendung von Cloud-ERP können Remote-Mitarbeitende ihre im Außendienst getätigten Ausgaben auf Self-Service-Basis einreichen. So können HR- und Finanzteams die Ausgaben gemeinsam prüfen und für Compliance sorgen und Strategien zur Reduzierung der Ausgaben entwickeln.

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Was Sie mit Automatisierung erreichen können

Jede Technologieimplementierung braucht klare Ergebnisse, um den Erfolg zu messen und Stakeholdern und Investoren überzeugende Argumente vorzulegen. Nachfolgend finden Sie einige der Ergebnisse, die durch Automatisierung erzielt werden können:

• Geringere manuelle Arbeitslast: Personalverantwortliche sind sich möglicherweise der zunehmenden manuellen Arbeitslast bewusst oder wurden von Nutzer*innen darauf aufmerksam gemacht. Sie wissen, dass sich dieser Umstand negativ auf die Erfahrung der Mitarbeitenden und die Fähigkeit, moderne Talente anzuziehen, auswirken kann.
• Verbesserte Produktivität: Im Zuge des Wachstums eines Unternehmens steigen sowohl die Arbeitslast als auch die Zahl der Kunden. Die logische Lösung scheint darin zu bestehen, mehr Mitarbeitende einzustellen. Doch zum einen erhöht dies den Aufwand des HR-Teams, zum anderen sind viele Branchen und Rollen von einem Fachkräftemangel betroffen.

Nucleus Research sagt dazu: „Wir gehen davon aus, dass Unternehmen, die ihr ERP-System in die Cloud verlagern, ihre IT-Kosten um 20 % senken [...] und die Produktivität von Manager*innen um 15 % steigern können.“

• Verbesserte Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften kann optimiert werden, weil Nutzer*innen mehr Zeit für Compliance-Aufgaben haben. Darüber hinaus können bei der Automatisierung von Berichten vordefinierte Vorlagen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Fehler die Compliance nicht beeinträchtigen.
• Weniger Finanzfehler: Finanzfehler sind kostspielig, und laut Gartner machen viele Finanzbuchhalter*innen aufgrund der hohen manuellen Arbeitslast jeden Monat Fehler. Durch die Automatisierung grundlegender manueller Aufgaben können Fehler reduziert werden, da ein solcher Prozess bei hohem Arbeitsaufkommen nicht unter Ermüdungserscheinungen leidet.
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende: Dank Automatisierung können Mitarbeitende viele Verwaltungsaufgaben selbst erledigen und für eine korrekte Dateneingabe sorgen. Gleichzeitig werden die eingegebenen Daten automatisch konsolidiert.
• Verbesserter strategischer Einblick: Das vielleicht wertvollste Ergebnis der Automatisierung ist der verstärkte Fokus auf die Strategie. Die Zeit, die Sie durch die Automatisierung dieser Aufgaben einsparen, können Sie in Analyse und Planung investieren – und dies entwickelt sich zunehmend zu einem wichtigen Faktor für den Unternehmenserfolg.

Wie sieht die Zukunft der Automatisierung aus?

Automatisierung ist mittlerweile mit KI verflochten, die ebenfalls potenzielle Anwendungsfälle für ERP bietet, insbesondere angesichts der Innovationen im Bereich Cloud-ERP.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass Automatisierung und KI zwar unterschiedliche Konzepte sind, aber in gewisser Weise aufeinander aufbauen. Die erfolgreiche Implementierung von Automatisierung kann den Grundstein für die Implementierung von KI durch IT-Teams legen.

Forbes stellt fest: „Die intelligente Automatisierung eines Unternehmens ist eine Voraussetzung für KI. Wenn Sie erwägen, Ihre Bemühungen in Sachen künstliche Intelligenz zu beschleunigen, sollten Sie zunächst Automatisierungsintelligenz aufbauen.“

Durch die Integration von Daten in die Cloud und die effektive Automatisierung von Prozessen kann KI auf einer Single Source of Truth, genauen Daten und fortschrittlichen Berichten aufbauen, um maschinell erlernte Erkenntnisse zu generieren, die dann von echten Nutzer*innen authentifiziert werden.

Wie kann Unit4 Ihnen helfen, sich durch Automatisierung wieder auf Ihre Strategie zu konzentrieren?

Wir bei Unit4 verfügen über jahrelange Erfahrung mit dem Onboarding von ERP und haben die digitale Transformation in vielen Branchen unterstützt. Ein Teil unserer Cloud-ERP-Plattformservices bietet unseren Kunden Automatisierung in verschiedenen Formen, um durch die Reduzierung manueller Aufgaben strategisches Denken zu ermöglichen.

Die Smart Automation Services von Unit4 werden in ERPx, die Enterprise Resource Planning-Suite der nächsten Generation von Unit4 integriert, um Geschäftsprozesse weiter zu optimieren. Durch den Einsatz dieser Services kann ERPx einen beträchtlichen Teil der Aufgaben automatisieren und eine optimierte, maßgeschneiderte und einfache Benutzererfahrung ermöglichen.

Claus Jepsen, CPTO bei Unit4, sagt dazu: „Wir möchten die Zeit, die Nutzer*innen für die Interaktion mit ERP-Systemen aufwenden, deutlich reduzieren, indem wir Prozesse automatisieren und Aufgaben intuitiver und intelligenter gestalten.“

NRS, vormals Magnox, führte Unit4 FP&A ein, um die schnelle und zuverlässige Budgetierung und Finanzplanung zu automatisieren und zu beschleunigen. Dank integrierten ERP konnte NRS verschiedene bislang manuell durchgeführte Prozesse mühelos automatisieren und so den Teams im gesamten Unternehmen rund 2.500 Stunden Zeit pro Jahr sparen.

Der National Trust nutzte die zentrale, einheitliche Sicht auf Finanzen, Beschaffung und Projekte, um Prozesse zu automatisieren. Aufgrund von sich überschneidenden manuellen Prozessen war es schwierig, Daten für die Analyse zu extrahieren, was die Fähigkeit, Strategien zu entwickeln, beeinträchtigte.

Um zu erfahren, wie Unit4 die Automatisierung in Ihrem Unternehmen unterstützen kann, sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb oder besuchen Sie unsere KI-Seite.

Automation presents a solution to arduous manual data consolidation that can be automated accurately and flexibly, reducing workloads so teams can spend more time being strategic. According to IMF, almost 40% of tasks globally are now susceptible to automation.

In this blog, we will explore the use cases for automation, its value as a solution, and how it can help enable agile strategy.

Use cases for automation in ERP

ERP can support various back-office tasks across key functions such as finance, HR, procurement, and more.

On-premises and legacy systems create manual work and have poor data integration, leading to large workloads, poor collaboration across functions, and little time to focus on strategic tasks.

Here are some examples of the tasks you can streamline with Cloud-enabled automation:

• Payroll – The payroll process is recurring, and those managing payroll must generate payroll reports manually. As organizations grow, this process becomes increasingly complex with more employees, international payments, and multiple pay groups. When data entry, consolidation, and reporting are automated, users can spend more time analyzing datasets, making observations about the payroll process, and developing forecasts, strategies, and plans.
• Invoice Handling – By digitizing invoicing processes, it becomes much easier to manage and validate data for accuracy, duplicates, and common errors. This ensures fewer invoices are sent back for reprocessing and strengthens compliance. Processing historic invoices is also simplified when data is consolidated in one place, enabling teams to analyze invoicing processes and conduct audits seamlessly.
• Expenses – Expense processes often require collaboration between HR and financial teams, involving significant manual documentation. When integrated into the Cloud, data flows seamlessly between these functions, improving accuracy and visibility. In Cloud ERP, remote employees can submit expenses on a self-service basis, enabling HR and Finance to ensure compliance collaboratively and form strategies to reduce costs.

By adopting Cloud-based ERP automation, organizations can streamline back-office tasks, reduce errors, and empower teams to focus on strategic goals.

The outcomes automation can help you achieve

Any tech implementation needs clear outcomes to measure success and make a clear case to stakeholders and investors. Below are some of the outcomes that automation can achieve:

• Reduced manual workloads – People managers may already notice increasing manual workloads negatively impacting employee experience and the ability to attract modern talent.
• Improved productivity – As organizations grow, more work or clients naturally increase workloads. Simply hiring more talent creates additional work for HR, but many industries and roles suffer from talent shortages.

Nucleus Research suggests: "We expect organizations moving their ERP to the Cloud to cut IT costs by 20% […] and increase managerial productivity by 15%.”

• Increased Compliance – Automation frees up time for compliance tasks. It can also leverage pre-defined templates for reporting, ensuring mistakes don’t affect compliance.
• Reduced financial errors – Financial errors are costly. Gartner found many financial accountants make errors monthly due to high manual workloads. Automating basic tasks reduces fatigue-related errors.
• Employee Self-Service – Automation enables employees to handle admin tasks themselves, ensuring accurate data entry while consolidating the data seamlessly.
• Improved Strategic Insight – The most valuable outcome of automation is improved focus on strategy. Time saved on automating tasks allows teams to prioritize analysis and planning, which drives organizational success.

What is the future of automation?

Automation is becoming intertwined with AI, especially with innovations in Cloud ERP. While automation and AI are different concepts, they are sequential: successful automation implementation lays the groundwork for AI adoption.

Forbes notes: “Intelligent automation of a business is a prerequisite for AI. If you are thinking about jump-starting your artificial intelligence efforts, it is best to start by building your automation intelligence.”

When data is integrated into the Cloud and processes are automated effectively, AI can leverage accurate data, advanced reporting, and machine-learned insights to support user decision-making.

How can Unit4 help you refocus on strategy through automation?

At Unit4, we have extensive experience onboarding ERP solutions and aiding digital transformation across industries. Our Cloud ERP platform integrates automation to enable strategic thinking by reducing manual tasks.

Unit4’s Smart Automation Services integrate with our next-gen ERP suite, ERPx, to further streamline business processes. ERPx automates a significant proportion of tasks, providing an optimized, customized, light-touch user experience.

Claus Jepsen, CPTO at Unit4, explains: “Our goal is to dramatically reduce the amount of time that users need to spend interacting with ERP systems by automating processes and making tasks more intuitive and intelligent.”

NRS (formerly Magnox) introduced Unit4 FP&A to automate and accelerate financial budgeting and planning, saving their teams around 2,500 hours annually.

The National Trust utilized a unified view across finance, procurement, and projects to automate processes. Previously, overlapping manual tasks made it difficult to extract data for analysis, which hindered strategic planning. The National Trust’s Finance Manager notes: “Unit4 ERP gives our executives the facts at their fingertips to revise spending plans, change the way we operate, and prepare for the future.”

To learn how Unit4 can support automation in your organization, talk to sales, visit our website to learn more about AI at Unit4, or get a tailored demo of our solution, today!