Unit4 Human Capital Management (HCM)
Autor: Unit4 Communications November 20, 2025 4 Minuten Lesezeit

Was ist Onboarding und warum ist es in der heutigen Arbeitswelt noch immer wichtig?

Onboarding ist ein HR-Prozess, den alle Unternehmen durchführen. Es handelt sich um einen entscheidenden Schritt im Lebenszyklus von Mitarbeitenden, der oft als wichtiger Faktor für die Mitarbeiterbindung gilt. Onboarding gibt es zwar schon seit Langem, aber der Prozess hat sich im Laufe der Zeit verändert, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

In der heutigen Arbeitswelt scheint es, als könne sich jedes neue Teammitglied mit digitaler Kompetenz ohne großen Widerstand in ein neues Unternehmen einfügen. 

In der Praxis ist das Onboarding jedoch angesichts der zahlreichen digitalen Tools und Prozesse sogar noch wichtiger geworden, um moderne Fachkräfte zu halten und zu binden.

In diesem Blog erfahren Sie, was Onboarding ist, wie es sich verändert hat und warum es für moderne Mitarbeitende immer noch wichtig ist. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr mit Unit4.

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Was ist Onboarding?

Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden ist der Prozess der Integration eines neuen Teammitglieds in ein Unternehmen, darunter die Ausstattung mit den Tools, dem Wissen und den Ressourcen, die für die erfolgreiche Ausübung der jeweiligen Rolle erforderlich sind. Dazu gehören in der Regel Aktivitäten wie Orientierung, Schulung, Kennenlernen anderer Teammitglieder und die Einweisung in die Richtlinien, die Kultur und die Systeme des Unternehmens.

Das Onboarding ist wichtig, denn man kann von neuen Mitarbeitenden nicht erwarten, dass sie sich sofort in die neue Unternehmenskultur einfügen. Sie benötigen Unterstützung, Einarbeitung und eine Umgebung, in der sie Fragen stellen können.

Aus welchen 4 Schritten besteht der Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess lässt sich in 4 allgemeine Schritte unterteilen, die auch vor dem Hintergrund veränderter Arbeitsplatztrends beim Onboarding noch Bestand haben: Was früher papierbasiert erfolgte, ist heute größtenteils digital.

  • Vor dem Onboarding: Dieser Schritt findet vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds statt. Er umfasst das Versenden von Willkommens-E-Mails, die Vorstellung der Unternehmenskultur sowie Informationen zum Unternehmen, zur Rolle und zu den Erwartungen an den ersten Tag. Dies gibt den Ton an und sorgt dafür, dass das neue Teammitglied sich vorbereitet und motiviert fühlt.

  • Orientierung: Dies ist die Einführung des neuen Teammitglieds in das Unternehmen. Dazu gehören Aktivitäten wie mögliche Bürobesichtigungen, die Vorstellung von Teammitgliedern und Präsentationen zur Unternehmenskultur sowie zu den Richtlinien und Werten. Alles ist darauf ausgerichtet, dass sich der oder die Mitarbeitende willkommen und informiert fühlt.

  • Schulung und Entwicklung: Dieser Schritt konzentriert sich darauf, das neue Teammitglied mit den Fähigkeiten und Kenntnissen auszustatten, die es für seine Rolle benötigt. Dies kann berufsspezifische Schulungen, Hospitationen bei Kolleg*innen und das Kennenlernen von Tools und Systemen umfassen. Oft werden hier auch Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterentwicklung vorgestellt.

  • Integration: Der letzte Schritt besteht darin, dem oder der neuen Mitarbeitenden dabei zu helfen, ein voll integriertes Mitglied des Teams zu werden. Dies umfasst die Festlegung klarer Ziele, die Schaffung einer Kultur des regelmäßigen Feedbacks und die Überwachung des Engagements im Laufe der Beschäftigung. Dieser Schritt gewährleistet eine langfristige Unterstützung.

Wie hat sich das Onboarding verändert?

In der Vergangenheit war das Onboarding größtenteils ein Prozess, bei dem der Schwerpunkt auf persönlichen Gesprächen, Büroführungen und Teamvorstellungen lag. Es wurde viel Wert auf die physische Präsenz gelegt, um Verbindungen aufzubauen und neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur zu integrieren.

Nach der Pandemie, als alles remote ablief, musste das Onboarding an diese neuen Bedingungen angepasst werden und wurde ebenfalls vollständig remote durchgeführt. Das Ergebnis: Die Einführung von SaaS HR verdoppelte sich fast, da Unternehmen auf HCM-Plattformen setzten.

Moderne Softwarelösungen nutzen zentralisierte Hubs für Schulungen und Ressourcen und berücksichtigen die Komplexität moderner Arbeitsplätze, an denen Mitarbeitende im Durchschnitt 11 Anwendungen nutzen. Dies unterstreicht die Vorteile einer einzigen integrierten Suite für die Mitarbeitererfahrung.

Mittlerweile kehren zahlreiche Unternehmen ins Büro zurück, während andere vollständig remote arbeiten. Aber selbst jene, die eine hybride oder flexible Arbeitsweise anstreben, sind sich der Vorteile moderner HR-Tools beim Onboarding und bei anderen Prozessen bewusst.

Doch auch die Erwartungen der Mitarbeitenden haben sich geändert. Wer die oben erwähnten Veränderungen durchlebt hat, erwartet jetzt womöglich auch im Büro ein digitales Erlebnis, und Unternehmen müssen diese Erwartung erfüllen, da sie sonst Gefahr laufen, die besten Talente zu verlieren.

Warum Onboarding auch 2025 noch wichtig ist

Das Onboarding gibt den Ton für die gesamte Mitarbeitererfahrung an und bleibt ein wichtiger Schwerpunkt für HR-Teams. Ein gutes Onboarding führt dazu, dass Mitarbeitende dem Unternehmen treu bleiben und nicht abwandern – gerade Letzteres kann sich als kostspielig erweisen. Wichtig ist, dass viele Mitarbeitende in dieser ersten Phase entscheiden, ob sie ihr Arbeitsverhältnis fortsetzen möchten.

Die Realität der Arbeit im Homeoffice managen

Ein Aspekt der Arbeit im Homeoffice ist das fehlende Performance Monitoring. Im Büro konnten Manager*innen viel leichter einschätzen, ob ein Teammitglied engagiert ist und sich in seiner Rolle wohlfühlt, und auch andere Aspekte wie die Leistung bewerten.

In der modernen HR-Umgebung können digitale Tools helfen, wichtige KPIs wie die Motivation durch Feedback-Umfragen, die Interaktion mit Unternehmensmaterialien und mehr im Blick zu behalten. Viele Manager*innen sind der Meinung, dass sie auf diese Weise die Erfahrung ihrer Mitarbeitenden verbessern und einen besseren Einblick in die Performance gewinnen können, was für die Personalplanung und Rollenzuweisung von entscheidender Bedeutung ist.

Hinzu kommt, dass Mitarbeitende und Arbeitgeber, die Zugang zu denselben HR-Daten haben, eine datengestützte Kultur aufbauen können, die die Motivation unterstützt und offenere Gespräche ermöglicht.

Self-Service in einem digitalen Zeitalter

Als der Arbeitsplatz noch ausschließlich im Büro war, war es für Mitarbeitende potenziell einfacher, um Hilfe zu bitten, die benötigten Informationen zu finden und durch Beobachtung und Interaktion zu lernen. In der Welt der Remote-Arbeit ist dies nicht ganz so einfach. Mitarbeitende müssen verstärkt selbst die Initiative ergreifen, Ressourcen finden und eine vordefinierte Onboarding-Journey durchlaufen.

Arbeitgeber können nach Tools Ausschau halten, die ein umfassendes und von den Mitarbeitenden geleitetes Onboarding-Programm bieten, vor allem für Positionen, von denen erwartet wird, dass sie in ihrer neuen Rolle neue Tools und Prozesse übernehmen. Sie müssen sich bemühen, den Mitarbeitenden die Nutzung und den Zugriff auf HR-Ressourcen und andere HR-Verwaltungsaufgaben zu erleichtern, um ihre Motivation sicherzustellen.

Digitale Investitionen vorantreiben

Wer in digitale Systeme und Tools investiert, möchte natürlich das Beste aus ihnen herausholen und den größten Nutzen aus der Investition ziehen. Um dies zu erreichen, benötigen Unternehmen ein geeignetes Onboarding-Programm, damit alle Mitarbeitenden, auch die neu eingestellten, die neuen Tools und Prozesse leicht erlernen können. So werden die Vorteile der Tools nicht durch ein unzureichendes Schulungsprogramm beeinträchtigt.

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Wie kann die HCM-Suite von Unit4 helfen?

Wenn Unternehmen die Komplexität der Remote-Arbeit, die Bindung von Talenten und die Motivation ihrer Mitarbeitenden in den Griff bekommen möchten, können die richtigen Tools den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Die Human Capital Management (HCM)-Lösung von Unit4 wurde entwickelt, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, ihre HR-Prozesse zu optimieren, die Talententwicklung zu verbessern und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden auf die Unternehmensziele abzustimmen.

Dank Funktionen für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen HR und Finanzen, darunter integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, erweiterte Analysen und Vergütungsplanung, ist die HCM-Suite von Unit4 auf die Anforderungen moderner, mitarbeiterorientierter Unternehmen abgestimmt. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann besuchen Sie unsere Webseite, lesen Sie unser eBook oder sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb.

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